Jadi Procurement Officer? Siapa Takut...

Dalam beberapa tulisan artikel yang penulis telusuri selama ini serta berselancar di mesin pencari Google, masih sangat sedikit para profesional di Indonesia yang menuangkan pengalamannya, untuk sekedar berbagi pengalaman tentang tugas-tugas serta tanggung jawab dunia pekerjaan dalam posisi procurement. Sehingga hal tersebut membuat penulis, tertarik membagikan sedikit pengalaman dan pengetahuan yang sedikit ini kepada siapa saja yang mungkin tertarik pada bidang yang sama.

Secara etimologi procurement berasal dari kata bahasa inggris, yakni terdiri dari procure dan ment yang menjadi suffix-nya, procure sendiri merupakan kata verba, yang bermakna memperoleh, mendapatkan, semakna dengan kata get, obstain, find, dll.

Namun kata procure sendiri bermakna umum atau general, yang secara istilah Procurement adalah proses pengadaan barang & jasa itu sendiri. Barang dan jasa yang ditawarkan memiliki berbagai macam jenis, mulai dari mesin-mesin, peralatan, kontruksi, jasa cleaning service, dan lain sebagainya. 

Sehingga secara definisi tersebut di atas, terdapat perbedaan dalam hal segi cakupan tugas dan tanggung jawab dari Purchasing. karena Purchasing merupakan proses dari pembelian barang atau jasa, sehingga bisa dibilang Purchasing adalah bagian dari Procurement. Paham kan sekarang? Bahwa purchasing ini hanya salah satu bagian dari beberapa banyak proses Procurement atau pengadaan barang. adapun cakupan dari seorang Procurement Officer antara lain:

• Perencanaan

Perencanaan merupakan tugas dan tanggung jawab dari seorang Procurement Officer yang sangat krusial, dalam tugas ini, seorang Procurement Officer dibutuhkan skill koordinasi, supervisi, serta seni komunikasi di antara internal team-nya maupun ke pihak eksternal yang ada dalam suatu organisasi bisnis, seperti contoh dalam sebuah Perusahaan Manufaktur Plastik misalnya, seorang Procurement Officer diharuskan memiliki hubungan baik dengan pihak-pihak internal seperti Warehaouse, Team PPIC/Produksi Personal In Charge (PIC), Quality Control (QC atau Team QA), serta pihak-pihak terkait lainnya. 

Dimaksudkan agar dengan hubungan dan relasi yang baik di internal tersebut, akan menghasilkan input yang bermanfaat bagi seorang Procurement Officer, seperti data-data lapangan, referensi-refensi, performa dari vendor yang telah supply ke Perusahaan selama ini, kualitas bahan baku yang diterima selama ini, jumlah quantity yang dikonsumsi pihak Produksi dalam memproduksi Barang dan data-data penting lainnya.

Data-data tersebut di atas, sangat berharga bagi seorang Procurement Officer, untuk memprediksi kapan sebuah Bahan Baku atau Material harus dibeli (Material Request di Release oleh seorang Person In Charge), sehingga jika MR yang direlease tersebut, harus segera ditindak lanjuti oleh seorang Procurement Officer sesegera mungkin, memfollow up lebih lanjut, untuk mendapatkan Quotation dari vendor-vendor potensial.

• Pengadaan Barang/Jasa

Biasanya proses pengadaan barang/jasa, seorang Procurement Officer akan melakukan follow up lebih lanjut jika approval material request atau MR, sudah di approved oleh Top Manajemen atau jika organisasi bisnis yang cakupannya luas, bisa menggunakan sistem IT seperti contoh dalam bentuk SAP System.

Jika sebuah Material Request yang diajukan oleh Enduser berhasil di Approved oleh Top Manajemen, maka secara otomatis MR tersebut akan masuk dalam Inbox Purchase Request ke personal in charge Procurement Officer yang bersangkutan. maka sejak tanggal approved itulah Procurement Officer mulai bergerak secara aktif dan efisien, memetakan dan menganalisis seperti Jenis/Barang apa yang harus dibeli?, standar quality yang diminta oleh Enduser, jumlah quantity yang diminta, tanggal dan waktu kedatangan yang material barang/jasa ke Site dan lain-lainnya, sehingga dengan analisis tersebut dapat diperoleh vendor-vendor potensial mana yang dapat serta mampu mensupply ke Perusahaan.

Foto Penulis dengan Enduser sedang melakukan koordinasi perihal MR | dokpri

• Tender Pembelian atau Kontrak serta pembuatan kontrak perjanjiannya
  

Proses tender pembelian suatu barang/jasa adalah kegiatan yang harus dilakukan sebagai Procurement Officer, sebisa mungkin dalam tahapan proses ini, seorang Procurement Officer harus didampingi oleh atasan, internal control audit officer dan vendor petensial (yang sudah mengirimkan penawaran/quotation) untuk mengakomodasi keterbukaan oleh pihak-pihak terkait, sehingga negosiasi tender yang dilakukan berjalan secara baik, terbuka atau transparan, akuntabel serta dapat dipertanggung-jawabkan dan tidak berat sebelah. 

Sehingga setiap vendor potensial yang telah memberikan penawaran harga (quotation) dapat terlayani dan diperlakukan sejajar dan sama dengan kompetitornya. hal ini sangat penting, karena untuk menjaga kepercayaan dan hubungan/relasi yang baik di masa sekarang dan yang akan datang.

• Pencarian vendor potensial (Sourching Vendor)

Data dan sourching dan analysis, merupakan tahapan penting dalam kegiatan seorang Procurement Officer, kegiatan pengumpulan informasi vendor-vendor potensial yang mungkin akan diperlukan di masa sekarang dan masa akan datang, perlu dilakukan untuk mengetahui setiap vendor main bussines atau bergerak dalam bidang apa sebuah vendor tersebut? 

apa yang diproduksi? atau jasa apa yang dihasilkan? apakah sebuah vendor masuk kategori produsen, agen, distibutor tingkat satu, distributor tingkat kedua, rekanan yang telah melakukan kerjasama dengan vendor tersebut, customer yang telah kerjasama dengan vendor tersebut dan lain sebagainya, perlu dilakukan analisis oleh seorang Procurement Officer, sebagai referensi internal yang akan bermanfaat.

• Penilaian Barang/Jasa yang dibeli atau dikontrak
  

Sebelum dilakukan release purchase order atau dilakukan penandatangan perjanjian kontrak (Purchase Agreement), seorang procurement officer diwajibkan untuk memastikan bahwa, barang/jasa yang ditawarkan oleh vendor pemenang harus sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh pihak Enduser. 

Pengecekan spesifikasi ini harus betul-betul dilakukan oleh pihak terkait, terutama pihak Enduser, dan jika spesifikasi sudah dipastikan, maka Penulis menyarankan agar proses approval speck dilakukan oleh para pihak, agar dikemudian hari tidak muncul miss persepsi di masa mendatang, karena seringkali pihak Enduser tidak mengakui speck approval kecuali dengan bukti tertulis dalam bentuk sign approval.

• Penerimaan Barang/Jasa yang telah dibeli atau dikontrak

Tugas ini secara formal di organisasi bisnis yang sudah terstruktur baik, seyogyanya dilakukan oleh pihak warehouse personal in charge, sangat dianjurkan penerimaan barang/jasa dilakukan oleh pihak warehouse, yakni unit yang berbeda dengan unit-unit di bawah procurement, agar menghindari conflict of interest terjadi saat penerimaan barang/jasa.

Akan tetapi di organisasi bisnis atau perusahaan yang kurang besar atau kecil, penerimaan barang/jasa biasanya dilakukan oleh personal in charge dari purchaser, namun hal ini sangat tidak dianjurkan oleh Penulis.

• Penilaian Kinerja Vendor
  

Penilaian kinerja dan performance dari vendor-vendor yang telah melakukan supply material barang/jasa ke Perusahaan, sebaiknya dilakukan penilaian key performancenya, ini dilakukan sebaiknya dilakukan minimum satu kali dalam satu tahun, dengan melibatkan pihak-pihak terkait, seperti Enduser, warehouse, team procurement, team accounting dan team internal control. 

Kegiatan ini perlu dilakukan untuk mengetahui kapasitas dan kualitas layanan yang diberikan vendor kepada customernya, dan sebagai bahan evaluasi bagi pihak team procurement dalam menentukan pembelian di masa yang akan datang dan bahan input bagi vendor, agar terus-menerus meningkatkan performancenya. (continous improvement) 

• Pembayaran Barang/Jasa kepada Vendor

Pada proses ini memang menjadi kewajiban bagi seorang procurement officer, untuk memonitor progres dari invoice atau tagihan yang telah di submit pihak vendor selaku seller kepada pihak buyer dalam hal ini diwakili oleh seorang procurement officer. Akan tetapi pada proses ini, sebaiknya pihak procurement untuk tetap menjadi sebagai koordinator antara pihak eksternal dan pihak internal Perusahaan. 

Ada beberapa kode etik yang berlaku, baik bagi pihak internal dan pihak eksternal, jika terjadinya delay pembayaran, pihak procurement berkewajiban menyampaikan kepada pihak vendor, dengan alasan yang dapat diterima dan logis. dan pihak internal dalam hal ini seperti Accounting Team agar dapat semaksimal mungkin memahami, bahwa terdapat agreement antara pihak internal Perusahaan dalam hal ini diwakili oleh pihak Procurement dengan pihak vendor, maka pihak Accounting Team dapat menginsyafi perjanjian tersebut, yang termaktub dalam term and condition dalam purchase order atau agreement dalam contract pembelian. Dalam hal ini kedua pihak dan pihak internal secara sadar dan profesional bekerja sesuai dengan tupoksi masing-masing.

Beberapa perusahaan yang cakupan besar kecilnya suatu organisasi bisnis, Procurement bisa menjadi divisi tersendiri yang langsung berada di bawah Owner/Factory Millhead atau bisa juga Kepala Pabrik/Project, sedangkan jika organisasi suatu bisnis tidak terlalu besar maka Departemen Procurement bisa dibawah Divisi Logistik. hal tersebut tergantung dari kebijakan dari Top Manajemen yang akan mempertimbangkan hal tersebut di atas.

Namun terdapat hal cukup krusial jika sebuah Organisasi seperti Procurement tersebut berada dalam naungan sebuah Divisi Produksi misalnya, hal tersebut membuat unit organisasi bisnis seperti Procurement akan terpengaruh dalam berbagai kebijakan yang dikeluarkan oleh Divisi Produksi, sehingga independensi sebuah Unit Procurement menjadi berkurang bahkan akan hilang dalam pemilihan vendor potensial. 

Maka dari pada itu, Penulis menyarankan agar Unit Procurement sebaiknya tidak berada dalam sebuah Divisi tertentu, sehingga tujuan dan harapan akan Indepensi, Transparansi serta Akuntabel para karyawannya dapat ditegakan sesuai dengan Standart Operational Procedure (SOP) dan Work Intruction (WI) yang ditetapkan oleh Perusahaan atau Organisasi Bisnis.

Sebuah Organisasi Bisnis seperti unit Procurement diharuskan memiliki kemerdekaan dalam menentukan dalam berbagai kebijakan dalam pengadaan barang/jasa, ia harus bebas serta bertanggung-jawab disetiap keputusan yang diambil, sehingga dalam Internal Control Audit yang dilakukan oleh Team Auditor Internal maupun pihak Auditor Eksternal dapat mendapatkan jawaban yang memuaskan serta logis, sesuai dengan prinsip-prinsip transparansi, akuntabel dan bertanggung-jawab. 

Procurement Officer diharuskan siap sedia kapanpun jika pihak internal audit dan pihak eksternal audit, menanyakan suatu hal yang memang menjadi kewajiban untuk dijelaskan oleh seorang Procurement Officer. hal ini merupakan bagian control perusahaan atau organisasi bisnis, untuk memastikan bahwa SOP dan IK yang telah ada, dapat berjalan sebagaimana mestinya. 

Jadi seorang Procurement Officer tidak boleh menghindari kegiatan agenda Annual Auditing yang berjalan dalam sebuah organisasi bisnis perusahaan. sedangkan agenda auditing ini berjalan tergantung dari kebijakan dari masing-masing perusahaan, ada yang menetapkan dilakukan setiap triwulan, bisa pula setiap semester atau bahkan cukup auditing tahunan, hal tersebut tergantung dari kebijakan Divisi Internal Control di suatu Perusahaan