Jadi Procurement Officer? Siapa Takut...

Proses tender pembelian suatu barang/jasa adalah kegiatan yang harus dilakukan sebagai Procurement Officer, sebisa mungkin dalam tahapan proses ini, seorang Procurement Officer harus didampingi oleh atasan, internal control audit officer dan vendor petensial (yang sudah mengirimkan penawaran/quotation) untuk mengakomodasi keterbukaan oleh pihak-pihak terkait, sehingga negosiasi tender yang dilakukan berjalan secara baik, terbuka atau transparan, akuntabel serta dapat dipertanggung-jawabkan dan tidak berat sebelah. 

Sehingga setiap vendor potensial yang telah memberikan penawaran harga (quotation) dapat terlayani dan diperlakukan sejajar dan sama dengan kompetitornya. hal ini sangat penting, karena untuk menjaga kepercayaan dan hubungan/relasi yang baik di masa sekarang dan yang akan datang.

• Pencarian vendor potensial (Sourching Vendor)

Data dan sourching dan analysis, merupakan tahapan penting dalam kegiatan seorang Procurement Officer, kegiatan pengumpulan informasi vendor-vendor potensial yang mungkin akan diperlukan di masa sekarang dan masa akan datang, perlu dilakukan untuk mengetahui setiap vendor main bussines atau bergerak dalam bidang apa sebuah vendor tersebut? 

apa yang diproduksi? atau jasa apa yang dihasilkan? apakah sebuah vendor masuk kategori produsen, agen, distibutor tingkat satu, distributor tingkat kedua, rekanan yang telah melakukan kerjasama dengan vendor tersebut, customer yang telah kerjasama dengan vendor tersebut dan lain sebagainya, perlu dilakukan analisis oleh seorang Procurement Officer, sebagai referensi internal yang akan bermanfaat.

• Penilaian Barang/Jasa yang dibeli atau dikontrak
  

Sebelum dilakukan release purchase order atau dilakukan penandatangan perjanjian kontrak (Purchase Agreement), seorang procurement officer diwajibkan untuk memastikan bahwa, barang/jasa yang ditawarkan oleh vendor pemenang harus sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh pihak Enduser. 

Pengecekan spesifikasi ini harus betul-betul dilakukan oleh pihak terkait, terutama pihak Enduser, dan jika spesifikasi sudah dipastikan, maka Penulis menyarankan agar proses approval speck dilakukan oleh para pihak, agar dikemudian hari tidak muncul miss persepsi di masa mendatang, karena seringkali pihak Enduser tidak mengakui speck approval kecuali dengan bukti tertulis dalam bentuk sign approval.

• Penerimaan Barang/Jasa yang telah dibeli atau dikontrak

Tugas ini secara formal di organisasi bisnis yang sudah terstruktur baik, seyogyanya dilakukan oleh pihak warehouse personal in charge, sangat dianjurkan penerimaan barang/jasa dilakukan oleh pihak warehouse, yakni unit yang berbeda dengan unit-unit di bawah procurement, agar menghindari conflict of interest terjadi saat penerimaan barang/jasa.

Akan tetapi di organisasi bisnis atau perusahaan yang kurang besar atau kecil, penerimaan barang/jasa biasanya dilakukan oleh personal in charge dari purchaser, namun hal ini sangat tidak dianjurkan oleh Penulis.

• Penilaian Kinerja Vendor
  

Penilaian kinerja dan performance dari vendor-vendor yang telah melakukan supply material barang/jasa ke Perusahaan, sebaiknya dilakukan penilaian key performancenya, ini dilakukan sebaiknya dilakukan minimum satu kali dalam satu tahun, dengan melibatkan pihak-pihak terkait, seperti Enduser, warehouse, team procurement, team accounting dan team internal control. 

Kegiatan ini perlu dilakukan untuk mengetahui kapasitas dan kualitas layanan yang diberikan vendor kepada customernya, dan sebagai bahan evaluasi bagi pihak team procurement dalam menentukan pembelian di masa yang akan datang dan bahan input bagi vendor, agar terus-menerus meningkatkan performancenya. (continous improvement) 

• Pembayaran Barang/Jasa kepada Vendor

Pada proses ini memang menjadi kewajiban bagi seorang procurement officer, untuk memonitor progres dari invoice atau tagihan yang telah di submit pihak vendor selaku seller kepada pihak buyer dalam hal ini diwakili oleh seorang procurement officer. Akan tetapi pada proses ini, sebaiknya pihak procurement untuk tetap menjadi sebagai koordinator antara pihak eksternal dan pihak internal Perusahaan.