Atasan Bukan Tempat Curhat, Kenali Batasan dan Belajar Prioritasi Masalah

Bayangkan ini: kamu sedang duduk di depan layar komputer, fokus dengan deadline besar yang sudah menghantui sejak pagi. Tiba-tiba, ponselmu bergetar. Notifikasi WhatsApp dari salah satu bawahanmu muncul. "Wah, mungkin ini sesuatu yang penting," pikirmu.

Dengan cepat, kamu membuka pesan tersebut, cuma untuk menemukan isi yang jauh dari perkiraan: sebuah laporan tentang masalah kecil yang sebenarnya tidak memengaruhi pekerjaan besar, tidak ada urgensinya, dan sebenarnya bisa dia selesaikan sendiri. Apa yang terjadi selanjutnya? Fokusmu buyar, emosimu naik, dan waktu berhargamu terbuang.

Situasi seperti ini mungkin pernah dialami oleh banyak orang, terutama mereka yang memimpin tim. Tidak jarang, bawahan yang kurang memahami pentingnya prioritas malah menyampaikan hal-hal kecil yang sebenarnya tidak perlu melibatkan atasan. 

Baca juga: Mana yang Lebih Penting Antara Punya Ide atau Kemampuan Mengeksekusinya?

Fenomena ini bukan cuma mengganggu, tapi juga menimbulkan frustrasi. Mari kita bahas mengapa oversharing masalah kecil ke atasan adalah kebiasaan yang perlu dihentikan, dan bagaimana kita bisa mengelolanya.

Oversharing: Ketika Masalah Kecil Jadi Beban Besar

Sebagai pemimpin, peranmu adalah mengarahkan, mendukung, dan memastikan tujuan tim tercapai. Tapi, beberapa bawahan cenderung memandangmu sebagai "tempat curhat" untuk setiap hal yang mereka temui. Mereka mungkin merasa dengan melaporkan semua detail, mereka terlihat lebih transparan atau proaktif. Tapi, kenyataannya, tidak semua hal perlu diceritakan.

Oversharing sering kali terjadi karena kurangnya pemahaman tentang apa yang penting dan apa yang tidak. Bagi bawahanmu, mungkin saja masalah kecil itu terasa besar karena mereka kurang percaya diri untuk menyelesaikannya sendiri. Tapi, sebagai atasan, kamu tidak punya waktu untuk setiap masalah kecil yang sebenarnya bisa mereka atasi sendiri.

Bayangkan kalau setiap orang di timmu melakukan hal yang sama: mengirim pesan setiap kali ada kendala kecil. Tidak peduli seberapa kecil, jumlah pesan itu bisa mengganggu fokusmu, membuatmu kewalahan, dan pada akhirnya memperlambat keputusan penting yang harus diambil.

Ketahui Prioritas: Apa yang Perlu Dilaporkan?

Baca juga: Dampak Buruk Nepotisme Dengan Terlalu Banyaknya Anggota Keluarga di Kantor

Hal pertama yang harus dipahami oleh setiap anggota tim adalah ini: tidak semua masalah harus dilaporkan ke atasan. Ada dua kriteria utama yang harus dipertimbangkan sebelum mereka menghubungimu: urgensi dan relevansi.

Baca juga: Ketika Hangout Bareng Rekan Kerja Berujung pada Konflik Kepentingan

Urgensi berarti masalah tersebut membutuhkan perhatian segera karena dampaknya akan langsung terasa pada pekerjaan tim atau proyek yang sedang berjalan. Relevansi berarti masalah itu memang memerlukan keputusan atau intervensimu sebagai atasan. Kalau keduanya tidak terpenuhi, mungkin itu adalah sesuatu yang bisa mereka tangani sendiri.

Sebagai contoh, kalau ada gangguan sistem yang membuat seluruh tim tidak bisa bekerja, tentu ini adalah sesuatu yang harus segera dilaporkan. Tapi, kalau seseorang lupa membawa charger laptopnya dan tidak bisa bekerja dengan optimal selama beberapa jam, ini jelas bukan sesuatu yang mendesak untuk disampaikan.

Pahami Posisi Atasan: Mereka Juga Punya Kerjaan

Sebagai bawahan, kadang sulit untuk melihat gambaran besar. Tapi, penting bagi setiap anggota tim untuk memahami kalau atasan mereka bukan cuma mengurus satu orang saja. Atasan punya tanggung jawab yang lebih luas, mulai dari merencanakan strategi tim hingga memastikan semua target terpenuhi.

Setiap kali seorang bawahan mengirimkan pesan atau melaporkan sesuatu yang tidak penting, itu artinya mereka secara tidak langsung meminta perhatian atasannya untuk beralih dari pekerjaan penting lainnya. Ini seperti mengetuk pintu seseorang yang sedang sibuk dan memintanya berhenti bekerja cuma untuk mendengar keluhan kecil yang sebenarnya bisa diabaikan.

Sebagai atasan, mungkin ada dorongan untuk selalu terlihat tersedia dan responsif. Tapi, membiarkan bawahan terlalu bergantung padamu justru bisa menjadi bumerang. Mereka mungkin tidak belajar untuk berpikir mandiri dan mengatasi masalah dengan cara yang lebih dewasa.

Solusi: Ajari Bawahanmu Menyaring Masalah

Masalah oversharing ini bisa diatasi dengan membangun budaya komunikasi yang sehat di timmu. Ajarkan mereka untuk menyaring informasi sebelum membawanya kepadamu. Salah satu cara efektif adalah dengan memperkenalkan konsep "3 Pertanyaan Penting":

1. Apakah masalah ini benar-benar membutuhkan keputusan atasan?
   Kalau jawabannya tidak, maka bawahanmu sebaiknya mencoba menyelesaikannya sendiri terlebih dahulu.
2. Apa dampak dari masalah ini terhadap pekerjaan tim atau perusahaan?
   Kalau dampaknya kecil atau hampir tidak ada, mungkin masalah itu tidak perlu dilaporkan.
3. Apakah ada solusi yang bisa saya coba sebelum melibatkan atasan?
   Dorong mereka untuk berpikir kritis dan mencoba menyelesaikan masalah sebelum meminta bantuanmu.

Dengan menggunakan 3 pertanyaan ini, bawahanmu akan belajar untuk lebih mandiri dalam menyelesaikan masalah sehari-hari. Mereka juga akan memahami kalau tidak semua hal perlu dilaporkan, apalagi kalau itu cuma masalah kecil.

Ketegasan adalah Kunci

Sebagai pemimpin, kamu juga harus tegas. Kalau bawahanmu terus-menerus melaporkan hal-hal yang tidak penting, beri mereka umpan balik yang jelas. Sampaikan kalau kamu menghargai transparansi mereka, tapi kamu juga perlu mereka untuk memilah mana yang benar-benar penting untukmu.

Jelaskan kalau hal ini bukan karena kamu tidak peduli, tapi karena kamu ingin mereka berkembang dan menjadi lebih mandiri. Dengan memberi mereka ruang untuk mengambil keputusan sendiri, kamu tidak cuma membebaskan waktu untuk fokus pada hal-hal yang lebih strategis, tapi juga membantu mereka tumbuh sebagai individu yang lebih kompeten.

Mengelola Ekspektasi Komunikasi

Selain itu, penting untuk mengelola ekspektasi komunikasi di timmu. Misalnya, kamu bisa menentukan waktu tertentu di mana mereka bisa mendiskusikan masalah atau meminta keputusan. Dengan cara ini, mereka akan belajar untuk mengelompokkan pertanyaan atau masalah mereka, daripada terus-menerus mengirimkan pesan sepanjang hari.

Kamu juga bisa menetapkan aturan tentang bagaimana mereka harus menyampaikan masalah. Misalnya, minta mereka untuk memberikan konteks singkat dan usulan solusi setiap kali mereka melaporkan sesuatu. Ini akan membuat percakapan lebih efisien dan membantumu memahami inti masalah dengan cepat.

Kesimpulan: Belajar Bertanggung Jawab atas Masalah Sendiri

Pada akhirnya, hubungan antara atasan dan bawahan yang sehat adalah tentang saling menghormati waktu dan tanggung jawab masing-masing. Bawahan perlu belajar untuk lebih bertanggung jawab atas masalah kecil mereka sendiri, sementara atasan harus memberi ruang bagi tim untuk berkembang.

Dengan mengurangi kebiasaan oversharing, timmu tidak cuma akan menjadi lebih efisien, tapi juga lebih mandiri dan percaya diri dalam menghadapi tantangan. Dan yang terpenting, kamu bisa fokus pada pekerjaan besar yang benar-benar membutuhkan perhatianmu.

Jadi, lain kali ketika ada pesan WhatsApp dari bawahanmu, pastikan kamu sudah mengajarkan mereka cara memilah mana yang penting dan mana yang tidak. Karena, sebagai pemimpin, kamu bukan tempat curhat, melainkan pemandu untuk tim yang lebih kuat dan mandiri.

Semoga bermanfaat!