Dari Kampus ke Kantor : Mengintip Dunia Kerja di Bakorwil III Malang

Kampus Merdeka merupakan sebuah kebijakan transformatif dalam pendidikan tinggi di Indonesia, yang diluncurkan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. Program ini memberikan peluang kepada mahasiswa untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan di luar ruang kuliah, sesuai dengan minat dan bakat yang dimiliki melalui proyek - proyek mandiri. Selain itu juga mereka dapat memiliki pengalaman yang relevan dengan dunia kerja, serta mampu menciptakan solusi bagi tantangan masa depan.

Salah satu program yang tersedia dalam Kampus Merdeka adalah Magang Bersertifikat, kegiatan ini dilakukan mahasiswa dengan cara bekerja di suatu organisasi atau perusahaan sebagai intern selama periode waktu tertentu. Selama masa magang, mahasiswa terlibat langsung dalam kegiatan sehari - hari organisasi dan mendapatkan tugas sesuai dengan bidang studinya.

Beberapa Universitas di Indonesia sudah menerapkan program Kampus Merdeka ini, salah satunya yaitu Universitas Brawijaya. Fakultas Vokasi Universitas Brawijaya Program Studi Administrasi Bisnis menerapkan program Kampus Merdeka kepada mahasiswa yang telah menempuh 5 Semester. Program Studi Administrasi Bisnis bertujuan menghasilkan tenaga Ahli Madya Administrasi Bisnis yang memiliki pengetahuan, keterampilan, Kompetensi dan Keahlian dalam bidang administrasi di sektor bisnis dengan memberikan pelayanan secara maksimal dan dapat bersaing di era pasar global serta memiliki sikap kerja yang profesional.

Badan Koordinasi Wilayah Pemerintahan dan Pembangunan III (Bakorwil III) Malang dan East Java Super Corridor (EJSC) Malang menawarkan kesempatan bagi para mahasiswa yang ingin mendalami dunia birokrasi pemerintahan dan pemberdayaan masyarakat. Sementara itu, EJSC Malang yang fokus pada inovasi dan pemberdayaan generasi muda, membuka pintu bagi mahasiswa untuk terlibat dalam proyek-proyek kreatif dan kolaboratif. Melalui magang di kedua lembaga ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengetahuan teoritis, tetapi juga memperoleh pengalaman praktis.

Magang di Bakorwil III Malang dan EJSC Malang adalah peluang emas bagi mahasiswa untuk mengasah berbagai keterampilan yang relevan di dunia kerja. Mulai dari analisis data, pengelolaan administrasi, kemampuan komunikasi dengan berbagai pihak, bekerja dalam tim, dan mengelola berbagai proyek. 

Pelaksanaan kegiatan magang di Badan Koordinasi Wilayah III (BAKORWIL III) Malang, peserta magang ditempatkan sesuai dengan mata kuliah yang ditempuh pada semester tersebut. Beberapa penempatan magang yaitu EJSC (East Java Super Corridor), Record Center (Kearsipan), Sub Bagian Sungram (Penyusunan, Program, dan Anggaran), dan Sub Bagian Tata Usaha (Umum dan Kepegawaian). Peserta magang satu kelompok memiliki dua orang anggota, pada tiga bulan awal peserta ditempatkan di EJSC (East Java Super Corridor), sedangkan pada bulan keempat peserta ditempatkan di Record Center (Kearsipan) selama satu bulan. Selama satu bulan terakhir peserta ditempatkan pada Sub Bagian Tata Usaha (Umum dan Kepegawaian), dan peserta lainnya di Sub Bagian Sungram (Penyusunan, Program, dan Anggaran) untuk membantu membuat laporan kegiatan selama satu tahun terakhir serta melakukan rekap rekomendasi tindak lanjut pada setiap program kerja yang telah terlaksana. 

Pengalaman magang di Bakorwil III Malang dan EJSC Malang sungguh berharga. Kami mendapatkan kesempatan untuk belajar langsung mengenai dinamika pemerintahan dan proyek-proyek inovatif. Kami sangat berterima kasih atas pengalaman ini dan berharap dapat menerapkan ilmu yang kami dapat untuk berkontribusi lebih besar bagi masyarakat.

Melalui artikel ini, penulis akan membagikan pengalaman berharga selama menjalani masa magang di Bakorwil III Malang dan EJSC Malang. Dengan harapan, artikel ini dapat memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kegiatan magang di instansi tersebut, serta menginspirasi mahasiswa lain yang tertarik untuk mengikuti program magang yang serupa. 

East Java Super Corridor (EJSC) Malang

Foto EJSC Malang Tampak Depan (Sumber:Dokumentasi Pribadi)

EJSC Malang merupakan co-working space dan kolaborasi kreatif yang menyediakan wadah bagi kaum milenial muda untuk berdiskusi, bertukar ide antar individu, komunitas, maupun perusahaan, terutama perusahaan start-up. EJSC Malang juga menjadi pusat inovasi, kreativitas, dan pertumbuhan bagi kaum kreatif muda dan wirausahawan baru. Dengan fasilitas terbaik dan program dukungan, EJSC berkontribusi besar terhadap pengembangan industri kreatif di Kota Malang.

Berikut beberapa tugas yang diberikan saat melaksanakan magang di EJSC Malang : 

• Melakukan pelayanan dan membantu mengarahkan pengunjung yang sedang melakukan kegiatan di EJSC Malang.
• Membantu penyelenggaraan acara kegiatan yang di EJSC Malang, seperti seminar, workshop, dan pelatihan.
• Membantu melakukan liputan acara yang menjadi media partner dari EJSC Malang
• Membuat beberapa data mengenai peserta yang sedang mengikuti program kerja yang dilaksanakan EJSC Malang, seperti contohnya peserta UMKM dan Pelatihan.
• Melakukan dokumentasi kegiatan - kegiatan yang sedang diadakan oleh EJSC Malang, serta membuat konten promosi yang diunggah pada sosial media yang dimiliki oleh EJSC Malang.

Record Center (Kearsipan)

Foto Ruangan Record Center (Sumber:Dokumentasi Pribadi)

Record Center merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk pengelolaan kearsipan, yang berfungsi untuk mengatur dan menyimpan dokumen penting serta arsip dari kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Record center digunakan sebagai pusat penyimpanan arsip, seperti surat perintah tugas, laporan kegiatan, dan dokumen administrasi lainnya. Dengan penyimpanan yang teratur memudahkan akses informasi, data penting dapat terjaga serta mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam pemerintahan, karena semua dokumen tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan begitu, berikut beberapa kegiatan yang dilakukan peserta magang : 

• Mengelola arsip inaktif dengan memasukkan arsip menjadi digital ke dalam spreadsheets, dengan susunan sesuai tahun dan kategori tertentu.
• Melakukan pemilahan arsip aktif, inaktif, dan bukan arsip
• Melakukan proses penyusutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk menjaga integritas, keamanan, dan aksesibilitas informasi serta mendukung transparansi. 
• Memberikan kode verifikasi pada arsip sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
• Membantu proses inventarisasi arsip untuk memudahkan pencarian dan pengambilan data yang akan dibutuhkan di masa mendatang.

Sub Bagian Tata Usaha (Umum dan Kepegawaian)

Foto Ruangan Tata Usaha (Dokumentasi:Pribadi)

Sub Bagian Tata Usaha (Umum dan Kepegawaian) di Bakorwil III Malang merupakan sub bagian yang mengelola tentang segala urusan administratif dan kepegawaian di lingkungan Bakorwil III Malang. Mulai dari pengelolaan surat menyurat, arsip, dan dokumen penting, hingga pengaturan segala hal terkait dengan pegawai seperti pengembangan karir dan administrasi kepegawaian lainnya.

Berikut adalah beberapa hal yang dilakukan peserta magang di sub bagian Tata Usaha (Umum dan Kepegawaian): 

• Menginput data surat masuk ke dalam aplikasi TNDE dengan lengkap dan akurat sesuai dengan isi surat.
• Memberikan penomoran pada surat keluar di berbagai bidang dan nota dinas di beberapa bidang tertentu.
• Mencatat nomor surat keluar dalam buku register.
• Melakukan scan pada surat masuk dan dokumen penting lainnya.
• Membantu dalam penyusunan daftar hadir untuk rapat.

Sub Bagian Penyusunan, Program, dan Anggaran (Sungram)

Foto Ruangan Sungram (Sumber:Dokumentasi Pribadi)

Sub Bagian Penyusunan, Program, dan Anggaran (Sungram) merupakan sub bagian yang mendukung penyelenggaraan penyusunan program pemerintahan dan pembangunan daerah. Selain itu juga sub bagian ini memiliki peran untuk menyusun serta mengelola anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan program - program yang telah ditetapkan. Sungram memiliki tugas pada akhir tahun dan awal tahun untuk menyusun renja, menyusun laporan kinerja, serta menyusun Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban (LKPJ).

Beberapa hal yang dilakukan peserta magang ketika berada di sub bagian Sungram : 

• Membantu memasukkan data laporan hasil program kerja pada laporan kinerja tahunan.
• Membantu menyalin rekomendasi tindak lanjut dari program kerja yang telah terlaksana pada tahun sebelumnya.
• Membantu pendistribusian Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) pada masing - masing bidang yang ada di BAKORWIL III Malang.
• Melakukan pendataan tanggal pelaksanaan Program Kerja yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya.

Dengan beberapa pengalaman yang telah dilaksanakan, peserta magang mendapatkan pengetahuan baru mengenai dunia kerja dengan adanya interaksi langsung dalam berbagai kegiatan administratif seperti pengumpulan data, penyusunan laporan, dan pengelolaan dokumen, serta dapat mengembangkan keterampilan praktis yang dapat diterapkan dalam karier di sektor publik ataupun swasta. 

Kegiatan Hari Jadi Provinsi Jawa Timur Ke-79

Foto Bersama Staff EJSC Malang dan Intern EJSC (Sumber:Dokumentasi Pribadi)

Perayaan Hari Jadi Provinsi Jawa Timur Ke-79 di Bakorwil III Malang menjadi momen terbaik untuk mempersatukan masyarakat dan merayakan keberagaman budaya Jawa Timur. Berbagai kegiatan menarik seperti bakorwil bersholawat, pameran UMKM, khitan massal, pemeriksaan kesehatan, bermacam-macam lomba, dan pertunjukan seni budaya turut memeriahkan acara. Acara ini tidak hanya sebagai ajang hiburan, melainkan juga menjadi wadah untuk mempromosikan potensi daerah, meningkatkan perekonomian lokal, serta memperkuat tali silaturahmi antar masyarakat. Tema " Jawa Timur Bersatu, Bersama untuk Maju" menjadi semangat utama dalam perayaan ini, mengajak seluruh lapisan masyarakat untuk bahu-membahu membangun Jawa Timur yang lebih baik. 

Sebagai mahasiswa magang di Bakorwil III Malang, penulis merasa sangat beruntung dapat terlibat langsung sebagai divisi acara dalam rangkaian acara peringatan HUT Jawa Timur ke-79. Pengalaman ini tidak hanya memberikan kesempatan untuk mengaplikasikan ilmu yang penulis peroleh selama perkuliahan, tetapi juga belajar tentang pentingnya koordinasi dan kerja sama tim dalam penyelenggaraan sebuah event besar. 

Berikut beberapa tugas yang dilaksanakan sebagai divisi acara dalam Event HUT Jatim Ke-79:

• Melakukan Follow-up sponsor sebelum acara dimulai untuk memastikan partisipasinya dalam acara HUT Jatim Ke-79.
• Mengelola tiket undian, mulai dari distribusi tiket, penjualan, penukaran, hingga proses pengundian.
• Menghandle dokumentasi untuk digunakan sebagai bahan promosi dan laporan pertanggungjawaban atau sebagai bahan arsip.
• Menghitung semua transaksi keuangan dan melakukan proses rekonsiliasi antara catatan keuangan dengan bukti pembayaran beserta keluar masuk tiket undian.
• Membuat konten promosi mengenai acara HUT Jatim Ke-79 yang kemudian akan di upload pada akun sosial media masing - masing. 
• Membantu pendistribusian nomor stand yang nantinya akan di undi, pada masing - masing UMKM yang turut berpartisipasi pada acara tersebut.

Kegiatan magang di BAKORWIL III Malang memberikan pengalaman berharga dan memberikan banyak pelajaran praktis, seperti mengenai wawasan mendalam tentang kebijakan publik dalam hal dirumuskan dan diimplementasikan. Peserta juga terlibat dalam analisis data dan penyusunan laporan yang membantu penulis dalam pengambilan keputusan yang dapat meningkatkan kemampuan analitis. Beberapa kesempatan juga diberikan kepada peserta magang untuk berpartisipasi dalam berbagai program kerja mulai dari perencanaan konsep hingga evaluasi. Bekerja dengan tim memperkuat kemampuan kerja sama dan komunikasi penulis, serta memberikan perspektif baru tentang pentingnya kolaborasi dalam mencapai tujuan bersama.

Secara keseluruhan magang di BAKORWIL III Malang merupakan pengalaman yang sangat positif dan dapat membekali penulis dengan pengetahuan serta keterampilan yang akan berguna dalam karier penulis ke depan. Terimakasih kepada BAKORWIL III Malang karena telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan proses magang hingga selesai. Pengalaman magang menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk berproses dan belajar mengembangkan keterampilan teknis serta interpersonal yang akan dibutuhkan di dunia kerja.