Pentingnya Komunikasi dalam Dunia Kerja

Pada tulisan ini Penulis mengangkat tema yang cukup akrab di dengar oleh banyak pihak serta rekan-rekan pekerja, yang sering menggeluti dunia bisnis atau pun pekerja/karyawan kantor, yang secara tugas dan tanggung jawab, berkewajiban untuk berhubungan dengan pihak eksternal dalam organisasi bisnis atau pun pihak internal dalam organisasi bisnis. 

Etika atau ethics ini menurut Penulis amat penting dalam menjalin hubungan relasi rekan kerja atau bisnis dalam jangka pendek maupun jangka panjang, sebab dalam komunikasi diperlukan saling memahami antara kedua belah pihak, baik anda sebagai informan, maupun anda sebagai receiptor informasi. 

Tulisan ini sengaja Penulis ketengahkan, berdasarkan pengalaman yang penulis alami selama bekerja dalam organisasi bisnis dan juga sebagai bahan bacaan yang mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi siapa pun, yang tertarik dalam komunikasi bisnis baik anda sebagai mahasiswa, akademisi maupun masyarakat pada umumnya.

Sedikit terlebih dahulu diketengahkan bahwa fungsi dari korespondensi sama halnya dengan sebuah komunikasi, yakni ada yang menyampaikan informasi atau ide, dari pihak informan kepada pihak receiptor dalam hal ini penerima. korespondensi yang pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. surat korespondensi terdapat unsur-unsur surat yang sangat penting untuk diperhatikan antara lain:

• Pihak Pengirim

Dalam korespondensi formal seperti official letter, surat-surat bisnis maupun surat internal dalam sebuah organisasi bisnis, mencantumkan pihak pengirim surat sangat menentukan tingkat kevalidan, sebuah pesan yang disampaikan. 

Misalnya sebuah procurement officer dalam melakukan permintaan quotation penawaran barang/jasa, pihak pengirim dalam hal ini seorang procurement officer wajib mencantumkan nama jelas, posisi/jabatan, serta organisasi bisnis mana surat tersebut seorang procurement officer bernaung. 

Hal ini penting, dikarenakan seorang sales agent sebuah vendor, tidak mungkin mengirimkan quotation yang berkategori surat bisnis confidential jatuh pada orang/pihak yang tidak berkepentingan.

Dalam surat edaran internal memo yang ditujukan kepada pihak internal sebuah organisasi bisnis, penting juga untuk mencantumkan pihak atau bagian surat yang melakukan pengiriman sebuah internal memo, sebagai contoh internal memo libur nasional dan cuti bersama sebuah organisasi bisnis, pengirim surat tersebut haruslah datang dari pihak atau bagian unit yang berwenang seperti Departement HR, jika tidak mencantumkan pihak pengirim surat, maka akan dipertanyakan tingkat kevalidan sebuah internal memo tersebut.

• Pihak Penerima

Korespondensi resmi yang wajib diperhatikan ialah yakni pihak penerima sebuah surat, pihak penerima surat ialah pihak penerima pesan, ide atau gagasan sebuah informasi yang disampaikan. kevalidan pihak penerima pesan akan sangat menentukan tidak-lanjut dari isi pesan informasi yang ada dalam surat tersebut. 

Dalam hal ini, Penulis menyarankan agar ada person in charge penerima surat yang harus dituju, barulah unit person in charge tersebut bernaung. seperti contoh seorang sales representative ingin mengirimkan quotation kepada unit procurement di sebuah perusahaan calon customer potensial, maka sebaiknya surat quotation ditujuan kepada seorang procurement officer yang bertanggung-jawab atau person in charge yang menangani surat quotation dari pihak vendor. 

Atau jika sales representative mengetahui secara pasti procurement officer di dalam sebuah perusahaan, sebaiknya quotation ditujukan kepada nama seorang procurement officer tersebut.

• Isi Pesan 

Dalam korespondensi surat-surat resmi, selain bahasa tulisan harus mengindahkan tata-aturan tulisan baku (EYD), disarankan pula agar isi atau badan isi surat berisi ide, pesan atau gagasan yang singkat, padat, lugas dan tidak ada bahasa yang bertele-tele atau mengambang, sehingga membingungkan penerima pesan. 

Isi bahasa tulisan yang singkat dan padat serta lugas amat penting diketengahkan oleh pihak admin atau sekretaris yang pekerjaannya berhubungan dengan pembuatan surat-surat resmi sebuah organisasi bisnis. 

Hal itu penting karena pihak eksternal tentu akan menilai dan merasakan tingkat profesionalisme sebuah organisasi bisnis, tercermin dari surat official letter yang dikirimkan sebuah organisasi bisnis kepada pihak rekanan bisnis atau pihak eksternal.

Komunikasi Verbal dalam Komunikasi

Adapun komunikasi verbal, tentu rekanan bisnis dalam komunikasi wajib memperhatikan budaya yang berkembang dalam lingkungan bisnis, maupun budaya yang melingkupi sebuah organisasi bisnis. 

Sebagai contoh organisasi bisnis yang ada di lingkungan serta budaya lokal yang kuat, tentu komunikasi verbal harus menjunjung tinggi dari budaya local wisdom setempat. 

Jangan pula mencampuradukan budaya komunikasi yang berkembang di budaya Barat dicampurkan dengan budaya lokal, maka akan mungkin terjadi gesekan budaya komunikasi dalam urusan bisnis, tentu hal tersebut harus sedini mungkin dihindari, agar relasi bisnis tetap terjaga. 

Maka dari pada itu, dalam melakukan komunikasi verbal, yang harus dilakukan oleh pegawai seperti posisi marketing/sales bisnis, procurement officer atau pun HR officer atau GA officer, pegawai tersebut diperlukan pengetahuan cukup tentang kultur dan budaya yang berkembang di lingkungannya, baik dalam internal organisasi bisnis atau pun masyarakat sekitar di mana organisasi bisnis melakukan operasionalnya (stakeholder).

Sarana-Sarana Komunikasi dalam Organisasi Bisnis

• Tatap Muka Secara Langsung

Tatap muka adalah jenis komunikasi yang efisien jika berkomunikasi dengan rekan atau pun orang lain, karena dalam tatap muka besar kemungkinan terjadi percakapan yang intens antara pihak-pihak yang berkepentingan, selain itu pula dalam pembicaraan tatap muka terjadi suasana yang cair dan saling hormat-menghormati antara sesama rekan, maupun pihak eksternal. akan tetapi karena situasi pandemi covid-19 yang melanda seluruh dunia, tatap muka secara langsung, sebaiknya dihindari apalagi dengan pihak eksternal organisasi, karena sebagai pencegahan penyebaran virus covid-19 atau sebagai usaha prefentive yang dilakukan seluruh pihak. 

Dalam situasi seperti ini, aplikasi teknologi internet seperti zoom meeting atau pun google meet, dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin, untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal, karena terdapat benefit yang akan didapat pada situasi pandemi seperti saat ini antara lain:

1. Mencegah penyebaran penyakit menular atau covid-19 yang sedang terjadi secara global
2. Biaya entertaint organisasi bisnis akan semakin murah
3. Biaya transportasi dan perjalanan bisnis semakin terpangkas
4. Komunikasi lebih efisien serta berbiaya sangat murah
5. Hemat waktu dan tenaga

• Surat Menyurat atau Korespondensi

Surat-menyurat atau sering disebut juga dengan korespondensi pada intinya adalah penyampaian sebuah ide, pesan, gagasan dari pihak informan kepada pihak receiptor, di mana media yang digunakan adalah kertas yang ditulis dengan menggunakan tata-kaidah yang berlaku dalam suatu tempat/daerah, sesuai dengan penuturnya. untuk pembahasan surat menyurat ini, penulis tidak akan menjelaskan lebih jauh, dikarenakan sudah dibahas di awal artikel.

• Pembicaraan via Telepon/Faximile

Pembicaraa by phone mungkin salah satu media komunikasi modern, yang sudah lama dimanfaatkan oleh umat manusia di seluruh dunia tak terkecuali dalam urusan bisnis. 

Sambungan telepon ini amat membantu sebuah komunikasi dikarenakan sudah tidak lagi mengidahkan baik tempat, waktu pihak-pihak receiptornya, dan yang terpenting dalam hubungan komunikasi telepon sebaiknya berbicara secara singkat, padat dan ide yang ingin disampaikan, dapat dipastikan dipahami oleh komunikan atau pihak receiptor, jangan melakukan pembicaraan telepon secara berbelit-belit, apalagi dalam urusan bisnis, jika komunikasi tersebut bukan urusan bisnis seperti urusan keluarga, sanak atau family hal tersebut tidaklah mengapa.

• Aplikasi Internet & Teknologi IT (WA, Zoom Meeting, Google Meet, Instagram, Facebook, WeChat dll)

Saat pandemi covid-19 melanda secara global, penulis merasakan sekali perkembangan internet dan aplikasi teknologi IT yang semua, tidak penulis indahkan atau terlalu diperhatikan, akan tetapi pasca pandemi covid-19 semua aplikasi tersebut mau tidak mau dan suka-tidak suka wajib penulis mengenal dan kuasai, sebagai sebuah keharusan karena arah komunikasi yang semua lebih konvensional menjadi serba daring. 

Hal ini pula terjadi pada dunia bisnis, pendidikan maupun bidang-bidang bisnis lain, yang tidak menuntut minimalisir pergerakan manusia dikarenakan situasi pandemi covid-19. 

Akan tetapi penulis menyadari, akibat pandemi ini terdapat pergeseran arah dan kemajuan komunikasi yang mungkin jika tidak ada pandemi, budaya melek teknologi baru akan dilakukan pada tahun 2040, situasi pandemi mempercepat penguasaan IT para officer/staff untuk adaptif terhadap situasi yang terkini terjadi.

Saat ini aplikasi komunikasi sudah banyak sekali pilihan untuk dilakukan, yang terkini adalah zoom meeting, google meet, whatsapp dan lain sebagianya, dapat menggantikan komunikasi tatap muka secara langsung, guna menghindari pertemuan secara langsung dalam menghadapi pandemi covid-19, akan tetapi membuat komunikasi semakin mudah, efisien, hemat biaya dan tenaga. 

Demikian komunikasi yang saat ini terjadi, yang sedang dihadapi oleh semua organisasi bisnis, termasuk semua organisasi bidang pendidikan, administrasi pemerintah saat ini terjadi perubahan arus komunikasi dan pelayanan menjadi serba IT.

Fungsi Menerapkan Etika Komunikasi Bisnis

Adapun fungsi etika dalam berkomunikasi dengan relasi bisnis antara lain:

• Ciri keterampilan intelektual penuturnya

Tentu tutur kata dan bahasa yang digunakan seseorang mencirikan tingkat pendidikan yang dialami oleh seseorang, perbedaan ini tentu dapat dicirikan dalam kehidupan sehari-hari. penutur yang baik serta mengindahkan tata bahasa dan kaidah yang baku, lumrah digunakan dalam komunikasi bisnis, hal ini wajib dipahami oleh pelaku bisnis seperti pegawai staff/officer maupun kegiatan yang berkaitan dengan dunia bisnis. 

Memang selama pengalaman penulis, terjadi pergeseran atau degradasi tutur kata berbahasa Indonesia yang baik dan benar dalam komunikasi bisnis, banyak di antara masyarakat pelaku bisnis seperti misalnya para marketing officer atau sales officer banyak memakai bahasa pergaulan, dalam komunikasi bisnis kepada orang yang belum lama dikenal, hal tersebut penulis menyarankan agar tindakan tersebut dihindari mempergunakan bahasa pergaulan, dalam komunikasi bisnis. 

Biasakan penggunaan bahasa formal yang baik dan benar dengan tata bahasa Indonesia sesuai kaidah EYD, kecuali anda berkomunikasi dengan keluarga, sanak/famili atau kerabat yang akrab, maka tidak mengapa menggunakan bahasa pergaulan sehari-hari atau pun berkomunikasi menggunakan bahasa daerah, penulis sendiri jika berkomunikasi dengan kerabat yang akrab seringkali menggunakan berbahasa daerah. 

Maka positioning penggunaan berbahasa yang baik dan benar sesuai dengan tata bahasa Indonesia yang benar, penutur harus memiliki kedewasaan dalam berkomunikasi seperti contoh jika pertemuan bisnis atau rekan kerja, sebaiknya digunakan berbahasa Indonesia yang baik dan benar, akan tetapi jika pergaulan kerabat yang sudah akrab, maka komunikasi dibebaskan sesuaikan dengan adat-istiadat yang berlaku dalam pergaulan anda sehari-hari.

• Mencegah miss komunikasi antara rekan kerja maupun relasi

Miss komunikasi antar rekan kerja sedini mungkin harus dihindari, maka komunikasi rekan kerja sebaiknya lumrahnya digunakan bahasa pemersatu bangsa yakni bahasa Indonesia. 

Hal ini sangat mungkin terjadi miss komunikasi dalam relasi dan rekan kerja, jika anda menggunakan bahasa yang tidak benar, sebagai contoh dalam dunia kerja dan organisasi bisnis, karyawan atau pegawai banyak yang datang dari berbagai suku, agama, ras yang multikultur yang berbeda, sehingga jika anda menggunakan bahasa daerah anda sendiri, besar kemungkinan maksud komunikasi tidak dipahami oleh receiptor komunikasi dari latar-belakang yang berbeda, baik suku dan daerahnya. 

Maka penulis menyarankan karena rekan kerja anda besar kemungkinan datang dari berbagai latar-belakang yang berbeda, maka penutur berbahasa Indonesia yang benar adalah melting point yang tepat dalam komunikasi antara relasi bisnis dan rekan kerja.

• Menumbuhkan sikap saling hormat-menghormati antar rekan kerja dan relasi kerja

Komunikasi yang menghargai dengan lawan bicara adalah kunci komunikasi bisnis berjalan secara langgeng atau jangka panjang, tentu sikap hormat-menghormati ini diperlukan kedewasaan pelaku komunikasi baik hal itu sebagai komunikator, receiptor dan lain sebagainya. 

Salah satu cara mudah dan dapat diaplikasikan oleh anda sebagai pelaku atau pun karyawan yang bertugas dalam komunikasi bisnis seperti procurement officer, marketing officer, GA officer atau pun pelaku bisnis lainnya, salah satu cara menghormati lawan bicara adalah menjaga volume dan intonasi nada bicara anda dengan lawan bicara. nada atau volume bicara harus dijaga sebaik mungkin, jangan terlalu rendah atau pun mengeluarkan terlalu tinggi, karena jika terlalu rendah, lawan bicara akan sulit mendengarkan pembicaraan anda yang disampaikan, sedangkan jika intonasi serta volume bicara anda terlalu tinggi, mungkin anggapan lawan bicara anda, menganggap anda sedang dalam kondisi emosional atau prasangka lawan bicara berkesimpulan anda sedang dalam defensif dalam menghadapi kritik atau complaint terhadap rekan bisnis.

• Menjaga integritas
  

Integritas sebuah hubungan bisnis harus terus dijaga dan di maintaince sebaik mungkin, karena integritas adalah kunci agar hubungan relasi bisnis yang terjalin selama ini berjalan langgeng dan berlangsung panjang. cara menjaga integritas tidak lain adalah cara berkomunikasi di antara kedua belah pihak baik komunikasi di pihak internal maupun eksternal organisasi bisnis.

• Menjaga nama baik organisasi bisnis

Reputasi bisnis sebuah organisasi bisnis wajib dijaga oleh seluruh karyawan organisasi bisnis, baik internal organisasi maupun top manajemen. Reputasi yang kurang berkenan di mata stakeholder, akan sangat berdampak pada relasi organisasi bisnis untuk menjalin kerja sama dengan relasi atau partner atau calon vendor. 

Reputasi yang posisif akan membantu organisasi bisnis dalam menjaring relasi hubungan perdagangan atau pun hubungan relasi yang cepat dengan pihak eksternal, seperti contoh sebuah calon vendor sebuah organisasi bisnis, akan sangat mempertimbangkan reputasi calon customernya, baik dari segi kepatuhan terhadap hukum atau peraturan, atau pun tentang kepatuhan terhadap perjanjian dan kerjasama bisnis dengan partner yang berjalan dengan stakeholder yang ada. 

Tujuan Menerapkan Etika Komunikasi Bisnis

Sedangkan jika ditinjau berdasarkan tujuannya, etika dalam berkomunikasi dengan relasi bisnis yakni :

1. Menciptakan hubungan yang harmonis antara rekan dan relasi bisnis
2. Pesan yang disampaikan mudah diterima dan dipahami
3. Menghargai pihak internal maupun eksternal
4. Menjaga nama baik organisasi bisnis

Manfaat Menerapkan Etika Komunikasi Bisnis

Adapun manfaat mempelajari etika komunikasi dalam berbisnis baik secara verbal maupun tulisan antara lain:

• Mengerti etika komunikasi yang berlaku dalam organisasi bisnis
  

Pemahaman yang baik serta menyeluruh tentang kultur yang berkembang di lingkungan kantor anda, sangatlah berguna hal tersebut dapat membantu anda selaku karyawan, untuk dapat berkomunikasi dengan baik dan pesan yang ingin disampaikan dapat diterima secara mudah dipahami baik antar rekan kerja anda maupun komunikasi dengan atasan. 

komunikasi yang mudah dicerna tidak bertele-tele, akan dapat mudah diterima oleh seseorang, baik level bawahan, rekan kerja maupun atasan. hal ini penting dengan memahami kultur organisasi yang bisnis di mana anda bernaung dan tidak ada salahnya jika anda, saling berkomunikasi di luar pekerjaan formal seperti di lingkungan kantin dengan makan siang bersama dan mungkin menjalani hobi secara bersama-sama. hal tersebut akan semakin membuat hubungan dengan bawahan, rekan maupun atasan semakin intens dan menumbuhkan semangat kekeluargaan.

• Mencegah konflik rekan, relasi bisnis maupun stakeholder organisasi bisnis
  

Tidak sedikit komunikasi yang tidak jelas, serta ambigu akan mengarah pada konflik serta perang dingin di antara rekan kerja, bawahan dengan atasan atau bahkan manajemen dengan karyawannya di sebuah organisasi perusahaan, hal ini perlu dilakukan rekonsiliasi dan cooling down antar rekan-rekan asosiasi dan anda sendiri, komunikasi yang jujur serta terbuka, akan membantu meredakan situasi serta menghindari konflik internal yang berlarut-larut dan semakin dalam. 

Jika situasi konflik malah semakin parah atau menjerumuskan pada pertengkaran hebat, HRGA di internal perusahaan harus melakukan berbagai upaya, yang bertujuan untuk meredakan situasi. dengan tetap mengedepankan prinsip-prinsip : tidak saling menyalahkan satu pihak dengan pihak yang lain serta menjalin komunikasi yang selama ini terputus, sehingga konflik mereda dan tidak terjadi berlarut-larut.

• Menumbuhkan rasa hormat-menghormati antar rekan, relasi bisnis maupun stakeholder organisasi bisnis

Meningkatkan sikap saling hormat-menghormati dalam dunia kerja bukan lagi ranah teoritis akan tetapi sudah harus jauh visioner yakni ranah aplikasi, hal ini banyak ragam contohnya serta perlu dilakukan seperti contoh saling menghargai waktu ibadah dimana seseorang dilarang untuk berkomunikasi masalah pekerjaan baik via telepon atau lainnya, seperti rekan kerja saat beribadah shalat atau waktu di mana rekan kerja sedang makan atau istirahat dengan keluarga.

Tidak sedikit rekan kerja atau atasan bahkan rekan bisnis yang mengabaikan hal ini, sebaiknya hal ini tidak dilakukan jika tidak dalam keadaan terpaksa misal emergency atau lainnya, disarankan agar jika saudara ingin berkomunikasi di luar jam kerja disarankan untuk lakukan chatt baik menggunakan aplikasi WA atau email, sehingga di waktu tertentu dapat dibaca saat seseorang membuka pesan dalam inbox WA atau email.

Adapun contoh cara menghormati dalam dunia pekerjaan banyak ragam, adapun sebagai contoh antara lain:

1. Menghormati wewenang atasan, rekan kerja atau bagian terkait dalam menyikapi suatu masalah
2. Tidak mengambil atau meng take over wewenang atau pun pekerjaan orang lain atau bagian tertentu
3. Menghormati keputusan yang telah ditentukan pihak manajemen atau pun atasan
4. Utamakan diskusi atau meeting dengan pihak tertentu, sebelum mengambil keputusan karena penting untuk mengikut-sertakan pihak-pihak terkait, dalam menangani hal tertentu dimaksudkan agar tidak dianggap melangkahi orang lain, atau bagian terkait dan ditambah lagi, keputusan yang diambil dalam forum meeting lebih kuat secara hukum atau pun pertanggung-jawabannya, jika dikemudian hari dipertanyakan oleh pihak-pihak tertentu.

• Menumbuhkan sikap kedewasaan antara semua pihak seperti baik rekan kerja, relasi bisnis maupun stakeholder organisasi bisnis
  

Pada akhirnya komunikasi antar rekan kerja atau seluruh pihak dapat berjalan dengan baik dan lancar, adanya keinsyafan dari masing-masing pihak, untuk dapat menjalin komunikasi dengan penuh kedewasaan dan menurut proporsinya masing-masing. komunikasi dapat terus dijalin, dengan mengindahkan yakni kaidah tata bahasa yang baik dan benar, disamping itu memahami adat-istiadat serta kultur yang berlaku di masyarakat timur seperti:

1. Tidak mencela atau merendahkan lawan bicara
2. Tatap mata lawan bicara, karena hal tersebut menandakan anda menyimak dengan seksama lawan bicara anda
3. Jangan pernah menyela pembicaraan
4. Jadilah pendengar yang baik, di mata rekan maupun rekan bisnis anda
5. Hormati adat istiadat yang berlaku dalam masyarakat di mana anda berada seperti menggunakan sapaan Bapak/Pak, jika lawan bicara anda orang tua atau orang baru dikenal
6. Gunakan bahasa sopan dan formal, dalam pergaulan kerja dan sebisa mungkin menghindari menggunakan bahasa pergaulan/slang kecuali di luar pekerjaan atau ketika bergaul dengan sahabat sebaya/sahabat lama.

Dampak Negatif (Jika) Tidak Menerapkan Etika Komunikasi Dalam Organisasi Bisnis

1. Rendahnya Citra Organisasi Bisnis oleh Pihak Internal maupun Pihak Eksternal
2. Membudayanya Komunikasi Yang Tidak Mengindahkan Etika di Internal Organisasi Bisnis
3. Karyawan dan Relasi Bisnis Menjadi Tidak Nyaman dalam Berhubungan dengan Organisasi Bisnis
4. Menimbulkan Rasa Frustasi dan Emosional Rekan, relasi bisnis maupun stakeholder organisasi bisnis
5. Menurunkan Tingkat Kepercayaan Relasi Bisnis dan Stakeholder dari Organisasi Bisnis

Demikian tulisan singkat ini yang dapat penulis sampaikan, mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi rekan-rekan yang berkecimpung atau bekerja di mana pun rekan-rekan bekerja, terima kasih dan semoga bermanfaat..