Selanjutnya, dalam melaksanakan tugasnya mengelola keterbukaan informasi publik, PPID dibantu oleh pejabat fungsional (petugas informasi) sebagaimana diatur dalam Pasal 13 ayat 2 UU KIP.
Agar layanan informasi yang diberikan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, terdapat beberapa hal-hal pokok yang harus dipahami oleh seorang petugas informasi, salah satunya yaitu cara memverifikasi identitas pemohon informasi yang nantinya akan berdampak pada layanan informasi yang diberikan.
Pada praktiknya, Badan Publik khususnya instansi pemerintahan harus memahami perbedaan penanganan permohonan informasi. Berdasarkan hasil verifikasi identitas pemohon informasi, terdapat beberapa jenis penanganan permohonan informasi sebagai berikut.
Penanganan permohonan informasi sesuai UU KIP
Dalam UU KIP, dibedakan antara pengguna informasi publik dan pemohon informasi publik sebagai berikut.
- Pasal 1 angka 11 UU KIP mengatur bahwa yang dimaksud dengan Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana diatur dalam UU KIP. Pengguna Informasi Publik meliputi orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik.
- Pasal 1 angka 12 UU KIP mengatur bahwa yang dimaksud dengan Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam UU KIP.
Dari ketentuan yang diatur dalam UU KIP dapat diambil kesimpulan bahwa tidak semua pihak dapat dikategorikan sebagai Pemohon Informasi Publik. Semua pihak baik dari dalam maupun luar negeri dapat menjadi Pengguna Informasi Publik.
Pengguna Informasi Publik wajib menggunakan informasi publik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dan wajib mencantumkan sumber perolehan informasi publik, baik yang digunakan untuk kepentingan sendiri maupun untuk keperluan publikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Terkait dengan Pemohon Informasi Publik, untuk dapat mengajukan permohonan informasi publik, Pemohon Informasi Publik harus menyertakan bukti identitas diri. Dalam hal Pemohon Informasi Publik adalah warga negara Indonesia maka harus menyertakan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), paspor, atau identitas lain yang sah yang dapat membuktikan Pemohon Informasi Publik adalah warga negara Indonesia.
Sedangkan dalam hal Pemohon Informasi Publik adalah badan hukum Indonesia maka harus menyertakan bukti pengesahan badan hukum dari kementerian yang membidangi hukum dan hak asasi manusia. Penulis dapat memberikan gambaran bahwa seorang petugas informasi pada sebuah badan publik dapat berkedudukan sebagai Pengguna Informasi Publik dan Pemohon Informasi Publik.
Dalam hal petugas informasi menggunakan informasi dari sebuah badan publik baik digunakan bagi keperluan instansi tempat petugas informasi bertugas atau untuk keperluan pribadi, maka petugas informasi bertindak sebagai Pengguna Informasi Publik.
Sebagai Pengguna Informasi Publik, petugas informasi harus mengetahui aturan yang harus dipatuhi terkait dengan penggunaan sebuah informasi publik. Selanjutnya, dalam hal petugas informasi atas nama pribadi mengajukan permohonan informasi publik kepada sebuah badan publik, maka petugas informasi bertindak sebagai Pemohon Informasi Publik.
