Jadi Procurement Officer? Siapa Takut...

Ada beberapa kode etik yang berlaku, baik bagi pihak internal dan pihak eksternal, jika terjadinya delay pembayaran, pihak procurement berkewajiban menyampaikan kepada pihak vendor, dengan alasan yang dapat diterima dan logis. dan pihak internal dalam hal ini seperti Accounting Team agar dapat semaksimal mungkin memahami, bahwa terdapat agreement antara pihak internal Perusahaan dalam hal ini diwakili oleh pihak Procurement dengan pihak vendor, maka pihak Accounting Team dapat menginsyafi perjanjian tersebut, yang termaktub dalam term and condition dalam purchase order atau agreement dalam contract pembelian. Dalam hal ini kedua pihak dan pihak internal secara sadar dan profesional bekerja sesuai dengan tupoksi masing-masing.

Beberapa perusahaan yang cakupan besar kecilnya suatu organisasi bisnis, Procurement bisa menjadi divisi tersendiri yang langsung berada di bawah Owner/Factory Millhead atau bisa juga Kepala Pabrik/Project, sedangkan jika organisasi suatu bisnis tidak terlalu besar maka Departemen Procurement bisa dibawah Divisi Logistik. hal tersebut tergantung dari kebijakan dari Top Manajemen yang akan mempertimbangkan hal tersebut di atas.

Namun terdapat hal cukup krusial jika sebuah Organisasi seperti Procurement tersebut berada dalam naungan sebuah Divisi Produksi misalnya, hal tersebut membuat unit organisasi bisnis seperti Procurement akan terpengaruh dalam berbagai kebijakan yang dikeluarkan oleh Divisi Produksi, sehingga independensi sebuah Unit Procurement menjadi berkurang bahkan akan hilang dalam pemilihan vendor potensial. 

Maka dari pada itu, Penulis menyarankan agar Unit Procurement sebaiknya tidak berada dalam sebuah Divisi tertentu, sehingga tujuan dan harapan akan Indepensi, Transparansi serta Akuntabel para karyawannya dapat ditegakan sesuai dengan Standart Operational Procedure (SOP) dan Work Intruction (WI) yang ditetapkan oleh Perusahaan atau Organisasi Bisnis.

Sebuah Organisasi Bisnis seperti unit Procurement diharuskan memiliki kemerdekaan dalam menentukan dalam berbagai kebijakan dalam pengadaan barang/jasa, ia harus bebas serta bertanggung-jawab disetiap keputusan yang diambil, sehingga dalam Internal Control Audit yang dilakukan oleh Team Auditor Internal maupun pihak Auditor Eksternal dapat mendapatkan jawaban yang memuaskan serta logis, sesuai dengan prinsip-prinsip transparansi, akuntabel dan bertanggung-jawab. 

Procurement Officer diharuskan siap sedia kapanpun jika pihak internal audit dan pihak eksternal audit, menanyakan suatu hal yang memang menjadi kewajiban untuk dijelaskan oleh seorang Procurement Officer. hal ini merupakan bagian control perusahaan atau organisasi bisnis, untuk memastikan bahwa SOP dan IK yang telah ada, dapat berjalan sebagaimana mestinya. 

Jadi seorang Procurement Officer tidak boleh menghindari kegiatan agenda Annual Auditing yang berjalan dalam sebuah organisasi bisnis perusahaan. sedangkan agenda auditing ini berjalan tergantung dari kebijakan dari masing-masing perusahaan, ada yang menetapkan dilakukan setiap triwulan, bisa pula setiap semester atau bahkan cukup auditing tahunan, hal tersebut tergantung dari kebijakan Divisi Internal Control di suatu Perusahaan