Inilah 4 Kesalahan dalam Penulisan Surat Resmi yang Jarang Kita Sadari

Diary, aku datang lagi untukmu. Aku ingin ngobrol lagi. Ada waktukah?

Baiklah, kita akan berbincang-bincang serba sedikit tentang penulisan surat resmi. Menurutmu mungkin hal ini tidak penting, toh menulis surat sudah menjadi kebiasaan.

Memangnya ada hal yang baru? Memangnya ada yang salah selama ini? Mungkin begitu kamu bertanya.

Ketahuilah, selama ini aku sudah banyak keliru dalam penulisan surat. Kekeliruan yang sungguh tidak kusadari.

Kekeliruan yang manakah itu? Mari kujelaskan lebih detail berikut ini.

Panduan pemakaian bahasa Indonesia untuk penulisan surat resmi (dinas) sempat aku pelajari beberapa waktu yang lalu membuatku ngeh dengan kesalahanku ini.

Dari pembacaan buku yang ditulis ahli bahasa Indonesia, Prof. Zaenal Arifin, yang pernah kukabarkan pada artikel sebelumnya, aku menemukan beberapa kesalahan yang selama ini aku lakukan dalam penulisan surat resmi.

Aku mengira, bahkan yakin sekali, apa yang saya kutulis sudah sesuai dengan kaidah penulisan yang berlaku. Akan tetapi, kenyataannya masih salah!

Inilah 4 jenis kesalahan yang masih aku lakukan hingga kemarin.

Pertama, penulisan kata kepada. Apakah engkau terbiasa menulis tujuan surat dengan kata kepada...? Jika begitu, berarti kita sama-sama salah, he he he. Aku pun hingga kemarin, jika menulis surat selalu berisi kata yang satu ini.

Kata kepada seakan-akan sudah menjadi kata keramat yang tidak boleh ditanggalkan. Akan tetapi, pemakaian kata tersebut ternyata tidak perlu. Ya, kata kepada tidak diperlukan dalam penulisan alamat! Paling tidak demikianlah disampaikan Prof. Zaenal Arifin.

Kalau sebelumnya kita menulis, misalnya, Kepada Yth. Saudara Irfan Maulana, Jl. Gajah Mada Nomor 35 Salatiga, maka kini saatnya kata kepada itu dihapus. Cukup dengan menulis, Yth. Saudara Irfan Maulana, Jl. Gajah Mada Nomor 35, Salatiga.

Kedua, kata sapaan Bapak, Saudara, Ibu, Tuan tidak perlu ditulis di depan gelar, pangkat, dan jabatan. Kata sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh nama orang yang dituju.

Mari kita lihat contoh yang diberikan berikut ini. Kita mulai dari yang tidak baku, setelah itu kita akan lihat bentuk yang baku, bentuk yang seharusnya.

Bentuk tidak baku sebagai berikut.

Kepada Yth. Bapak Kolonel Sumengkar

Jl. Husanda IV/12 Ujung Pandang

Berikut ada satu contoh lagi.

Kepada Yth. Bapak Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna

Provinsi Jawa Barat

Jl. Taman Sari No. 12 Bandung.

Kedua contoh di atas adalah bentuk yang tidak baku. Bentuk yang baku adalah sebagai berikut.

Yth. Kolonel Sumengkar

Jl. Husanda IV/12 Ujung Pandang

Yth. Kepala Kantor Wilayah Ditjen Binaguna

Provinsi Jawa Barat

Jl. Taman Sari No. 12 Bandung.

Yang dihapus adalah kata kepada dan kata sapaan Bapak.

Ketiga, penggunaan kata bersama ini yang salah. Mari kita perhatikan contoh salah berikut ini.

Bersama ini kami mengundang...

Kesalahan terletak pada kata bersama ini, karena surat tersebut hanya memberitahukan sesuatu, dan tidak melampirkan atau mengirim barang lain.Lalu, bagaimana seharusnya? Inilah bentuk bakunya.

Dengan ini kami mengundang...

Keempat, kesalahan pada bagian penutup surat. Mari kita perhatikan 2 contoh yang keliru berikut ini.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Atas bantuannya, kami sampaikan terima kasih.

Nah, apa yang salah dengan kata penutup di atas? Tidak ada? Ternyata yang benar adalah berikut ini.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Atas bantuan Bapak, kami sampaikan terima kasih.

Kesalahan pada contoh di atas ada pada penempatan akhiran -nya pada kata atas perhatiannya dan atas bantuannya. Akhiran-nya hanya digunakan sebagai kata ganti orang ketiga, sedangkan penerima surat bukan orang ketiga, melainkan orang kedua.

Diary, itu dulu ya. Sudah larut malam nih. Aku sudah mengantuk. Terima kasih. Sampai jumpa. Tolong sampaikan salamku kepada para sahabat di kompasiana.

(I Ketut Suweca, 28 Februari 2021).