                      Â
PEMBAHASANÂ
Berdasarkan pada metode yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan ini, beberapa tahapan yang telah dilakukan yaitu :
- Requirement
- Pada tahap ini, peneliti melakukan observasi di wilayah RW 10 untuk mengidentifikasi masalah yang dihadapi oleh masyarakat setempat. Setelah melakukan observasi mendalam, diperoleh informasi bahwa salah satu masalah utama yang terjadi adalah proses pembuatan surat pengantar. Banyak warga mengalami kesulitan dalam memahami prosedur dan persyaratan yang diperlukan, sehingga hal ini menghambat efisiensi dan efektivitas layanan administratif di wilayah RT 08 RW 10.
- Untuk menggali informasi lebih lanjut, peneliti kemudian melakukan survei mengenai pembuatan surat pengantar melalui metode manual dengan menyebarkan kuesioner yang berisi pertanyaan terkait proses pembuatan surat pengantar secara manual. Kuesioner ini dirancang untuk mengumpulkan data tentang pengalaman warga, kendala yang dihadapi, serta harapan mereka terhadap sistem yang lebih efisien. Dengan cara ini, peneliti berharap dapat menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan pelayanan administratif di wilayah tersebut. Berikut ini tahapan Requirement di wilayah RT 08 RW 10 :
Studi Kelayakan
Tahap analisa sistem dimulai dengan melakukan studi kelayakan yang bertujuan untuk menilai potensi penggunaan Google Form dalam meningkatkan efisiensi pembuatan surat di wilayah Buring. Pada proses ini, kelompok melakukan pengumpulan data melalui observasi mendalam dengan Ketua RT 08 dan Ketua RW 10 di wilayah Buring. Peneliti melakukan observasi terkait kendala maupun hal apa saja yang perlu dilakukan selama melakukan pengisian surat pengantar selama ini.
Identifikasi Masalah
Melalui observasi yang dilakukan oleh peneliti, terdapat beberapa kendala yang sering dijumpai ketika akan membuat surat pengantar. Menurut beberapa masyarakat setempat kendala yang sering dialami dari pembuatan surat pengantar ini adalah waktu yang kurang efisien. Sebab, terkadang mereka terkendala oleh kehadiran RT/RW yang tidak selalu berada di kediaman. Oleh karena itu, waktu tunggu yang lama menjadi salah satu kendala yang sering sekali dialami oleh warga setempat.
Analisis Kebutuhan
Dengan analisis menyeluruh ini, dokumen analisis kebutuhan akan disusun untuk merinci fitur yang diperlukan dalam Google Form. Seperti jenis surat yang umum dibuat, data pemohon yang harus dikumpulkan, serta sistem notifikasi yang diinginkan untuk memastikan masyarakat menerima konfirmasi setelah pengisian formulir.
- Design
Pada tahapan ini, peneliti mulai melakukan perancangan sistem secara menyeluruh. Perancangan sistem yang akan dilakukan melibatkan penggunaan Google Form sebagai media untuk mempermudah proses pembuatan surat pengantar. Dengan memanfaatkan Google Form, diharapkan warga dapat mengisi data yang diperlukan dengan lebih mudah dan cepat, tanpa harus melalui prosedur yang rumit. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pengumpulan data secara otomatis, yang berarti bahwa semua informasi yang dimasukkan oleh warga akan tersimpan dalam satu tempat secara terstruktur. Dengan demikian mempermudah pengelolaan dan pengarsipan surat pengantar menjadi lebih efisien. Peneliti juga merancang data data yang dimasukkan pada Google Form untuk membuat surat pengantar.
- Untuk membuat surat pengantar melalui Google Form, peneliti menyesuaikan dengan data yang dibutuhkan sesuai dengan blanko fisik konvensional. Dengan melihat blanko fisik konvensional peneliti mengetahui data apa saja yang harus dimasukkan pada surat pengantar. Data yang harus dimasukkan yaitu nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, nomor induk keluarga, nomor kartu keluarga, alamat lengkap orang yang mengajukan surat pengantar dan jenis keperluan harus jelas dan tidak salah dalam memilih. Jenis keperluan untuk membuat surat pengantar ini ada berbagai macam, yaitu :
- Mengurus KTP/KK
- Mengurus Surat Nikah/Pindah Nikah
- Mengurus Akta Kelahiran / Akta Kematian
- Mengurus Surat Pindah
- Mengurus Surat Keterangan Usaha/ Domisili Usaha
- Mengurus Izin Keramaian
- Mengurus Surat Ahli Waris
- Mengurus Surat Berkelakuan Baik (SKCK)
- Mengurus Surat Pensiun
- Mengurus Surat Keterangan Tidak Mampu
Data yang dimasukkan pada Google Form ini harus sesuai dengan identitas asli pihak yang mengajukan dan dapat dipertanggungjawabkan. Setelah mengisi data diri dengan lengkap, warga dapat langsung mengirimkan form tersebut. Setelah itu warga dapat mencamtumkan nomor telepon yang aktif, sehingga dapat mengirimkan file surat yang telah dibuat.
