BARCODE UNTUK AKTA NOTARIS
Oleh : BRIERLY NAPITUPULU
(Notaris Kota Bandar Lampung dan Pecinta IT)
Baru-baru ini penulis membuka Facebook dan melihat pemberitahuan tentang akan diadakannya Seminar atau pelatihan mengenai pembuatan Barcode untuk akta Notaris, Penulis tidak mengetahui materi tentang seminar yang akan dilangsungkan, penulis coba mencari tahu apakah mungkin BARCODE itu digunakan dalam Akta Notaris dan dan kira-kira apakah manfaatnya, karena penulis sangat berminat dalam bidang IT, maka penulis mencari tahu artikel tentang BARCODE tersebut . Dari sedikit pengetahuan penulis tentang Barcode ini sungguh menurut penulis sesuatu yang luar biasa kalau memang BARCODE ini dapat diterapkan / dipakai oleh seluruh Notaris di Indonesia (secara Nasional).
APA SIH BARCODE itu
(Contoh Barcode Batang, Barcode Batang dan Angka, dan Barcode CR)
BARCODE itu adalah sebuah pola Geometris yang umumnya memiliki bentuk vertikal. Fungsi dari Barcode adalah untuk memindai dan melacak sebuah barang atau properti. Bentuk BARCODE biasanya berupa tanda (simbol dan angka atau simbol saja) yang diberikan kepada suatu produk dan biasanya dilekatkan ke Produk.
Produk yang ditandai Barcode itu berasal dari sesuatu orang/perusahaan yang mempunyai identitas. Biasanya dengan produk berupa barang dengan mengindentifikasi BARCODE dapat diketahui asal produk, produsen yang mengeluarkan, nomor seri (jika ada seri), kapan produk dibuat, daerah distribusi dan lain sebagainya yang kira-kira bermanfaat untuk produsen (pengeluar produk) ataupun user (pemakai).
Didalam Dunia Notaris sendiri Barcode biasanya digunakan untuk Surat Keputusan (SK) Badan Hukum dari Ditjen AHU Online baik itu SK Perseroan Terbatas, SK YAYASAN, dan Sertifikat FIDUSIA dll semuanya menggunakan Barcode jenis BARCODE C.R.
(foto ilustrasi SK PT, SK YAYASAN dan Sertifikat FIDUSIA foto diambil dari Google)
Khusus untuk akta Notaris pengalaman selama ini ketika rekan sesama Notaris menerima suatu akta dari Rekan Notaris maka yang bersangkutan biasa Melihat Fisik (copy) salinan akta disitu biasanya terlihat pertama Cover Notaris yang berisi Nama Tempat Kedudukan, Nomor dan Tanggal SK Pengangkatan sebagai Notaris, Alamat dan Nomor Telpon, Facsimile, Email dan Diakhir Akta ada tanda tangan dan cap Notaris.
Contoh Cover Notaris
Biasanya Notaris via telepon akan mengkorfirmasi kepada Rekan pembuat Akta apakah benar akta tersebut. Jadi sortir awal adalah pengecekan via Salinan Akta (copy akta bahkan), tidak ada cara pengecekan secara lain, mungkin lain kalau yang dicek terkait produk Dirjen AHU dimana Notaris dengan dasar Surat Keputusan terakhir bisa mengecek via Ahu online, tetapi selain daripada produk Ahu online sepertinya tidak ada cara mengecek lain.
BARCODE NOTARIS SANGAT BERMANFAAT
Saat ini sedang gencar-gencarnya PP INI dan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia mensosialisasikan Kartu INI yang terintegrasi dengan layanan AHU dan Sistem YAP dari Bank BNI, penulis menilai hal ini luar biasa dan bila sistem BARCODE ini dipakai maka bagi kalangan Notaris sendiri akan terasa manfaatnya bagi perkembangan dunia notaris kedepan. Dimana paling tidak Akta yang palsu (bukan dibuat oleh Notaris yang membuat) dapat diketahui, bagaimana tidak karena paling tidak ada beberapa tingkatan keamanan disini.
Pertama Nomor Anggota Notaris INI adalah Data yang hanya diketahui Notaris dan Organisasi INI.
Kedua Nomor dan tanggal Akta hanya diketahui oleh Notaris yang bersangkutan.
Jadi ketika seseorang mencoba membuat Akta Palsu dia harus benar-benar tahu dua hal tersebut dan sepertinya sangat sulit, dan tingkat Keamanan disinipun bisa ditingkatkan misalnya dengan menambah Kode Nomor Telepon Notaris yang aktif dan terdaftar (tergantung User untuk menambah berapa level tingkat keamanan).
Apa yang diambil dari program ini, untuk awalnya Data Iventarisir seluruh Anggota INI melalui Nomor KTA menjadi Basis Data dari BARCODE, dan ini harus dimanfaatkan.
Bagaimana contohnya :
Sekarang ini DEPKUMHAM dan PP INI telah memberikan Nomor KTA secara keseluruhan dengan data yang ada di KUMHAM (walapun data yang ada di KUMHAM ada yang tidak up to date , terbukti Notaris yang meninggal masih terdata) dan semua Notaris di Indonesia diberi Nomor KTA dari PP INI dan Nomor Rekening dari BNI dengan basis Data Notaris Sistem AHU Online, dari Nomor KTA inilah IDENTITAS DASAR yang digunakan untuk pembuatan BARCODE nomor KTA Notaris itu terdiri dari 13 Digit (Lima Digit Awal adalah Nomor Anggota Notaris di PP INI, 8 Digit selanjutnya data kelahiran Notaris), Digit berikutnya dalam bentuk penentuan jenis akta nanti akan dibuat Jenis-Jenis Akta yang bisa dibuat oleh Notaris misalnya Terkait PT 01, Terkait Yayasan 02, Kuasa 03 dan sebagainya (Caranya tinggal di Inventasiasi dan dibuat Klasifikasi Akta yang biasa dibuat Notaris, kalau tidak biasa dibuat cukup diklasifikasikan dengan Jenis Akta lain-lain misalnya diberi kode 00), setelah itu Digit berikutnya adalah tanggal akta dan Nomor ( tanggal akta adalah 6 digit Nomor Akta paling banyak 4 digit (walaupun sdh ada pembatasan pembuatan akta sepertinya tidak ada Notaris yang Datanya lebih dari 10000 sebulan).
(Kartu Tanda Anggota Ikatan Notaris Indonesia)
Teknis Penulisan misalnya : Xxxxx Aa Bbbbbb Cccc (variabel dapat ditambah sesuai kebutuhan)
Xxxxx = Lima Nomor Awal KTA
Aa= Pengolongan Akta
Bbbbbb: tanggal akta
Cccc: nomor akta
Dengan demikian semisal saya dengan Nomor KTA 0095719681030 mau membuat Akta Pendirian PT pada tanggal tanggal 01-02-2018 dan Nomor akta 100, maka akan tertulis di Barcode 090957-01-01022018-0100
Dari Kode BARCODE 00957-01-01022018-0100 untuk merubah menjadi BARCODE tidak perlu alat khusus tapi cukup mengunakan Software yang bisa didownload Gratis melalui media Komputer, perangkat Andorid maupun perangkat Apple (browsing saja di Google), penulis mencoba mebuat BARCODE diatas dengan perangkat Android dengan Program Software Barcode Generator (Download di Google Play Store)
Ketika angka barcode 090957-01-01022018-0100 dimasukan kedalam Software hasilnya adalah Barcode sebagai berikut (ada beberapa pilihan ada Barcode Batang, Barcode Batang dan Angka atau Barcode CR) kebetulan yang dicontoh adalah Barcode model Batang.
Tercetak akan muncul seperti ini
Hasil dari Barcode Generator ini (Download dari Google Play Store di Android) untuk membacanya digunakan Barcode Reader juga di Download dari Google Play Store di Android), cukup dengan mengarahkan kamera Android Ponsel maka Data diatas dapat segera terbaca, berupa angka :
Foto Ilustrasi Gunakan Kamera Android Ponsel untuk Menscaner Barcode dengan Software Barcode Reader)
0095701010220180100, Setelah didapat angka Notaris masuk ke Situs PP INI cek Nomor angka Depan Kartu Anggota INI tentunya akan muncul data nama Notaris Anggota INI, dan selanjutnya setelah diketahui data Notaris, Jenis Akta, Tanggal dan Nomor Akta dapat ditentukan berdasarkan angka barcode selanjutnya.
Ketika saya menerima suatu Akta Dari Seorang maka dengan program Barcode Reader dengan mempergunakan HP ANDROID, data ini akan dibaca, dan dapat dipastikan akan sangat sulit memalsukan Barcode (ketimbang Cap dan Stempel dan Tanda Tangan) Jadi Penggunaan BARCODE ini sangat bermanfaat. Saya berharap Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (INI) dapat mempertimbangkan untuk menjadikan Program Barcode Notaris ini menjadi Program yang dapat dilaksanakan secara Nasional.
Bagaimana Pengaturan dalam Peraturan Perundang-undangan Notaris
Apakah ada larangan penggunaan Barcode dalam akta Notaris, sepengetahuan penulis tidak ada larangan karena Barcode sendiri seperti tanda yang dibuat oleh Notaris dan bukan merupakan bagian dari Akta, seperti pemakaian stempel nama Notaris dan kedudukan/alamat disetiap halaman akta sebagai penanda yang selama ini dipakai sebagai kebiasaan oleh Notaris (bukan stempel Notaris diakhir akta di atas Materai dan ditandatangani Notaris).
Cap Stempel di halaman
Fungsi Barcode tertutama untuk Si Notaris sebagai identitas bahwa Akta ini adalah Akta yang dia buat, Pihak Lain misal sesama rekan Notaris yang mempergunakan akta tersebut tentunya dapat melakukan sortir awal berupa pengecekan memastikan bahwa betul akta itu akta yang dibuat rekan Notaris dan tentunya hasilnya akan direchek ulang Ke Notaris ybs bila akta tersebut apakah berasal dari Notaris yang bersangkutan atau bukan dari Notaris yang bersangkutan.
Usulan Tambahan Variabel lain berupa Nomor HP Notaris
Penulis mungkin akan memberi usul tambahan keamananan selain barcode Akta juga ditambah Nomor HP Notaris didalam Barcode (karena data ini tentunya sangat bermanfaat bagi semua pihak) yang berkepentingan.
Contoh cover salinan akta dengan barcode.
Mengenai letak bisa didiskusikan yang terbaik apakah di Cover (sampul Akta seperti contoh diatas) apakah dihalaman Pertama atau dihalaman terakhir atau disemua halaman tergantung estetika dan yang terbaik menurut penulis. Atau Barcode di Cover hanya berupa Identitas Notaris dan Nomor HP sedangkan Barcode dalam Salinan Akta berupa Barcode tentang Nomor, Jenis dan Tanggal Akta (Semuanya bisa divariasikan sesuai kebutuhan). Terakhir penulis berkesimpulan bagahwa Pembuatan Barcode untuk Akta Notaris sangat bermanfaat, selain itu membuktikan bahwa sekarang kita adalah NOTARIS ZAMAN NOW yang memanfaatkan teknologi untuk kepentingan profesi.
Bandar Lampung, 2 Februari 2018
Penulis
