Knowledge Sharing and Knowledge Transfer

Knowledge Sharing

Knowledge Sharing ini dianggap sebagai cara mendasar untuk mencapai keunggulan kompetitif yang dapat dicapai sebuah organisasi. Cara berbagi pengetahuan ini sangat penting karena keuntungannya tidak hanya bermanfaat bagi organisasi tetapi juga bagi mereka yang mau membagikan pengetahuannya, setelah pengetahuan ditangkap dan diciptakan selanjutnya pengetahuan ini harus dibagikan dan disebarkan didalam organisasi. Berbagai pengetahuan ini membutuhkan interaksi dari kedua belah pihak dan sering terjadi tukar menukar informasi atau pengetahuan sehingga nanti dapat membentuk suatu pengetahuan yang baru. Bagi organisasi, berbagi pengetahuan ini memberikan manfaat dalam menghasilkan modal intelektual bersama sehingga proses pengetahuan menjadi proses implementasi yang penting bagi organisasi.

Definisi Knowledge Sharing

Knowledge Sharing merupakan sebuah proses interaksi sosial antar individu, proses yang tidak dapat dilakukan hanya oleh satu individu (Nonaka & Takeuchi, 1995). 

Knowledge Sharing merupakan sebuah proses saat para individu saling menukarkan pengetahuan, baik pengetahuan tacit maupun eksplisit untuk menghasilkan pengetahuan baru (Van Den Hoof, 2004).

Knowledge Sharing merupkan kegiatan memindahkan atau menyebarkan pengetahuan dari satu individu, kelompok, atau organisasi yang lain (Jae-Nam Lee, 2001).

Berdasarkan definisi beberapa peneliti tersebut, Knowledge Sharing merupakan sebuah proses membagikan, memindahkan, menyebarkan, dan saling bertukar informasi, ide, pengalaman ataupun pengetahuan baik tacit maupun eksplisit melalui komunikasi dan interaksi sosial dalam proses individu ke individu yang lain, individu ke komunitas antar komunitas didalam dan diluar organisasi untuk implementasi yang lebih baik dan menciptakan suatu pengetahuan yang baru.

Element Knowledge Sharing 

Community of Practice (CoP) 

Community of Practice ini merupakan sekelompok orang yang memiliki minat, profesi, kepentingan, dan perhatian yang sama terhadap sesuatu dan kemudian saling berinteraksi, berbagi, dan belajar melakukan sesuatu secara lebih baik untuk menciptakan nilai tambah.

Social Network Analysis 

Social Network Analysis bertujuan untuk memahami pola interaksi antar individu dan kelompok dalam upaya mencari informasi mengenai pekerjaan yang akan diselesaikan.

Knowledge Sharing Community

Knowledge Sharing Community ialah komunitas yang anggotanya menyadari manfaat dari aktivitas berbagi pengetahuan antar anggota. Mereka mengembangkan norma, keyakinan, pertukaran, dan kerjasama.

Manfaat Knowledge Management

Individu

• Membantu untuk melakukan pekerjaan mereka, membuat lebih cepat beradaptasi dalam mengerjakan pekerjaan.
• Menghemat waktu melalui pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik.
• Membangun ikatan komunitas dalam organisasi.
• Membantu orang untuk tetap up to date.
• Memberikan tantangan untuk berkontribusi.
• Memfasilitasi pertumbuhan pengetahuan melalui budaya yang insentif.
• Mentransfer pengetahuan yang ada agar masuk menjadi bagian lain dari organisasi.

Community of Practice

• Mengembangkan profesional skills dengan menggunakan peer-to-peer mentoring colleagues, sehingga mereka dapat membagi pengetahuan satu sama lain dengan efektif. "teaching material" dapat digunakan kembali dalam waktu dan tempat yang berbeda.
• Menfasilitasi jejaring dalam kolaborasi yang lebih efektif.
• Komunitas dapat mengembangkan kode etik profesi yang selanjutanya dapat diikuti oleh setiap anggota dalam organisasi.
• Komunitas dapat mengembangkan common language dalam organisasi.

Organisasi

• Membantu organisasi menggerakkan strategi dan memecahkan masalah dengan cepat.
• Berguna sebagai difusi dalam implementasi praktis.
• Terjadi pertukaran ide/pengetahuan akan membuat cross fertilizes ideas dapat meningkatkan inovasi.
• Peningkatan proses pengetahuan tertanam (embedded knowledge) diorganisasi yang terkait produk dan jasa yang dihasilkan dan sifat khusus atau alasan desain produknya.

Faktor-Faktor Penunjang

Teknologi

Dengan adanya teknologi ini proses transfer pengetahuan bisa menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih singkat, akan tetapi pengetahuan dengan transfer teknologi masih membutuhkan interaksi yang tinggi antar individu didalam organisasi. Teknologi berupa intranet atau basis data memberikan kemudahan yang mencakup persepsi akan pengetahuan terhadap kepentingan suatu proyek yang mencakup timeline perjalanan pengetahuan. Namun teknologi dapat menjadi hambatan juga dalam tahap implementasi seperti kurangnya integrasi sistem teknologi informasi, kurangnya dukungan teknis, ekspetasi yang kurang realistis atas apa yang dapat dilakukan maupun apa yang tidak dapat dilakukan.

Budaya

Sebagai learning organization, organisasi perlu membangun budaya Sharing of Knowledge dan Transfer of Knowledge untuk dapat membuat anggotanya mau menghabiskan waktu lebih lama dalam melakukan Sharing dan Transfer Knowledge.

Manajemen

Dukungan manajemen berupa struktur dan sumber daya manusia yang khusus menangani manajemen pengetahuan menjadi hal yang penting dalam keberhasilan Sharing dan Transfer Knowledge.

Pengukuran

Adanya pengukuran terhadap proses Sharing Knowledge memungkinkan proses tersebut dapat diamati dan dievaluasi.

Knowledge Transfer

Knowledge Transfer merupakan kegiatan memindahkan pengetahuan baik pengetahuan tacit maupun eksplisit antara penerima dan sumber pengetahuan. Terdapat 4 tahap Knowledge Transfer :

1. Inisiasi (terdapat keputusan untuk melakukan tranfer pengetahuan).
2. Implementasi (pada tahap ini proses tranfer pengetahuan disertai dengan evaluasi atas pengetahuan yang ditransfer).
3. Rump-up (pada tahap ini pengetahuan bertahap sudah mulai diimplementasikan seiring dengan meningkatnya penerimaan pengetahuan).
4. Integrasi (tahap ini ditandai dengan telah dilakukannya implementasi pengetahuan secara efektif dengan hasil yang memuaskan).

Faktor Penentu Sikap

Personal

• Motivasi ekstrinsik.
• Kemampuan menyerap.
• Kekayaan media komunikasi.
• Sense of self-worth.
• In role behavior.
• Sikap berbagi pengetahuan.

Sosial

• Dukungan manajemen terhadap budaya organisasi.
• Kepemimpinan.
• Iklim organisasi.
• Norma-norma subjektif.

Karakteristik Knowledge Transfer

Kausal pengetahuan

• Ambigu.
• Unproveness.

Sumber pengetahuan

• Kurangnya motivasi.
• Sumber pengetahuan yang tidak handal.

Penerima pengetahuan

• Kurangnya motivasi.
• Kurangnya kemampuan menyerap.

Konteks saat proses Knowledge Transfer

• Organisasi yang kurang mendukung.
• Kurangnya komunikasi dan keintiman hubungan antar anggota.

Saluran penerima pengetahuan

• Dengan kemajuan teknologi akan lebih menghemat waktu tatap muka langsung sehingga lebih hemat dan cepat dalam proses transfer pengetahuan.

Transformasi Ide Menjadi Best Practice

Good Idea

• Kandidat "Best Practice" pengetahuan.
• Tidak terbukti.
• Intuitif.
• Perlu analisis.
• Sukses digunakan pada satu atau beberapa proyek.

Good Practice

• Mempunyai pengaruh pada organisasi.
• Metode, Teknik meningkatkan kinerja.
• Digunakan grup lain pada tugas yang berbeda.

Lokal Best Practice

• Diakui oleh para ahli dalam perusahaan.
• Menunjukan pendekatan terbaik untuk beberapa atau semua bagian organisasi.
• Tersedia untuk penggunaan melalui perusahaan.

Industry Best Practice 

• Diakui oleh para ahli diluar perusahaan.
• Dikenal baik sebagai state-of-the-art oleh industri.

Implikasi Strategis Knowledge Sharing

• Menghubungakan kalangan praktis antar platform yang melintasi jarak standarisasi praktik profesional.
• Menghindari kesalahan.
• Meningkatkan praktik terbaik.
• Mengurangi waktu aktivitas anggota organisasi.
• Membangun reputasi.
• Menerapkan penatalayanan untuk mencapai kemampuan strategis.