Cara Efektif Membangun Komunikasi Publik

Banyak ahli yang menyatakan pentingnya komunikasi. Keberagaman pemahaman para ahli  komunikasi menjadikan komunikasi hal yang menarik. Pengertian komunikasi secara umum adalah pertukaran informasi dari seseorang atau kelompok kepada orang atau kelompok lain. 

Sedangkan pengertian komunikasi menurut para ahli seperti yang dikemukakan Rogers dan Kincaid komunikasi adalah proses antara dua orang atau lebih yang saling membentuk dan bertukar informasi sehingga tercipta pengertian yang mendalam. Adapun menurut Berelson dan Gary A, komunikasi yaitu proses penyampaian pesan melalui simbol-simbol. 

Dari beberapa pengertian tersebut, komunikasi adalah suatu proses serangkaikan peristiwa di mana manusia saling bertukar pesan baik informasi ide dan sebagainya, melalui simbol-simbol hingga terciptanya kesamaan pemahaman.

Adapun fungsi komunikasi menurut Effendy (2008) antara lain yaitu; menginformasikan, Mendidik, Hiburan, dan pengaruh. Fungsi menginformasikan menunjukkan bahwa komunikasi  dilakukan untuk memberitahukan kepada masyarakat tentang sesuatu. Inilah ciri dasar tindakan komunikasi. Pesan komunikasi dimaksudkan untuk memberikan informasi atau menyampaikan suatu hal kepada komunikan atau penerima pesan. 

Tindakan komunikatif berfungsi mendidik adalah menyampaikan nilai-nilai dan norma-norma sosial yang perlu diketahui masyarakat. Fitur ini memungkinkan pemirsa untuk belajar dari lingkungan sekitar dan mendapatkan dasar perilaku mereka. 

Fungsi hiburan adalah pesan komunikasi yang dimaksudkan untuk memberikan hiburan kepada khalayak. Dalam fungsi ini pesan yang dikirim mengandung hal yang dapat membangkitkan emosi pada penontonnya, seperti kegembiraan, empati, atau hiburan. Fungsi pengaruh, artinya komunikasi dapat mempengaruhi manusia dalam berbagai hal. Dengan fungsi pengaruh ini, suatu pesan dapat menyebabkan komunikan atau khalayak mengetahui atau memahami sesuatu topik atau persoalan tertentu sesuai dengan apa yang diinginkan komunikator.

Semua bentuk tindakan yang disengaja cenderung memiliki tujuan tertentu. Begitupun komunikasi, komunikasi merupakan tindakan sadar dengan  tujuan tertentu. Menurut Effendy (2008) tujuan komunikasi yaitu, merubah perilaku, merubah pandangan atau pendapat, merubah  sikap dan perilaku, serta merubah masyarakat.

Komunikasi publik

Komunikasi publik adalah komunikasi yang berlangsung dengan sejumlah orang yang banyak. Komunikasi publik bisa tersampaikan secara langsung atau tidak langsung. Secara langsung artinya komunikator berbicara kepada khalayak luas tanpa adanya perantara atau media. Sebaliknya, jika secara tidak langsung menunjukkan komunikator menggunakan perantara media sebagai alat penyampaian pesan kepada khalayak.

Menurut Cangara (2014) komunikasi publik mengacu pada proses komunikasi dimana pesan disampaikan kepada khalayak yang lebih luas. Dari pendapat tersebut dapat kita lihat bahwa komunikasi publik adalah komunikasi yang terjadi antara komunikator dengan khalayak yang banyak bisa dengan atau tanpa perantara media. Artinya dengan kemajuan teknologi saat ini, situasi tatap muka dalam komunikasi publik bisa saja terjadi melalui media.

Ruben dan Stewart (2014) menyatakan beberapa situasi yang dapat mencirikan situasi komunikasi publik, yaitu:
1.Biasanya peristiwa komunikasi publik melibatkan banyak orang.
2.Impersonal; narasumber sering kali tidak mengenal semua partisipan.
3.Terencana, dapat diprediksi, dan bersifat formal. Komunikasi yang berlangsung sudah di jadwalkan, dapat dibayangkan dan bersifat formal.
4.Pengendalian berdasarkan sumber. Sumber komunikasi mempunyai kendali penuh terhadap pesan yang di buat dan disebarkan.
5.Interaksi yang  terbatas (umpan balik yang terbatas). Audience mempunyai  media yang terbatas untuk menanggapi pesan yang diterima.
6.Sentralitas sumber. Sumber memberikan akses mudah dan  langsung ke semua penerima pesan.

Berkomunikasi yang efektif dalam komunikasi publik

Setelah kita mengetahui mengenai komunikasi publik, kita juga perlu memahami kegiatan komunikasi publik. Kegiatan komunikasi publik mengharuskan komunikator (pengirim pesan) dapat menganalisis dan beradaptasi dengan audiensnya dan menyampaikan argumen.

Menurut Ruben dan Steward (2014), terciptanya komunikasi publik yang efektif  memerlukan perhatian mengenai khalayak atau audience. Informasi terpenting yang harus diperoleh komunikator tentang khalayak adalah letak geografisnya. Artinya komunikasi yang efektif diacukan pada kemampuan seorang komunikator dalam memahami audiensnya. 

Mengetahui target audience memungkinkan komunikator untuk fokus pada perencanaan mengenai pesan yang dikirimkan dan saluran yang akan digunakan. Kondisi sosiodemografi khalayak meliputi latar belakang sosial dan budaya, pendidikan, usia dan sebagainya. Biasanya faktor pendidikan paling mempengaruhi dalam menentukan kemampuan audience untuk menerima dan memahami pesan. Oleh karenanya, komunikator yang memiliki kemampuan menganalisis khalayak dapat merancang pesan yang disesuaikan dengan karakteristik khalayak.

Menurut Ruben dan Steward, membentuk pendapat atau ajakan adalah upaya untuk menarik atau membujuk khalayak supaya dapat menyetujui suatu pendapat tertentu atau mengambil suatu tindakan (2014 : 396). Dari sudut pandang ini terlihat bahwa dalam komunikasi publik, komunikator mengendalikan proses komunikasi. 

Sesuai dengan pendapat Reuben dan Steward, mengenai salah satu ciri komunikasi publik adalah bahwa kendali dalam komunikasi publik terletak pada sumber informasi tersebut. Sumber komunikasi mempunyai kendali penuh atas pesan apa yang dibuat dan dikirimkan. Mengingat kuatnya posisi komunikator dalam proses komunikasi publik, menjadikan kemampuan menganalisis audience dan mengembangkan argumentasi yang kuat merupakan hal mendasar dalam keberhasilan komunikasi publik.

Menurut Spitzberg dan Cupach (dalam DeVito, 2011) kompetensi komunikatif juga mengacu pada kemampuan berkomunikasi secara efektif. Lebih lanjut DeVito menjelaskan, kemampuan tersebut melingkupi pengetahuan mengenai peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi bentuk dan isi pesan komunikasi.  

Contohnya, kita mengetahui bahwa suatu topik cocok untuk berkomunikasi dengan pendengar di lingkungan tertentu, namun belum tentu topik tersebut bisa cocok juga untuk pendengar atau lingkungan yang lain. Kemampuan komunikasi juga mencakup pengetahuan tentang prosedur perilaku nonverbal. 

Dari pendapat di atas dapat ketahui bahwa kompetensi berhubungan dengan kemampuan dalam menjalin komunikasi yang efektif. Yaitu komunikasi yang dapat mencapai tujuan komunikasi, menerima bahkan menanggapi pesan yang di sampaikan. DeVito menyatakan kompetensi seorang komunikator menunjukkan pemahamannya mengenai konteks yang ada, termasuk karakteristik audiens, serta mampu mengelola isi dan bentuk pesan secara baik dan tepat.

Hardjana (2003) mengambil pandangan berbeda. Ia menilai dalam hubungan interpersonal, kompetensi yang dimiliki komunikator adalah tingkat di mana prilaku kita dalam komunikasi interpersonal tepat dan sesuai dengan situasi serta membantu mencapai tujuan komunikasi interpersonal.  Hardjana (2016) juga berpendapat bahwa konsep inti  kompetensi komunikatif adalah keterampilan komunikasi yang mencerminkan  efektivitas interaksi sosial dengan perilaku yang pantas dan sekaligus tanggung jawab. 

Tentu saja, penting bagi orang-orang yang memiliki kemampuan komunikasi untuk memahami tanggung jawab mereka. Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi yang dilakukan tidak untuk menipu, menyesatkan atau bahkan mencemarkan nama baik atau mendiskriminasi kelompok sasaran  pesan. 

Berdasarkan penjelasan konsep kompetensi komunikatif dapat dipahami bahwa  komunikasi publik  memerlukan  kompetensi komunikatif komunikator. Jika seorang komunikator mempunyai kemampuan berkomunikasi, maka ia terampil dalam berkomunikasi, terutama seni menyampaikan pesan (encoding) dan mampu menguraikan dengan baik makna pesan (decoding) verbal dan nonverbal agar tidak menimbulkan terlalu banyak gangguan dalam komunikasi.

Keterampilan komunikasi dapat diketahui melalui teknik pengungkapan pesan (encoding). Proses pengungkapan pesan (encoding) mengacu pada kemampuan komunikator dalam menggunakan simbol-simbol yang tepat untuk menjelaskan motivasi berkomunikasi. 

Mereka juga membutuhkan kemampuan untuk menguraikan dengan benar makna pesan verbal maupun nonverbal. Karena pesan verbal dan nonverbal saling melengkapi dalam proses komunikasi, maka tugas decoding perlu dilakukan dengan baik agar makna pesan verbal dan nonverbal  saling mendukung atau memperkuat dan tidak menimbulkan  distorsi atau kebingungan yang besar dan terciptanya komunikasi yang sukses