Cara Efektif Membangun Komunikasi Publik

Ruben dan Stewart (2014) menyatakan beberapa situasi yang dapat mencirikan situasi komunikasi publik, yaitu:
1.Biasanya peristiwa komunikasi publik melibatkan banyak orang.
2.Impersonal; narasumber sering kali tidak mengenal semua partisipan.
3.Terencana, dapat diprediksi, dan bersifat formal. Komunikasi yang berlangsung sudah di jadwalkan, dapat dibayangkan dan bersifat formal.
4.Pengendalian berdasarkan sumber. Sumber komunikasi mempunyai kendali penuh terhadap pesan yang di buat dan disebarkan.
5.Interaksi yang  terbatas (umpan balik yang terbatas). Audience mempunyai  media yang terbatas untuk menanggapi pesan yang diterima.
6.Sentralitas sumber. Sumber memberikan akses mudah dan  langsung ke semua penerima pesan.

Berkomunikasi yang efektif dalam komunikasi publik

Setelah kita mengetahui mengenai komunikasi publik, kita juga perlu memahami kegiatan komunikasi publik. Kegiatan komunikasi publik mengharuskan komunikator (pengirim pesan) dapat menganalisis dan beradaptasi dengan audiensnya dan menyampaikan argumen.

Menurut Ruben dan Steward (2014), terciptanya komunikasi publik yang efektif  memerlukan perhatian mengenai khalayak atau audience. Informasi terpenting yang harus diperoleh komunikator tentang khalayak adalah letak geografisnya. Artinya komunikasi yang efektif diacukan pada kemampuan seorang komunikator dalam memahami audiensnya. 

Mengetahui target audience memungkinkan komunikator untuk fokus pada perencanaan mengenai pesan yang dikirimkan dan saluran yang akan digunakan. Kondisi sosiodemografi khalayak meliputi latar belakang sosial dan budaya, pendidikan, usia dan sebagainya. Biasanya faktor pendidikan paling mempengaruhi dalam menentukan kemampuan audience untuk menerima dan memahami pesan. Oleh karenanya, komunikator yang memiliki kemampuan menganalisis khalayak dapat merancang pesan yang disesuaikan dengan karakteristik khalayak.

Menurut Ruben dan Steward, membentuk pendapat atau ajakan adalah upaya untuk menarik atau membujuk khalayak supaya dapat menyetujui suatu pendapat tertentu atau mengambil suatu tindakan (2014 : 396). Dari sudut pandang ini terlihat bahwa dalam komunikasi publik, komunikator mengendalikan proses komunikasi. 

Sesuai dengan pendapat Reuben dan Steward, mengenai salah satu ciri komunikasi publik adalah bahwa kendali dalam komunikasi publik terletak pada sumber informasi tersebut. Sumber komunikasi mempunyai kendali penuh atas pesan apa yang dibuat dan dikirimkan. Mengingat kuatnya posisi komunikator dalam proses komunikasi publik, menjadikan kemampuan menganalisis audience dan mengembangkan argumentasi yang kuat merupakan hal mendasar dalam keberhasilan komunikasi publik.

Menurut Spitzberg dan Cupach (dalam DeVito, 2011) kompetensi komunikatif juga mengacu pada kemampuan berkomunikasi secara efektif. Lebih lanjut DeVito menjelaskan, kemampuan tersebut melingkupi pengetahuan mengenai peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi bentuk dan isi pesan komunikasi.  

Contohnya, kita mengetahui bahwa suatu topik cocok untuk berkomunikasi dengan pendengar di lingkungan tertentu, namun belum tentu topik tersebut bisa cocok juga untuk pendengar atau lingkungan yang lain. Kemampuan komunikasi juga mencakup pengetahuan tentang prosedur perilaku nonverbal. 

Dari pendapat di atas dapat ketahui bahwa kompetensi berhubungan dengan kemampuan dalam menjalin komunikasi yang efektif. Yaitu komunikasi yang dapat mencapai tujuan komunikasi, menerima bahkan menanggapi pesan yang di sampaikan. DeVito menyatakan kompetensi seorang komunikator menunjukkan pemahamannya mengenai konteks yang ada, termasuk karakteristik audiens, serta mampu mengelola isi dan bentuk pesan secara baik dan tepat.

Hardjana (2003) mengambil pandangan berbeda. Ia menilai dalam hubungan interpersonal, kompetensi yang dimiliki komunikator adalah tingkat di mana prilaku kita dalam komunikasi interpersonal tepat dan sesuai dengan situasi serta membantu mencapai tujuan komunikasi interpersonal.  Hardjana (2016) juga berpendapat bahwa konsep inti  kompetensi komunikatif adalah keterampilan komunikasi yang mencerminkan  efektivitas interaksi sosial dengan perilaku yang pantas dan sekaligus tanggung jawab.