Setelah pembuatan Google Form selesai dilakukan, peneliti juga membuat Form data respons khusus untuk Ketua RT 08, yang digunakan untuk mengunduh hasil surat pengantar yang telah diisi melalui tautan Google Form. Form data respons ini dirancang dengan sistem keamanan yang ketat, sehingga hanya dapat diakses oleh Ketua RT 08 untuk melindungi data pribadi dan informasi sensitif dari warga RT 08 di RW 10. Dengan demikian, Ketua RT 08 dapat dengan mudah mengelola dan memonitor pengajuan surat pengantar, serta menjaga privasi dan keamanan data warga.
Implementation
Pada tahap ini, peneliti melakukan implementasi di wilayah RT 08 RW 10 Buring dengan menggunakan Google Form yang telah dirancang sebelumnya bersama warga. Proses implementasi ini melibatkan sosialisasi kepada masyarakat mengenai cara penggunaan Google Form serta memberikan panduan kepada warga RT 08 RW 10 untuk memastikan agar warga dapat mengakses dan menggunakannya dengan mudah. Sosialisasi ini dilakukan pada hari Selasa, 15 Oktober 2024, bersama Ketua RT 08 dan anggota Karang Taruna RT 08.
 Dalam sesi sosialisasi ini, peneliti memberikan arahan serta pelatihan kepada Ketua RT 08 dan warga RT 08, khususnya pemuda-pemudi, tentang cara menggunakan Google Form dalam pembuatan surat pengantar. Peneliti menjelaskan manfaat sistem ini, termasuk efisiensi waktu dan kemudahan akses, serta bagaimana Google Form dapat mengurangi beban kerja pihak RT/RW. Selain itu, peneliti menyediakan sesi tanya jawab untuk mengatasi kendala atau pertanyaan yang mungkin timbul selama proses penggunaan.
Dengan cara ini, diharapkan warga tidak hanya memahami cara penggunaan Google Form, tetapi juga merasa lebih percaya diri dalam memanfaatkannya. Peneliti juga mendorong partisipasi aktif warga dalam memberikan umpan balik dan saran untuk perbaikan sistem kedepannya. Melalui pelatihan ini, diharapkan terjadi peningkatan pemahaman dan keterampilan digital di kalangan warga, yang dapat mendukung keberhasilan implementasi Google Form sebagai alat bantu dalam administrasi surat pengantar di wilayah tersebut.
Verification
Tahap ini mencakup proses verifikasi dan pengujian sistem untuk memastikan bahwa system dapat diterapkan atau tidak. Pengujian dilakukan mulai tanggal 16 hingga 22 Oktober 2024, dengan melibatkan berbagai pihak, termasuk Ketua RT 08, anggota karang taruna, dan beberapa warga yang telah menggunakan Google Form. Selama periode pengujian, peneliti akan melakukan evaluasi menyeluruh terhadap fungsi dan kinerja sistem, termasuk menguji berbagai fitur G-Form, seperti pengisian data, pengiriman formulir, dan akses hasil respons. Peneliti juga akan mengumpulkan umpan balik dari pengguna mengenai pengalaman mereka, termasuk kemudahan penggunaan dan kecepatan proses.
Pengujian ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi masalah atau kendala yang mungkin timbul, serta untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sesuai harapan. Setelah pengujian selesai, hasilnya akan dianalisis untuk menentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan sebelum implementasi lebih luas. Dengan melibatkan partisipasi aktif dari pengguna, diharapkan hasil verifikasi dan pengujian ini dapat memberikan gambaran yang akurat tentang efektivitas sistem dan kepuasan masyarakat terhadap penggunaan Google Form dalam pembuatan surat pengantar.
Maintenance
- Pada tahap ini, peneliti melakukan perbaikan terhadap kesalahan yang ada pada Google Form yang telah dirancang sebelumnya. Perbaikan tersebut didasarkan pada hasil survei kepuasan yang diperoleh melalui kuesioner yang telah disebarkan kepada warga RT 08 RW 10 Buring. Setelah kuesioner disebar, ditemukan bahwa perbaikan yang perlu dilakukan terletak pada contoh pengisian di bagian Google Form, khususnya pada kolom nama dan tempat tanggal lahir, di mana banyak warga yang mengisi tidak sesuai dengan penggunaan huruf kapital yang benar.
- Untuk mengatasi masalah ini, peneliti melakukan perbaikan dengan menambahkan contoh pengisian yang jelas di sebelah kolom yang bersangkutan. Contoh tersebut memberikan panduan yang lebih baik dan mudah dipahami, sehingga diharapkan dapat memudahkan warga dalam mengisi Google Form dengan benar. Selain itu, peneliti juga berencana untuk memberikan sosialisasi tambahan mengenai pentingnya pengisian data yang tepat, guna mengurangi kesalahan serupa di masa mendatang.
- Dengan perbaikan ini, diharapkan penggunaan Google Form akan menjadi lebih efisien dan efektif, serta meningkatkan kepuasan warga dalam menggunakan sistem ini untuk pembuatan surat pengantar. Peneliti juga akan terus memantau dan mengumpulkan umpan balik dari pengguna untuk melakukan perbaikan lebih lanjut jika diperlukan.
SIMPULANÂ
Penggunaan Google Form dalam pembuatan surat pengantar di RT 08 RW 10 Buring telah berhasil meningkatkan efisiensi serta kemudahan akses bagi warga, dengan signifikan mengurangi waktu proses pembuatan surat dari lebih 3 hari menjadi jauh lebih singkat. Serta, meningkatkan kepuasan pengguna, dimana berdasarkan hasil dari kuesioner sebesar 86,7% responden menyatakan kepuasan mereka terhadap sistem baru ini. Hal ini menunjukkan kepuasan mereka terhadap penggunaan Google Form ini dalam pembuatan surat pengantar. Dan juga menunjukkan bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memperbaiki pelayanan administratif yang sebelumnya berjalan lambat dan memakan banyak waktu.
