Memang merupakan pekerjaan yang sulit untuk me-maintain (mengatur ) emosi yang terjadi baik pada diri kita maupun orang lain. Ada orang yang mampu mengatasi emosi secara langsung sehingga dapat mengendalikan diri, bahkan mampu meningkatkan kemampuan kita untuk mengontrol keadaan dalam suatu situasi. Apalagi ketika kita sebagai negoisator, memang teramat sulit mengatasi emosi seketika. Bahkan seorang psikolog atau psikiater juga mengalami kesulitan mengontrol emosi mereka sendiri saat melaksanakan tugasnya.
Dapat dibayangkan bagaimana kita mengontrol emosi, seperti kita melakukan lebih dari satu kegiatan dalam waktu bersamaan. Seperti halnya, kita naik sepeda seraya bermain sulap dan bertelepon dengan seseorang. Bayangkan ketika kita sedang mengatasi emosi, disaat itu pula melakukan negoisasi, kita sedang mencari-cari tanda-tanda emosi yang terjadi pada diri kita dan sekaligus mengamati emosi yang terjadi pada pihak lawan. Apakah kita sedang berkeringat sebagai tanda mengalami emosi negatif?, apakah mereka sedang menyilangkan tangan di dada sebagai tanda tidak setuju?, dsb. Kuncinya adalah bagaimana mengarahkan perhatian atau fokus kita pada apa yang membangkitkan emosi tersebut. Jika kita bisa mengendalikan diri secara efektif, maka kita bisa merangsang munculnya emosi-emosi positif yang terjadi pada diri kita maupun orang lain.
Dibawah ini ada semacam tips dan trik ketika kita melakukan negosiasi atau dalam pertemuan rapat agar menghasilkan suatu kesepakatan yang maksimal:
- Persiapan sebelum Pertemuan
Lakukan persiapan dengan baik sebelum kita mengadakan pertemuan atau Rapat terutama bahan materi yang akan dibahas, maupun hal-hal penitng lainnya. Penguasaan materi adalah hal yang penting dengan memandang berbagai segi dan siapkan bahan-bahan pendukung, terutama materi-materi yang kita anggap krusial atau penting dengan alasan-alasan yang tepat.
Sebaiknya kita menganalisis keinginan-keinginan utama tersebut dengan membuat daftar atas emosi positif atau negatif yang mungkin muncul dan akan terjadi pada diri kita atau orang lain. Buatlah simulasi kira-kira apa yang akan terjadi pada orang lain jika kita salah mengatakan sesuatu?, apakah orang lain merasa otonominya dibatasi jika kita mengubah proposal/draft tanpa persetujuan dan sepengetahuan mereka?, langkah atau tindakan apa yang kita perlukan jika mengalami situasi seperti itu?,dsb.
- Memimpin pertemuan atau rapat
Dalam memimpin rapat kita harus mempersiapkan mental atau kendali emosi kita dengan baik sebelum pertemuan dimulai. Biasakan diri untuk datang lebih dahulu sebelum acara dimulai, agar kita dapat mengenal sikap peserta sehingga dapat menguasai keadaan.
Hal yang terpetning adalah kita harus mengenal dengan baik dengan siapa kita berhadapan terutama kebiasaan atau sikap mereka. Buatlah suasana yang hangat dan menarik sebelum kita membicarakan pada tingkat atau hal-hal utama yang akan dibicarakan atau didiskusikan.
Sesuai pepatah cina (pedang Zen) "orang yang menang perang adalah yang mengetahui kelemahan lawan dan lapangan". Kita harus sadari bahwa peserta rapat atau pihak lawan (kelompok) juga telah mempersiapkan 'sesuatu' sebelum berlangsungnya pertemuan atau rapat. Oleh karenanya, sangatlah penting untuk tahu informasi sebelumnya tentang respon atau sikap mereka atas keberterimaan hal-hal yang akan dibahas. Sehingga kita akan tahu langkah atau tindakan apa yang harus dilakukan.
Seandainya ketentuan atau hal yang dirapatkan tersebut tidak disetujui, atau pendapat mereka tidak akan dihargai, kita bisa mencari alternatif atau tindakan tertentu untuk menarik perhatian. Janganlah mengintimidasi atau mengesploitasi lawan secara berlebihan, hargai pendapat mereka walau kita tahu bahwa argumentasi mereka lemah. Ingatlah bahwa pertemuan yang dihasilkan bukanlah menghasilkan siapa yang benar atau salah, atau siapa yang kuat dan lemah, namun mencari suatu kesepakatan atau solusi terbaik agar dapat dilaksanakan dengan baik nantinya.
- Meninjau ulang negoisasi atau kesepakatan
Kita perlu menyusun kembali atas hasil kesepakatan yang 'tidak sepakat' dengan menggunakan keinginan utama dan memahami mengapa terjadi reaksi emosional yang berlebihan. Jika salah satu peserta rapat membuat diskusi terputus, kita bisa meluangkan waktu untuk mengulangi keinginan utama yang menyebabkan mereka marah.
Kita bisa menggunakan informasi untuk mengarahkan situasi dengan harapan agar kejadian tidak terulang kembali. Baca kembali daftar-daftar situasi yang telah kita rancang sebelumnya dan jalankan strategi dan alternatif-alternatif yang telah kita persiapkan sebelumnya. Minimal akan mengurangi dampak emosional negatif yang terjadi.
