Efisiensi Pembuatan Surat Pengantar Dengan G-Form pada Wilayah RT 08 RW 10 Buring

METODE

Penelitian ini menggunakan pendekatan campuran, yaitu kuantitatif dan kualitatif. Populasi dalam penelitian ini adalah RW 10 Buring, dengan sampel diambil dari warga RT 08 RW 10 Buring yang berjumlah 15 orang. Sumber data diperoleh melalui wawancara dan penyebaran kuesioner. Wawancara dilakukan dengan Ketua RW 10 Buring untuk mengidentifikasi masalah yang ada di wilayah tersebut. Selain itu, penyebaran kuesioner bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan warga yang telah mengimplementasikan sistem tersebut.

Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode Waterfall. Metode Waterfall merupakan metode yang menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara skuensial atau terurut (Badrul, 2021). Menurut Sommerville, model pengembangan ini bersifat linear dari tahap awal pengembangan sistem yaitu tahap perencanaan sampai tahap akhir pengembangan sistem yaitu tahap pemeliharaan (Ariza, 2024).

Menurut (A. A. Wahid, 2020) Langkah- Langkah Metode Waterfall yaitu :

• Requirement :Pada tahap ini, pengembang perlu berkomunikasi untuk memahami harapan pengguna terkait perangkat lunak dan batasan-batasannya. Informasi dapat diperoleh melalui wawancara, diskusi, atau survei langsung, yang kemudian dianalisis untuk mendapatkan data yang diperlukan oleh pengguna.
• Design :Di tahap ini, pengembang merancang sistem yang membantu dalam menentukan kebutuhan perangkat keras dan persyaratan sistem, serta mendefinisikan arsitektur keseluruhan sistem.
• Implementation :Pada tahap ini, sistem dikembangkan dalam bentuk unit-unit kecil yang kemudian diintegrasikan di tahap selanjutnya. Setiap unit dikembangkan dan diuji untuk memastikan fungsionalitas, dalam proses yang disebut unit testing.
• Verification : Tahap ini melibatkan verifikasi dan pengujian sistem untuk memastikan apakah sistem memenuhi sepenuhnya atau sebagian persyaratan yang ditetapkan. Pengujian dibagi menjadi unit testing (pengujian modul tertentu), sistem testing (untuk melihat reaksi sistem saat semua modul terintegrasi), dan acceptance testing (yang dilakukan bersama pelanggan untuk memastikan semua kebutuhan mereka terpenuhi).
• Maintenance : Tahap terakhir dalam metode waterfall yaitu Maintenance. Setelah perangkat lunak selesai, pemeliharaan dilakukan, termasuk memperbaiki kesalahan yang mungkin terlewatkan pada tahap sebelumnya.

HASIL 

Untuk mendapatkan timbal balik dari responden, peneliti menyediakan google formulir yang berisi mengenai kepuasan responden dalam menggunakan surat pengantar berbasis google formulir, berikut merupakan hasil data responden yang termuat pada google formulir tersebut.

Berdasarkan survei yang telah dilakukan, diperoleh hasil bahwa warga RT 08 RW 10 Buring sering melakukan pembuatan surat pengantar secara manual melalui pihak RT, dengan 86,7% warga menjawab "sering" dalam hal ini. Sebelum menggunakan Google Form, proses pembuatan surat pengantar memakan waktu lebih dari 3 hari, seperti yang ditunjukkan oleh 93,3% responden yang menjawab bahwa waktu pembuatan lebih dari 3 hari. Lamanya proses ini disebabkan oleh kesibukan 

pihak RT/RW yang sering tidak berada di rumah, serta kelengkapan persyaratan yang kurang dari warga.

Hasil survei menunjukkan bahwa 60% responden menyatakan bahwa pihak RT/RW sibuk, sementara 40% lainnya mengungkapkan bahwa persyaratan yang disediakan kurang lengkap. Hal ini menciptakan ketidakpuasan di kalangan warga, yang menginginkan proses yang lebih cepat dan efisien. Oleh karena itu, implementasi Google Form diharapkan dapat mengatasi permasalahan ini dengan menyediakan cara yang lebih praktis dan terstruktur dalam pembuatan surat pengantar, sehingga mempercepat waktu pengolahan dan meningkatkan layanan kepada masyarakat. 

Setelah melakukan implementasi penggunaan Google Form di wilayah RT 08 RW 10, peneliti juga membuat survei untuk mengevaluasi efektivitas penggunaan Google Form tersebut. Berdasarkan hasil survei, diketahui bahwa 86,7% responden merasa bahwa penggunaan Google Form ini mudah. Selain itu, penggunaan Google Form berdampak positif pada proses pengurusan surat pengantar, yang menjadi lebih singkat dibandingkan dengan metode manual. Hal ini terlihat dari hasil survei, di mana 73,3% warga menjawab bahwa proses pengurusan surat pengantar "sangat mempercepat".

Dari data ini, dapat disimpulkan bahwa penggunaan Google Form untuk pembuatan surat pengantar tidak hanya lebih efektif dan efisien, tetapi juga meningkatkan kepuasan warga terhadap layanan administratif. Dengan proses yang lebih cepat dan mudah, diharapkan masyarakat akan lebih termotivasi untuk memanfaatkan layanan ini, sehingga meningkatkan partisipasi dan keterlibatan warga dalam kegiatan administratif. Implementasi ini juga menunjukkan potensi teknologi dalam meningkatkan kualitas pelayanan publik di tingkat komunitas.