Peran Pejabat Pengawas dalam Mengelola Komunikasi Publik

Komunikasi adalah hal yang mendasar dalam kehidupan manusia. Manusia melakukan komunikasi  dari  bangun tidur sampai  tidur lagi  dan untuk berbagai macam keperluan. Komunikasi dilakukan di semua aspek kehidupan; personal, sosial  dan  profesional:  anggota  keluarga  berkumpul  menceritakan  kegiatan mereka hari itu di meja makan; dua sahabat yang lama tidak bertemu, berkomunikasi  kembali  lewat  socialmedia;  saat  interview  kerja  untuk  menjadi CPNS; petugas mengadakan penyuluhan pajak kepada masyarakat untuk taat membayar pajak; dokter memberikan saran medis untuk pasiennya; widyaiswara menyampaikan bahan ajarnya ke peserta diklat; dua orang dari dua belahan dunia yang  berbeda  berusaha  saling  memahami  untuk  melakukan  bisnis  bersama; politisi saat masa kampanye; pesawat terbang mau mendarat berkomunikasi dengan menara pesawat; dsb.

Komunikasi begitu pentingnya dalam kehidupan sehari-hari. Tidak ada hal yang lebih penting yang dilakukan oleh manusia selain komunikasi. Sebegitu pentingnya seringkali komunikasi dianggap sesuatu yang natural terjadi seperti manusia bernapas. Terlebih bagi pegawai pemerintah yang memang tugas utamanya adalah berkomunikasi untuk melayani rakyat.

Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik mutlak dimiliki oleh seorang pemimpin birokrasi. Salah satu tugas utama pemimpin adalah mempengaruhi staf dan orang-orang yang bekerja disekelilingnya untuk melakukan hal yang sejalan dengan pemikirannya dan pemikiran organisasinya. Kemampuan menyampaikan pesan dengan efektif akan mengurangi kesalah pahaman yang pada gilirannya nanti akan dapat meningkatkan produktifits kerja.

Apakah benar komunikasi publik adalah sesuatu yang alami yang dapat dilakukan manusia begitu saja, terlebih bila dia sudah menjadi pemimpin? Bila demikian  adanya  apakah  secara  natural  seorang  pemimpin  bisa  berbicara  di depan publik dengan lancar dan penuh makna, sehingga pesan tersampaikan, dan dapat mempengaruhi atau merubah perilaku kolega kerjanya? Memang ada sebagian pemimpin yang secara natural dapat melakukannya. Namun tidak sedikit pemimpin, utamanya Pejabat Pengawas yang mengalami kesulitan melakukan komunikasi publik dengan efektif.

I. KONSEP KOMUNIKASI PUBLIK

Seperti sudah disampaikan sebelummnya bahwa penting bagi seorang Pejabat Pengawas untuk membangun kemampuan komunikasi publik. Kemampuan ini dibutuhkan agar dapat menjalankan tugas fungsinya dengan baik, terutama saat penyampaian ide, pikiran dan pesan yang terkait dengan bidang tugasnya.

Komunikasi publik pada hakikatnya adalah proses penyampaian pesan atau informasi   yang   ditujukan   kepada   banyak   orang.   Karenanya   mempelajari komunikasi publik tidak akan terpisahkan dari mempelajari komunikasi itu sendiri secara umum.  Ilmu  atau praktek komunikasi tentu menjadi  dasar untuk dapat melakukan komunikasi publik.

Fakta bahwa ketrampilan berkomunikasi dapat dipelajari, menyebabkan komunikasi dikategorikan sebagai ilmu, dan bisa diterapkan dengan seni tersendiri. Ruben and Stewart (2006) sepakat menyatakan bahwa komunikasi disebut ilmu sekaligus seni (science and art). Sebagai ilmu, komunikasi memiliki serangkaian teori dan pendekatan ilmiah yang dapat dipelajari di bangku kuliah. Sebagai seni, komunikasi  menyediakan  tips-tips  dan  petunjuk  praktis  bagaimana  menjadi komunikator dan komunikan, dapat dilatih dan dipelajari.

II.1 PENGERTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI PUBLIK

            Komunikasi digunakan dalam bentuk yang sangat luas, bukan hanya lisan namun juga tulisan. Tidak hanya dalam kalimat pendek, namun juga kalimat - kalimat yang panjang seperti terdapat dalam dokumen atau ceramah. Komunikasi juga tidak hanya dilakukan secara tatap muka, tapi juga bisa melibatkan teknologi komunikasi. Komunikasi bisa dalam bentuk percakapan atau penyampaian pesan kepada banyak orang (publik). Karenanya mempelajari komunikasi publik, tidak akan lepas dari mempelajari komunikasi itu sendiri  secara umum. Dasar-dasar ilmu komunikasi akan menjadi landasan untuk melakukan komunikasi publik, terutama dalam konteks pemakaian komunikasi publik dalam menjalankan tugas sebagai pejabat pengawas.

            Dalam konteks pemerintahan,  komunikasi  birokrasi  merupakan  suatu bentuk komunikasi yang mampu mengakomodir pesan dari atasan ke bawahan atau sebaliknya. Dalam komunikasi birokrasi, keefektifitasan komunikasi sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Pada dasarnya komunikasi merupakan proses yang mampu menghasilkan perubahan sikap  (attitude change) pada rekan kerja.

            Komunikasi Publik adalah Proses penyampaian informasi kepada banyak orang. Ruben dan Stewart (2013) menyatakan bahwa komunikasi publik memainkan peran penting dalam menciptakan dan menyebarluaskan pesan yang penting bagi kegiatan kita sebagai individu, dan kegiatan kita dalam hubungan, kelompok, komunitas, organisasi, dan masyarakat. Masih lanjut mereka lagi, komunikasi publik merujuk pada situasi dimana pesan yang dibuat, disebarkan ke sejumlah penerima yang relatif besar dalam keadaan yang relatif impersonal.

Banyak definisi komunikasi yang disampaikan oleh para ahli. Dance dan Larson dalam Ruben dan Steward (2006) mengidentifikasi lebih dari 126 definisi komunikasi yang telah dipublikasikan. Kamus Collins Cobuild keluaran Birmingham University (2019) pun mengeluarkan sekurangnya tiga belas (13) definisi komunikasi. Beberapa definisi itu diantaranya:

―Pemberian  atau penukaran informasi, tanda, pesan, baik secara lisan, non lisan dan tulisan.‖

―Komunikasi merupakan sistim dan proses yang dipakai untuk menyampaikan atau menyebarluaskan informasi, terutama menggunakan alat elektronik atau gelombag radio.‖

―Komunikasi … mencakup semua cara dimana setiap pemikiran bisa saling mempengaruhi

―Komunikasi adalah seni menyampaikan ide, terutama dalam perkataan lisan dan tulisan.‖

―Komunikasi  terjadi ketika seseorang atau lebih mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan, terjadi dalam konteks, mempunyai beberapa efek, dan memungkinkan memberikan umpan balik.‖

Pada intinya definisi – definisi diatas memiliki unsur yang sama yaitu mentransfer informasi.

            Di sisi lain Salah satu psikolog yang banyak berpengaruh di abad ke 20, Hovland (1998) menyatakan bahwa Communication is the process to modify the behavior of other individuals. Komunikasi adalah proses untuk merubah perilaku orang  di  sekitar.  Definisi  ini  termaknai  pula  bahwa  komunikasi  bukan  hanya sekedar penyampaian pesan, namun juga berfungsi sebagai alat pembentuk opini publik dan sikap  publik.  Kemampuan  mempengaruhi  orang lain,  dalam hal  ini mungkin bawahan, kolega, atasan atau bahkan stakehokders eksternal,  sangat penting dalam konteks pemerintah.

            Ada beberapa komponen yang mempengaruhi keefektifan komunikasi, diantaranya:

1.  Encoding

Komunikasi efektif diawali dengan encoding atau penetapan kode atau symbol yang memungkinkan pesan tersampaikan secara jelas dan dapat diterima serta dipahami dengan baik oleh komunikan (penerima pesan)

2.  Decoding

Decoding, komponen penting lainnya dalam komunikasi, yaitu kemampuan penerima  memahami  pesan yang diterimanya. Karenanya, dalam komunikasi efektif, pemahaman tentang audiens sngat penting guna menentukan metode penyampaian dan gaya Bahasa yang cocok dengan mereka.

3.  Konteks (context)

Konteks  komunikasi  yaitu konteks komunikasi  yaitu  ruang, tempat,  dan kepada   siapa   kita   melakukan   komunikasi.   Konteks   komunikasi   juga mengacu kepada level komunikasi – komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok (group), komunikasi organisasi, komunikasi public/massa.

4.  Bahasa Tubuh (Body Language)

Bahasa tubuh – dikenal juga sebagai komunikasi nonverbal (nonverbal communication) – meliputi poster, posisi tangan dan lengan, kontak mata, dan ekspresi wajah. Bahasa tubuh yang konsisten dan sesuai dapat meningkatkan pengertian. Gerakan  anggota  badan harus  sesuai  dengan  yang  diucapkan.  Bahasa tubuh terpenting adalah senyum dan kontak mata.

5.  Gangguan /Hambatan (Noise / Interference)

Ada  beberapa  hal  yang  membuat  komunikasi  terganggu.  Emosi  adalah salah satunya. Emosi bisa mengganggu terjadinya komunikasi efektif. Jika komunikator marah, kemampuannya mengirimkan pesan aktif mungkin berpengaruh negative. Gambar berikut menunjukkan hal-hal lain yang bisa menjadi kendala komunikasi.

6.  Pikiran Terbuka (Open-minded)

     Pikiran terbuka merupakan komponen penting lain dalam komunikasi efektif.

     Jangan terburu menilai atau mengkritisi ucapan orang lain. Kita harus mengedepankan respek, menghargai pendapat atau pandangan orang lain, juga menunjukkian empati dengan berusaha memahami situasi atau masalah dari perspektif orang lain.

7.  Mendengar Aktif (Active Listening)

   Mendengar pendengar yang baik dan aktif akan meningkatkan pemahaman atas pemikiran dan perasaan orang lain.

Tunjukkan bahwa kita focus mendengarkan ucapan orang lain, misalnya dengan menganggukkan kepala dan membuat ―indikasi verbal‖ bahwa kita setuju dengan mengatakan misalnya—―oh…‖Jangan menginterupsi pembicaraan orang lain. Ini akan mengganggu kelancara obrolan.

8.  Refleksi

Pastikan bahwa kita mengerti ucapan orang lain dengan ―konfirmasi‖, yaitu meringkas pesan utama yang disampaikan orang lain. Kita bisa mengulang yang diucapkan orang lain, sekaligus ―klarifikasi‖ bahwa maksud perkataannya  ―begini‖  dan  ―begitu‖.   Kemampuan   mendengar  menjadi sangat krusial sebelum kita bisa melakukan refleksi ini

Dari komponen-komponen diatas, proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:

II.2 BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Ada beberapa bentuk komunikasi, diantaranya

1.  Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi yang terjadi dalam diri seseorang. Pada dasarnya manusia dapat menjadi objek untuk dirinya sendiri.  Dalam konteks  melakukan  komunikasi, dia  sebagai  komunikator dan dia juga sebagi komunikannya. Bentuk komunikasi seperti ini dapat terjadi melalui proses-proses seperti: sensasi, persepsi, memori, berpikir, refleksi.

2.  Komunikasi interpersonal

Komunikasi  ini  adalah  proses  komunikasi  yang  berlangsung  anatara  2 orang atau lebih, baik secara verbal maupun non verbal.

3.  Komunikasi kelompok

Komunikasi yang berlangsung antara seorang komunikator dengan sekelompok orang yang bejumlah lebih dari dua. Komunikasi kelompok biasanya dilakukan dengan tujuan untuk melakukan hubungan social, untuk urusan   Pendidikan,   untuk   melakukan   persuasi,   untuk   memecahkan masalah, dan melakukan terapi.

4.  Komunikasi Publik

Adalah penyampaian pesan berupa ide atau gagasan, informasi, ajakan dan sebagianya yang dilakukan kepada khalayak ramai dengan cara tatap muka langsung atau melalui media massa, email, blog, jejaring social, dan media lainnya yang dapat menjangkau khalayak ramai. Ciri utama komunikasi public adalah berisi pesan yang penting diketahui public, dikenal dengan Informasi Publik, yang diharapkan menggugah orang banyak.

5.  Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah proses penyampaian pesan dalam suatu organisasi baik dilakukan secara formal maupun informal.

6.  Komunikasi Massa

Komunikasi  massa  yaitu  komunikasi  kepada  khalayak  ramai  hanya dengan   menggunakan   media   massa,   seperti   surat   khabar,   majalah, website, radio, televisi, spanduk, surat, dsb.

7.  Komunikasi Antar Budaya

Adalah komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang memiliki kebudayaan yang berbeda, dapat berupa perbedaan ras, ethnic, atau sosioekonomi, atau gabungan dari  ketiganya. Komunikasi  antar budaya, jamaknya dilakukan untuk menjembatani perbedaan budaya sehingga menciptakan pemahaman diantara pihak yang terlibat. Hal ini jamak dilakukan di dunia bisnis ataupun social kemasyarakatan.

8.  Komunikasi international

Komunikasi internasional yakni proses pengiriman pesan yang dilakukan oleh komunikator untuk kepentingan dan mewakili negaranya kepada komunikan yang mewakili negara lain.

II.4 TEKNIK KOMUNIKASI PUBLIK

 

Untuk mengoptimalkan keberhasilan penyampaian pesan perlu dikuasai teknik- teknik komunikasi publik, diantaranya:

1.  Teknik Publik speaking

Bagaiamana  cara  berbicara  di  depan  umum.  Public  Speaking ini  dapat dilakukan secara terencana maupun spontan. Bagaimana memilih kata, bahasa   tubuh,   intonasi   suara,   olah   vocal   dan   tatapan   mata   perlu diperhatikan saat melakukannya. Teknik ini dipakai saat melakukan kunjungan langsung ke masyarakat, mengadakan penyuluhan, dsb.

2.  Teknik Pesentasi

Isi pembicaraan harus dikemas dengan seksama sehingga terjadi transfer informasi  (yang  berbentuk ide,  gagasan, produk)    yang pada  gilirannya dapat merubah sikap, perilaku dan pandangan pendengarnya. Bagaimana cara membuka dan menutup presentasi yang efektif, menyampaikan slides atau alat bantu yang sistematis, dan cara menjawab pertanyaan dilakukan dengan sedemikian rupa sehingga pesan tersampaikan dengan baik dan berdampak baik pula.

3.  Teknik menulis di media massa baik offline maupun online.

Mengeksplorasi cara menulis berita dan membuat artikel yang dapat merubah  opini  sesuai  dengan  keinginan  penulisnya.  Teknik  ini  juga termasuk saat menggunakan website instansi.

4.  Teknik menulis di media sosial

Dengan kemajuan teknologi informasi komunikasi dewasa ini, media social memainkan  peran  yang  sangat  penting  dalam  penyebaran  informasi. Bahkan saat ini media social merupakan arus utama yang digunakan masyarakat dalam mendapatkan informasi secara cepat walaupun belum tentu akurat. Hampir seluruh organisasi besar memanfaatkan jalur ini untuk penyebaran   informasi   kegiatan   maupun   produknya. Tidak   terkecuali pemerintah. Ketrampilan menulis dan membuat informasi yang menarik dan kekinian memanfaatkan media sosial ini sudah tidak bisa ditawar lagi.

5.  Teknik berbicara di radio dan televisi

Tidak semua orang dikarunia dengan bakat alam untuk didengarkan. Karenanya  teknik  melakukan  talkshow  atau  wawancara  baik  di  radio maupun di televisi harus dipelajari agar peyampaian pesan dapat dilakukan secara efektif sekaligus menghibur.

6.  Teknik berhubungan dengan media (media relations)

Media merupakan satu komponen yang sangat penting dalam melakukan komunikasi  public.  Untuk  itu  hubungan  dengan  media  harus  senan

tiasa terjaga  baik.  Kegiatan  media  relation  ini  dapat  berupa  jumpa  pers, konferensi pers, siaran pers, media visit, media gathering, dll.

11.5.PERAN  PEJABAT  PENGAWAS  DALAM  MENGELOLA  KOMUNIKASI PUBLIK

Sebagai seorang pimpinan pada level awal yang bertugas pada organisasi pemerintahan, para pejabat pengawas akan selalu berkomunikasi baik secara internal dalam unit  kerjanya,  antar  unit kerja  di  dalam organisasinya, maupun dengan khalayak ramai di luar organisasinya.

Pejabat pengawas juga berfungsi laksana petugas humas bagi instansinya. Mereka menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan organisasi dan karyawan, menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada pimpinan  Lembaga  / instansi  terkait serta menyusun dan  memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat. Menyebarluaskan informasi kebijakan, pelaksanaan dan hasil  kegiatan  unit kerjanya  melalui  berbagai  macam media. Untuk itu pemahaman tentang komunikasi, khususnya komunikasi publik harus dikuasai oleh para pejabat tersebut.