Proses Dalam Merencanakan Periklanan

Sebelum membahas proses perencanaan periklanan, sebaiknya kita memahami dahulu tentang pengertian perencanaan periklanan. Perencanaan periklanan adalah bagian dari perencanaan pemasaran yang hanya memuat informasi yang relevan untuk dijadikan bahan periklanan dan promosi dari suatu produk pada periode tertentu.

Proses produksi sebuah iklan adalah seluruh rangkaian kegiatan dari tahap negosiasi dengan klien, persiapan penelitian, perencanaan, pelaksanaan, produksi, pelayanan hingga pengawasan terhadap penayangan dan dampak  yang di timbulkannya. Adapun tahapan tersebut adalah : 

1.  Negosiasi : Kegiatan ini biasa dilakukan oleh kalangan pimpinan perusahaan iklan untuk mendapatkan jaringan klien yang luas. 

2.  Persiapan : Tahap persiapan yang dimaksud adalah ketika klien sudah menyetujui untuk mengkontrak sebuah perusahaan iklan guna menangani promosi. 

3.  Penelitian : Tahap penelitian dilakukan oleh departemen riset dan media. Untuk menggali tujuan dan sasaran iklan. Penelitian dapat dilakukan di dalam ruang kantor yaitu dengan dilakukan diskusi dan studi literatur serta penelitian di luar dilakukan survei lapangan.

 4.  Perencanaan : Tahap perencanaan dilakukan oleh departemen kreatif atau bina cipta. Mendapatkan masukan dari klien dan dari departemen riset dan media. Kemudian masukan-masukan tersebut diterjemahkan kedalam konsep-konsep ide kreatif 

5.  Pelaksanaan : Departemen produksi melaksanakan ide-ide kreatif kedalam bentuk art work yang siap tampil ke berbagai media. Sebelumnya dilakukan presentasi dan diskusi dengan klien untuk mendapatkan rekomendasi iklan yang siap tayang. Diskusi dengan klien untuk mendapatkan dilakukan oleh semua wakil dari masing-masing departemen. 

6.  Penayangan : Tahap ini dilakukan oleh departemen bina usaha dalam hubungannya dengan klien serta perizinan tayang. Departemen ini mengetahui segala informasi mengenai berbagai media, harga dan waktu tayang serta efesiensi dan efektifitas pemilihan media iklan.

 7.  Pengawasan : Tahap ini merupakan tahap terakhir dilakukan secara bersama-sama antara pihak klien dengan pihak perusahaan iklan. Dari hasil pengamatan dua pihak dilakukan evaluasi dari seluruh hasil rangkaian proses pembuatan iklan, dengan melihat dampak keuntungan serta kerugian yang timbul.

Aktifitas Produksi dalam produksi terdapat sebuah jalinan antara manajemen dan produksi atau sering disebut tim teknis. Untuk lebih jelasnya di bawah ini akan diuraikan aktivitas produksi masing-masing tim produksi sesuai klasifikasi produksi iklan:

Departemen bina cipta (creative departement) Dalam departemen ini terjadi aktivitas produksi perencanaan sebuah iklan yang selanjutnya akan siap dikerjakan pada departemen produksi. Adapun aktifitas-aktifitasnya : 

 》Copy Writer, tugas utamanya sebagai penyusun naskah iklan yang akan dituangkan dalam bebagai media. Bagian ini dalam aktivitasnya memerlukan sebuah suasana yang mampu mendukung proses pengeluaran ide-ide iklan. 

》Penuangan ide dengan menggunakan teknik : 1) Sketsa > menuangkan ide dengan sketsa-sketsa dalam sebuah kertas atau media komputer. 2) Suara > menuangkan ide dengan sasaran akhir produksi sehuah iklan  dalam media audio berupa disain jinggle ataupun latar suara sebuah produksi audio visual. 3) Gerak > menuangkan ide dengan eksploitasi utama pada penerjemahan gerak tubuh atau objek bagi sebuah produksi iklan. Baik itu desain kreasi gerak tubuh, gerak benda ataupun penggabungan keduanya.

》 Visualizer Tim - Visualizer dalam departemen kreatif mempunyai tugas utama untuk memberikan disain tambahan dari tim copy writer serta memberi alternatif tuangan kedalam media yang disarankan dari departemen media, dan riset. 

》 Layout Man - Setelah terbentuknya naskah iklan dan pembentukan visualisasi iklan, maka tim layout akan mendesain tata letak dan model penampakan rancangan iklan tersebut. 

》Typografer Tim ini bertugas menata tata letak abjad atau penulisan huruf pada media iklan. Dari perencanaan jenis huruf, model perletakaan, kombinasi sampai kepada tulisan yang akan diinfonnasikan dalam media iklan.

》Komputer tahap terakhir dari desain iklan adalah desain akhir yang selanjutnya diserahkan pada departemen produksi. Khusus desain-desain iklan yang dapat dikomputerisasi dan diperhalus oleh tim ini.

》Departemen produksi, pada departemen inilah iklan digarap dalam berbagai media sesuai disain iklan yang diserahkan oleh tim kreatif. Adapun aktivitasnya adalah

》Cetak photo Iklan dengan teknik produksi menggunakan teknik photography dalam prosesnya memerlukan : 1) Studio foto, yakni tempat pengambilan gambar atau objek. Dengan didukung dengan kelengkapan alat foto bagi objek iklan. Dengan persyaratan ketinggian ruang minimal 4 m, untuk memperlancar proses pemotretan pada pergerakan pencahayaan dan perpindahan kamera. 2) Kamar gelap : dalam ruang ini terjadi proses pencucian film dengan syarat utama tidak ada pencahayaan spot ataupun matahari. 3) Laboratorium cetak : yakni tempat proses pencetakan foto. Terdiri dari tempat mesin cetak untuk efek foto dan cetak didukung dengan kelengkapan alat. 4) Camera Store : ruang ini dibutuhkan untuk menyimpan kamera karena kamera sangat sensitif sekali terhadap cuaca yang dapat menyebabkan rusaknya kamera. Sehingga diperlukan pengkondisian udara. 5) Ruang Art Director dan artis. 6) Gudang alat dan arsip.

Perencanaan menjadi penting untuk memperoleh efisiensi dan efektivitas kegiatan. Perencanaan juga dapat memperkirakan hasil suatu kegiatan. Khusus dalam bidang periklanan, perencanan akan membantu mengarahkan kegiatan sehingga diperoleh efisiensi dan efektifitas yang diharapkan. Perencanaan periklanan juga menjadi pengarah akan tindakan yang dilakukan. Karena dalam perencanaan telah ditentukan langkah-langkah yang dilakukan. Langkah pertama mengarahkan langkah ke dua dan seterusnya. Perencanaan periklanan adalah bagian dari perencanaan pemasaran yang hanya memuat informasi yang relevan untuk dijadikan bahan periklanan dan promosi dari suatu produk pada periode tertentu.

Dalam perencanaan periklanan juga dikemukakan aktivitas promosi yang lain yang penting dan relevan untuk dilakukan, sehingga mendukung tujuan pemasaran secara umum.
》Packaging dan graphic adalah pembuatan kemasan dan gambar produk yang menarik untuk membantu penjualan produk. Karena faktor kemasan yang menarik banyak membuat orang tertarik membeli produk.
》Advertising merupakan program komunikasi periklanan yang akan dikembangkan untuk mendukung tujuan pemasaran yang meliputi tujuan, anggaran, strategi periklanan, strategi kreatif, strategi media dan faktor promosi pendukung.
》Public relations merupakan program kehumasan yang terintegrasi dengan program promosi lain yang dikembangkan untuk mendukung tujuan pemasaran secara umum. Public Relations yang meliputi penetapan tujuan, perencanaan, strategi, dan eksekusinya / implementasinya. Direct Marketing yang meliputi tujuan, perencanaan, strategi dan eksekusinya.
》Sales promotion merupakan program penjualan yang terintegrasi dengan progam pomosi lain yang dikembangkan untuk mendukung tujuan pemasaran penjualan jangka pendek.
》Direct marketing merupakan program penjualan langsung yang terintegrasi dengan program promosi lain yang dikembangkan untuk mendukung tujuan pemasaran penjualan jangka pendek. Kegiatan-kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan langkah yang terintegrasi dan bersinergi untuk mencapai tujuan pemasaran. Dalam pandangan umum, semua kegiatan ini sering disebutkan sebagai program kampanye. Semua kegiatan tersebut merupakan komunikasi yang dikembangkan untuk membantu pemasaran produk. Karena itu juga disebut komunikasi pemasaran. Dalam suatu perencanaan harus bisa digunakan untuk mengambil keputusan. Keputusan baru dapat diambil bila dalam perencanaan tersebut terdapat alternatif-alternatif yang ditawarkan dari pertimbangan-pertimbangan yang menyertainya. Perencanaan yang bisa mengarahkan keputusan yang tepat haruslah menyajikan data yang lengkap terhadap produk yang akan diiklankan. Oleh sebab itu, dalam melakukan perencanaan periklanan dapat digambarkan langkah-langkah pada bagian suatu perencanaan memuat banyak informasi penting untuk pengambilan keputusan manajemen. Para eksekutif (manager) yang sangat sibuk tidak banyak waktu untuk membaca proposal yang panjang. Karena itu proposal perencanaan harus bisa ditangkap dalam waktu yang cepat untuk dapat diambil keputusan. Dalam perencanaan memuat informasi : Analisis situasi (hasil riset) yang meliputi: Company and product history, Product evaluation, Consumer evaluation, Competitive evaluation. Kegiatan komunikasi pemasaran yang lain yang akan mendukung kegiatan periklanan. Promosi penjualan (sales promotion) yang meliputi perencanaan, strategi, dan eksekusinya atau implementasinya. 

》Pengawasan dan Evaluasi, yaitu untuk mengetahui sejauh mana program komunikasi pemasaran yang direncanakan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam evaluasi juga diperhatikan, faktor-faktor apa yang mempengaruhi pencapaian tujuan. Faktor penghambat dan faktor pendukung. Dalam banyak kasus, evaluasi tidak dilakukan karena alasan klasik, mahal dan tidak ada tenaga.

》Kegiatan komunikasi periklanan melibatkan banyak pihak. Ada pengiklan, biro iklan (agensi), media massa, biro riset, konsumen, pemerintah dan kompetitor. Dalam penerapannya semua unsur harus mendapat perhatian yang baik sehingga memberi kontribusi pada usaha periklanan yang dilakukan. Penanganan yang baik akan membuka peluang bagi terciptanya periklanan yang berhasil. Misalnya pengiklanan harus menyediakan dana untuk mencipta iklan yang baik. Biro iklan merumuskan strategi yang tepat untuk produk yang diiklankan. Media massa mana yang harus digunakan sebagai pembawa pesan hingga memberi efek yang maksimal bagi khalayak konsumen. Hasil penelitian berupa perilaku konsumen. Deregulasi pemerintah terhadap dunia komunikasi dan perdagangan. Aktivitas-aktivitas produk pesaing yang gencar menghalangi penjualan produk yang diiklankan.

Dalam merancang periklanan terlebih dahulu dilakukan langkah pengumpulan data. Karena tanpa data, tidak mungkin membuat perencanaan yang baik. Data yang dikumpulkan berguna untuk mengetahui masalah yang dihadapi sebuah produk dan solusi komunikasi yang bagaimana yang tepat diberikan untuk membantu penjualannya. Data yang dibutuhkan adalah informasi tentang situasi produk yang akan diiklankan. 

Secara sederhana, informasi yang dibutuhkan dapat dipadu dalam suatu rumus analisa SWOT:

–    Strength : yaitu segala unsur yang terdapat dalam produk yang dianggap menjadi keunggulan, kelebihan, keistimewaan, kemudahan, bagi konsumen bila dibandingkan dengan produk lain. Dari segi produk mungkin kualitas yang bagus, kemasan yang menarik, aroma yang harum, ukuran yang sesuai, kenyamanan menggunakan, rasa yang enak dan lain-lain. Dari segi harga mungkin murah atau terjangkau konsumen. Dari segi distribusi mungkin sudah tersedia dekat dengan konsumen, layanan antar ke konsumen, atau hal-hal lain yang memudahkan konsumen memperoleh produk yang akan diiklankan. Dari segi promosi mungkin produk ini sudah punya nama, terkenal, atau memiliki citra yang baik. Hal ini bisa dijadikan salah satu strategi dalam memasarkan produk untuk mudah diterima konsumen.
–    Weakness : yaitu segala unsur yang terdapat dalam produk yang dianggap menjadi kelemahan, kekurangan, kejelekan, atau yang tidak disukai, konsumen bila dibandingkan dengan produk lain. Kelebihan atau kekurangan produk tersebut sebaiknya ditinjau dari semua segi, produk, harga, distribusi dan promosi.
–    Opportunity : yaitu peluang-peluang penjualan yang masih mungkin diperoleh produk dalam situasi perdagangan yang ada sekarang. Pengetahuan atau informasi ten-tang produk-produk pesaing di pasar. Berapa pangsa pasar yang masih terbuka untuk dimasuki. Berapa merk yang sejenis, siapa pemain utama, nomor dua dan seterusnya. Apa strategi-strategi yang diterapkan pesaing dalam pemasaran.
–    Treath : yaitu hambatan atau tantangan yang perlu diperhitungkan dalam memasarkan produk yang bersangkutan. Ketentuan-ketentuan pemerintah atau organisasi yang membatasi usaha pemasaran. Misalnya ketentuan mengenai perbandingan langsung antara produk tidak dibenarkan dalam periklanan di Indonesia. Atau ketentuan-ketentuan pemerintah tentang cara berpromosi di Indonesia.

Komponen media planning antara lain :

•  Audience. Anda sebagai pemilik perusahaan perlu memahami dengan baik siapa audiens bagi brand, produk, maupun layanan yang Anda tawarkan. Itu sebabnya, Anda perlu pula terlebih dahulu melakukan analisis behavior dan customer journey dari audiens bisnis Anda. Hasilnya nanti, bisa Anda gunakan untuk menargetkan iklan pada audiens yang tepat. 
• Marketing Cost. Marketing cost atau biaya marketing perlu dihitung dengan baik sebelum melaksanakan tahapan media planning dan menyelenggarakan internet marketing campaign, baik melalui penyelenggaraan campaign di website maupun social media campaign. Tujuannya, agar dalam perencanaan media planning semuanya sudah dipikirkan, dipertimbangkan, dan diperhitungkan dengan matang. 
• Conversion Goals. Pembuatan dan penyusunan rencana promosi di media apapun harus sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, mulai dari tujuan penyelenggaraan, apakah peningkatan brand awareness atau mencapai conversion goals tertentu, termasuk KPI social media campaign yang ingin dicapai.
• Message Frequency Message frequency berhubungan dengan jumlah tayangan iklan yang disebar kepada audiens yang menjadi target market. Dalam media planning, jumlah iklan yang mau disebar dan berapa sering iklan disebar, juga harus dicantumkan dengan disertai perhitungan yang matang.
• Message Reach. Ini berhubungan dengan jangkauan iklan yang ingin dicapai, apakah hanya secara lokal, berdasarkan demografi tertentu, atau secara luas di seluruh Indonesia.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penerapan Media Planning Strategy :

• Riset Pasar mempengaruhi sukses tidaknya pelaksanaan media planning yang sudah Anda buat, mengingat hal ini berhubungan dengan audiens yang menjadi target market yang Anda bidik. Dalam penerapan social media strategy, Anda perlu mengetahui siapa saja audiens yang cocok dengan produk, brand, dan layanan bisnis Anda.
• Tujuan Media Planning - Penggunaan media tertentu untuk pemasaran tidak akan dapat berjalan maksimal tanpa adanya tujuan yang jelas. Misalnya, bertujuan untuk mengalihkan perhatian publik agar dapat tertarik dengan produk yang diiklankan, alih-alih tertarik dengan produk kompetitor. Maka pada tahap ini, Anda perlu menetapkan tujuan yang spesifik, yang ingin dicapai perusahaan, dalam menyelenggarakan berbagai campaign yang dirancang dalam media planning. 
• Template Media - Tetapkan template tertentu yang nantinya akan menjadi ciri khas dari brand maupun produk Anda. Penggunaan template ini akan mempermudah penyelenggaraan kampanye di berbagai media promosi yang hendak digunakan. Alangkah baiknya, jika Anda juga menggunakan content calendar atau social media calendar, dan template editorial calendar.
• Tentukan Anggaran - Menetapkan anggaran yang dibutuhkan dalam proses promosi dan pemasaran tidak boleh dilewatkan ketika melakukan perencanaan media. Sebab, kegiatan pemasaran tentu akan membutuhkan biaya. Jangan sampai gara-gara kurang perhitungan, Anda jadi menghabiskan banyak budget yang tidak perlu. Padahal, promosi di media sosial bisa dilakukan dengan biaya yang hemat.

Ruang lingkup produksi perusahaan periklanan dan bentuk layanan terhadap klien pada umumnya berupa : 

• Bekerja untuk kepentingan klien : perusahaan iklan telah dikontrak sepenuhnya untuk mempromosikan seluruh produksi perusahaan klien dan bahkan perusahaan iklan itu menjadi satu kepemilikan dengan perusahaan yang dipromosikan. 
•  Merencanakan kampanye iklan : perusahaan iklan menyiapkan rencana promosi dan menentukan bentuk tayangan yang baik bagi klien. 
• Melakukan kegiatan kreatif : perusahaan iklan memberikan usulan-usulan promosi iklan kepada perusahaan-perusahaan yang sifatnya proposal rencana promosi yang siap dikerjakan untuk periklanan. 
• Memasukkan iklan pada media : membantu perusahaan-perusahaan klien untuk melancarkan mempromosikan produknya dalam berbagai media terutama dalam kemudahan dan bentuk produksi iklannya. 

 Lingkup produksi perusahaan iklan adalah sebagai berikut : 

• Analisa industri, menyangkut jenis produksi, klasifikasi dan keunggulan produk yang akan diiklankan. 
• Analisa produk dan konsumen, perusahaan iklan melakukan riset dan analisa betapa besar potensi pasar serta produk dan bagaimana pola serta potensi konsumen berlaku. 
• Analisa pasar, perusahaan iklan melakukan pengamatan dan melihat potensi pasar serta kondisi persaingan produk, sejauh mana potensi jual dan persaingan akan berlaku. 
• Analisa sasaran konsumen, perusahaan iklan melakukan tugas mengetahui persepsi konsumen terhadap produk yang akan diiklankan. Apakah suatu kelompok konsumen tertentu akan menjadi sasaran bagi produk tertentu. 

Tujuan dan strategi pemasaran, perusahaan iklan bersama-sama klien menentukan tujuan dan strategi pemasaran yaitu :

• Penetapan tujuan pengiklanan, perusahaan iklan dengan data-data yang dimilikinya menetapkan tujuan promosi melalui iklan berdasarkan strategi pemasaran. 
• Strategi kreatif, perusahaan iklan melakukan penjabaran tujuan pengiklanan yang diterjemahkan menjadi pesan perdagangan, muncul dalam bentuk art work iklan siap tayang. Dalam lingkup ini perusahaan iklan melakukan pekerjaan utamanya yaitu pekerjaan kreatif. 
• Strategi media, perusahaan iklan menentukan media publikasi yang sesuai dengan tujuan pengiklanan dan melakukan pembahasan terhadap ruang dan waktu. Yang selanjutnya dimunculkan dalam media cetak dan elektronika.

SOURCE : www.esaunggul.ac.id