Pentingnya Komunikasi dalam Dunia Kerja

Pada tulisan ini Penulis mengangkat tema yang cukup akrab di dengar oleh banyak pihak serta rekan-rekan pekerja, yang sering menggeluti dunia bisnis atau pun pekerja/karyawan kantor, yang secara tugas dan tanggung jawab, berkewajiban untuk berhubungan dengan pihak eksternal dalam organisasi bisnis atau pun pihak internal dalam organisasi bisnis. 

Etika atau ethics ini menurut Penulis amat penting dalam menjalin hubungan relasi rekan kerja atau bisnis dalam jangka pendek maupun jangka panjang, sebab dalam komunikasi diperlukan saling memahami antara kedua belah pihak, baik anda sebagai informan, maupun anda sebagai receiptor informasi. 

Tulisan ini sengaja Penulis ketengahkan, berdasarkan pengalaman yang penulis alami selama bekerja dalam organisasi bisnis dan juga sebagai bahan bacaan yang mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi siapa pun, yang tertarik dalam komunikasi bisnis baik anda sebagai mahasiswa, akademisi maupun masyarakat pada umumnya.

Sedikit terlebih dahulu diketengahkan bahwa fungsi dari korespondensi sama halnya dengan sebuah komunikasi, yakni ada yang menyampaikan informasi atau ide, dari pihak informan kepada pihak receiptor dalam hal ini penerima. korespondensi yang pembuatannya memiliki isi pesan tertentu yang dapat berisi sebagai penyampaian pesan, penolakan, perintah, ataupun persetujuan dari pihak perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. surat korespondensi terdapat unsur-unsur surat yang sangat penting untuk diperhatikan antara lain:

• Pihak Pengirim

Dalam korespondensi formal seperti official letter, surat-surat bisnis maupun surat internal dalam sebuah organisasi bisnis, mencantumkan pihak pengirim surat sangat menentukan tingkat kevalidan, sebuah pesan yang disampaikan. 

Misalnya sebuah procurement officer dalam melakukan permintaan quotation penawaran barang/jasa, pihak pengirim dalam hal ini seorang procurement officer wajib mencantumkan nama jelas, posisi/jabatan, serta organisasi bisnis mana surat tersebut seorang procurement officer bernaung. 

Hal ini penting, dikarenakan seorang sales agent sebuah vendor, tidak mungkin mengirimkan quotation yang berkategori surat bisnis confidential jatuh pada orang/pihak yang tidak berkepentingan.

Dalam surat edaran internal memo yang ditujukan kepada pihak internal sebuah organisasi bisnis, penting juga untuk mencantumkan pihak atau bagian surat yang melakukan pengiriman sebuah internal memo, sebagai contoh internal memo libur nasional dan cuti bersama sebuah organisasi bisnis, pengirim surat tersebut haruslah datang dari pihak atau bagian unit yang berwenang seperti Departement HR, jika tidak mencantumkan pihak pengirim surat, maka akan dipertanyakan tingkat kevalidan sebuah internal memo tersebut.

• Pihak Penerima

Korespondensi resmi yang wajib diperhatikan ialah yakni pihak penerima sebuah surat, pihak penerima surat ialah pihak penerima pesan, ide atau gagasan sebuah informasi yang disampaikan. kevalidan pihak penerima pesan akan sangat menentukan tidak-lanjut dari isi pesan informasi yang ada dalam surat tersebut. 

Dalam hal ini, Penulis menyarankan agar ada person in charge penerima surat yang harus dituju, barulah unit person in charge tersebut bernaung. seperti contoh seorang sales representative ingin mengirimkan quotation kepada unit procurement di sebuah perusahaan calon customer potensial, maka sebaiknya surat quotation ditujuan kepada seorang procurement officer yang bertanggung-jawab atau person in charge yang menangani surat quotation dari pihak vendor.