HRIS Menjadi Penolong dalam Memudahkan Pekerjaan HR

Mungkin bagi perusahaan kecil pengelolaan karyawan masih terbilang mudah. Namun bagi perusahaan dalam skala besar, mengelola karyawan menjadi hal yang rumit dan memerlukan banyak waktu. 

Kesalahan mungkin sekali terjadi dalam pengelolaan karyawan pada perusahaan. Maka dari itu, seiring berjalanya waktu dan perkembangan teknologi yang semakin canggih sistem pengelolaan karyawan memiliki banyak perubahan agar kesalahan tidak terjadi dan semuanya menjadi lebih efisien.

Saat ini telah ada sebuah sistem yang membantu HR dalam mengelola karyawan yang disebut dengan istilah ( HRIS ) Human Resource Information System. HRIS ini adalah sebua untuk recruitment, payroll, training, dan kegiatan HR lainya yang berguna dalam mengelola karyawan.

Berbagai cara untuk menyimpan, menganalisis, mendapatkan, serta membagikan data terkait dengan HR disediakan oleh HRIS. HRIS sebagai sistem pengganti pekerjaan HR yang manual menjadi modern. 

Contohnya sebelum adanya HRIS perusahaan menggunakan manual untuk menggaji karyawan. Namun, dengan adanya HRIS perusahaan menjadi lebih praktis apabila akan menggaji karyawan.

Implementasi HRIS ini memudahkan divisi HR untuk melakukan pekerjaan terkait karyawan agar tidak memakan waktu terlalu banyak. Sistem ini juga dapat membantu mengontrol kinerja pegawai, memudahkan dalam proses recuitment, memudahkan dalam pengambilan keputusan karena data karyawan tersimpan dengan baik, meningkatkan satisfaction karyawan, dan mengehmat biaya pengeluaran untuk HR.

Peran HRIS dalam membantu pekerjaan HR antara lain :

a. Penggajian

Memberikan balas jasa kepada karyawan merupakan suatu kewajiban bagi perusahaan. Penggunaan HRIS ini dapat membantu pekerjaan HR karena dapat mengelola proses penggajian secara otomatis. 

Undang-undang ketenagakerjaan mengatur bahwa setiap perusahaan harus memberikan slip gaji kepada karyawan. Oleh karena itu, HR harus memastikan slip gaji yang diberikan tidak memiliki kesalahan penghitungan. Dengan adanya HRIS ini, slip gaji dan penghitunganya bisa otomatis memberikan output dengan kesalahan yang minim.

b. Rekrutmen

Semua perusahaan pasti menginginkan kandidat yang unggul. HRIS ini memudahkan proses rekrutmen dari melamar kerja hingga onboarding secara mudah. Sejak dulu, proses rekrutmen karyawan dilakukan dengan mengirim surat lamaran berbentuk hard file yang membuat berkas terlalu banyak dan menumpuk bahkan bisa terjadi hilangnya dokumen para pelamar. Dengan adanya HRIS, pelamar bisa mengirimkan lamaranya dalam bentuk soft file dan menyimpanya pada sistem tanpa takut dokumenya hilang.

c. Penilaian Kinerja

Kinerja karyawan akan dinilai setiap enam bulan sekali atau setahun sekali guna menunjang jenjang karir karyawan. HRIS berperan agar proses penilaian kinerja karyawan ini dapat dilakukan secara objektif tanpa dipengaruhi pihak lain.

d. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pelatihan ini dibutuhkan untuk mengembangkan skill yang ada dalam diri karyawan itu sendiri. HRIS melalui sistem canggih dapat membentuk silabus hingga evaluasi dari pelatihan karyawan.

e. Membantu Absensi Karyawan

Absensi manual sangatlah tidak efisien. Absensi harus dipantau setiap hari dan dicatat agar akurat. HRIS menyediakan fitur absensi mobile yang memudahkan HR dalam menyediakan layanan absensi kepada karyawanya. Data kehadiran, jam masuk karyawan, jam pulang karyawan, dan lain sebagainya akan tercatat secara lengkap tanpa adanya kesalahan. Banyak software absensi yang menggunakan fitur sidik jari dan wajah sehingga absensi tidak akan salah dan terjamin kebenaranya.

Ada beberapa software HRIS yang populer di Indonesia seperti Talenta, KaryaOne, AqtiveHR, Haermes, LinovHR.

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis

Menerapkan HRIS merupakan sebuah keharusan bagi perusahaan besar. Dengan sistem ini perusahaan akan lebih mudah meningkatkan performa kerja dan meminimalisir kesalahan pengelolaan.

Penerapan HRIS ini juga dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain kesiapan penggunaan teknologi, fasilitas, sumber daya manusianya, kebijakan pemerintah, lingkungan eksternal perusahaan, dan karakteristik industri.

Perusahaan besar yang telah menerapkan HRIS ini seperti Gojek, BNI, Angkasa Pura, Lion Parcel, dan masih banyak lainya.

Sumber: Dokumen Pribadi Penulis

Tentu perusahaan sekelas mereka sangat membutuhkan HRIS dalam mengelola karyawan yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan.

Berdasarkan uraian diatas, semakin berkembangnya teknologi muncul HRIS untuk mempermudah pekerjaan HR dalam mengelola data karyawan seperti rekrutmen, penggajian, penilaian kinerja, dan aktivitas HR lainnya. 

Tanpa adanya HRIS ini perusahaan masih menggunakan cara manual dan akan memakan waktu banyak dalam mengelola karyawan. Mari gunakan HRIS pada perusahaan agar sejalan dengan perkembangan jaman serta meningkatkan efisiensi perusahaan Anda.