Penggunaan aplikasi menjadi hal yang tak terhindarkan dalam penerapan metode paperless. Tujuannya tentu saja untuk mempermudah kerja-kerja dalam sistem manajemen dokumen yang kita jalankan.
Silakan pilih aplikasi yang memiliki fitur-fitur yang kita butuhkan dan mendukung efisiensi kerja.Â
Jangan lupa memperhatikan teknologi yang tersedia, kemudahan penggunaan dan juga aspek keamanan.
4. Implementasikan e-signature
Langkah penting lainnya adalah mengimplementaaikan e-signature atau tanda tangan digital untuk mendukung legalitas dan keabsahan dokumen yang dimiliki.
Pilihlah layanan yang mendukung berbagai format dokumen dan mudah terintegrasi dengan sistem lain.
Jangan lupa pula untuk memperhatikan reputasi dan kepatuhan penyedia layanan terhadap regulasi.
5. Ajak klien dan semua pihak yang terkait untuk berpartisipasi dalam sistem paperless.
Tak hanya untuk keperluan diri sendiri. Kita juga bisa mengajak klien atau siapapun yang berhubungan dengan kita untuk ikut berpartisipasi dengan aktivitas paperless ini. Yakni dengan mengajak mereka menggunakan versi digital ketika saling berbagi dokumen.
Hari-hari ke depan adalah hari-hari dengan paperless di mana manusia tak memerlukan kertas ketika beraktifitas. Ini merupakan sebuah langkah maju dalam menjaga kelestarian bumi dan segenap penghuninya.
(EL)
