Manfaat Penggunaan Teknologi pada Instansi Pemerintah dalam Memberikan Pelayanan Publik

Bagaimana jika dunia yang kita pijak saat ini, tiba-tiba kehilangan teknologi. Musnah seketika. Tanpa teknologi. Jangan dibayangkan. Terlalu jauh ke belakang. Mungkin kita bakal kembali ke zaman pra aksara bahkan pra mengenal api. Pertanyaan, apakah kehadiran teknologi dapat membantu kinerja pemerintahan dalam memberikan pelayanan publik?

Kehadiran teknologi sangat berdampak positif terhadap kehidupan manusia tak terkecuali kehidupan organisasi, baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintah. 

Dengan teknologi semua kegiatan lebih efektif dan efisien. Hasilnya pun meningkatkan kinerja organisasi dan mobilitas masyarakat yang lebih baik. Penggunaan teknologi dalam sebuah organisasi terutama organisasi pemerintah adalah langkah maju untuk memberikan suatu pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat dan proses kebijakan yang lebih cepat oleh pemerintah. 

Pasalnya tidak ada lagi halangan yang terjadi antara pemerintah satu dengan pemerintah lain, pemerintah daerah dengan pemerintah pusat, masyarakat dengan pemerintah, karena semua terkoneksi dengan suatu teknologi yakni internet. Tidak ada lagi batas sosial, tidak ada lagi batas geografi, tidak ada lagi batas ekonomi karena semua orang berbaur menjadi satu menjadi sebuah masyarakat global yang cerdas teknologi informasi. 

Dengan memanfaatkan teknologi semua orang mampu mengakses semua produk layanan pemerintah maupun swasta yang jumlahnya sangat banyak bertebaran di internet. Penggunaan teknologi dalam sebuah organisasi pemerintah banyak sekali. Saya gak sanggup menghitung. Mungkin ada yang mau bantu mencacah. 

Manfaat yang diperoleh mulai dari efisiensi waktu pelayanan publik, biaya pelayanan, jumlah tenaga kerja, struktur organisasi, dan strategi pelayanan publik hingga terbebas dari macam kesalahan yang ditimbulkan oleh manusia atau human error. 

Selain itu, peningkatan kualitas sdm, secara tidak langsung tercipta dari adanya penggunaan teknologi dalam organisasi pemerintahan dan penyebarluasan informasi jauh lebih cepat atas penggunaan teknologi. Hal ini dikarenakan SDM pemerintah, diupayakan untuk memahami sekaligus mahir akan teknologi yang digunakan dan akan digunakan oleh organisasi pemerintah tersebut, sehingga akan meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi pemerintahan tersebut.

Waktu pelayanan jauh lebih cepat ketimbang organisasi pemerintah yang tidak menggunakan teknologi. 

Efisiensi kerja, karena menghemat berbagai macam prosedur dan tahapan diringkas menjadi satu dalam sebuah jaringan produk teknologi yang akan mempercepat proses kerja.

Biaya pelayanan akan ditekan semurah-murahnya tanpa mengurangi kualitas, sehingga masyarakat akan berbondong-bondong untuk meminta haknya yakni pelayanan kepada publik.

Jumlah tenaga kerja dalam organisasi akan jauh lebih berkurang karena semua akan tergantikan oleh teknologi. Namun, tidak semua bidang dikuasai oleh teknologi hanya beberapa saja, karena teknologi tidak mampu berpikir secara rasional maupun berpikir dengan perasaan. Sehingga peran penting manusia masih tetap dibutuhkan karena sejatinya teknologi dioperasikan oleh manusia.

Struktur organisasi akan jauh lebih simpel dan sederhana. Tidak perlu organisasi dengan struktur yang gemuk banyak pegawai atau lainnya maupun seksi-seksi atau pejabat lainnya, hanya dibutuhkan oleh beberapa pejabat-pejabat penting, sehingga langsung terealisasi sebuah kebijakan maupun pelayanan publik.

Strategi pelayanan publik akan jauh lebih terarah dan matang. Yang mana teknologi membantu mempercepat pertumbuhan dan perkembangan pelayanan publik yang diberikan oleh pemerintah.

***

KP2KP Lumajang adalah instansi pemerintah yang menjadi kaki tangan KPP Pratama Probolinggo sebagai pembantu dalam pelayanan pajak di Lumajang. Saya sebagai wajib pajak sangat terbantu atas pelayanan yang ditunjukkan oleh KP2KP Lumajang. 

Pada waktu itu, saya mendaftarkan diri menjadi wajib pajak orang pribadi pada laman DJP Online. Alhasil berhasil, lalu ada surat ke alamat saya untuk melakukan aktivasi efin ke KPP Pratama Probolinggo atau KP2KP Lumajang. 

Karena saya ada kepentingan dan tidak bisa datang, saya kirim via email segala persyaratan guna aktivasi efin sebagaimana yang telah tertera dalam surat yang diantar.

Saya berharap, email saya ditanggapi dan saya tidak perlu ke KPP Pratama Probolinggo atau KP2KP Lumajang. Syukur permohonan aktivasi efin via email saya dikabulkan. Bagusnya lagi, waktu pelayanan kurang dari 24 jam. Artinya tidak sampai satu hari, apalagi berbulan-bulan. Saya kirim jam 10 pagi, besok jam delapan pagi sudah ada balasan dan aktivasi efin selesai. Asyiknya lagi, saya tidak dikenakan biaya apapun sejak daftar hingga aktivasi efin.

Pelayanan Pajak yang diberikan oleh KP2KP Lumajang adalah bentuk pelayanan publik yang baik. Ini merupakan buah hasil profesionalitas para pegawai KP2KP Lumajang. Pasalnya sikap etis para pegawai dalam memberikan pelayanan pajak atau pelayanan publik sangat dijunjung tinggi, sehingga hasil pelayanan sangat optimal dan patut dijadikan teladan bagi organisasi atau instansi pemerintah lainnya. 

Pelayanan cepat, gratis, mudah, dan berkualitas adalah puncak utama suatu pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu, KP2KP Lumajang adalah salah satu instansi pemerintah yang menerapkan etika pemerintahan dalam memberikan pelayanan publik kepada wajib pajak atau masyarakat, dalam pencapaian tujuannya adalah pelayanan pajak.

Penggunaan teknologi pada pelayanan pajak Direktorat Jenderal Pajak, mulai pendaftaran sebagai wajib pajak telah menggunakan media teknologi untuk mempercepat dan mempersingkat waktu pendaftaran pajak. Mendekatkan kebutuhan kepada masyarakat untuk dapat mengakses pendaftaran sebagai wajib pajak dengan sangat mudah dan cepat. 

Kemudian, dilanjutkan dengan aktivasi efin pajak kita yang jauh lebih fleksibel dan cepat, bisa dengan mengirim email tanpa harus datang ke kantor pajak, hingga pelaporan SPT tahunan sekaligus dengan rentetan lainnya dengan PKP, yaitu pengusaha kena pajak dapat dilakukan secara online dengan pemanfaatan teknologi yang telah dilakukan oleh organisasi pemerintahan, Direktorat Jenderal Pajak kepada semua KPP Pratama maupun KPP Pratama Madya hingga KP2KP.

****

Foto dari bapenda.jabarprov.go.id (Ilustrasi Pelayanan Publik)

Baiklah, saya bakal memberikan contoh pelayanan publik yang lain. Kayak gak enak hati kalau hanya satu lembaga. Seperti sedang mengunggulkan satu instansi saja. Padahal Indonesia ini kaya akan instansi pemerintahan. Bukan hanya suku, agama, ras, dan antar golongan yang beragam. Organisasi plat merah pelayan masyarakat juga variatif.

Penggunaan teknologi informasi pada organisasi pemerintah dalam proses pelayanan publik yang lebih efektif dan efisien pada Direktorat Jenderal Imigrasi Republik Indonesia, mengenai pembuatan paspor. 

Saat ini, pembuatan paspor dapat dilakukan di manapun, asal persyaratan telah kita dapatkan atau telah terpenuhi, sehingga kita bisa mendaftar pengajuan pembuatan paspor pada Direktorat Jenderal Imigrasi. Istilah populernya daring. Online.

Upaya ini, sangat memudahkan masyarakat. Khususnya bagi para pelajar yang ingin menempuh pendidikan di luar negeri. Para usahawan ataupun eksportir yang ingin ke luar negeri menemui partner kerjanya dalam upaya lintas negara, karena dalam penerbangan lintas negara memerlukan paspor sebagai identitas resmi suatu kewarganegaraan yang bersangkutan. 

Pembuatan paspor ini telah didekatkan kepada masyarakat melalui platform digital yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi, sehingga masyarakat dapat membuatnya secara langsung dengan identitas yang telah kita siapkan. 

Misalnya KTP, kartu keluarga, foto dan tanda tangan atau lainnya. Kemudian, persyaratan kita unggah kepada platform digital yang telah disediakan. Selesai. Lalu, staff administrasi Direktorat Jenderal Imigrasi akan melakukan koreksi sekaligus review daripada berkas yang telah kita kirimkan. Jika di acc atau diterima, maka kita akan membayarkan sejumlah biaya pembuatan paspor dengan mengirimkan suatu kode transaksi kepada si pemohon (pembuat paspor), si pemohon paspor kemudian membayarkan biaya tersebut kepada bank persepsi yang telah ditunjuk. 

Tata kelola ini sangat transparan, karena tidak ada campur tangan di antara para pihak pemohon maupun petugas dalam upaya percepatan atau upaya suap untuk semakin mempercepat proses pembuatan paspor.

Proses pelayanan pembuatan paspor yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi adalah terobosan sekaligus inovasi dalam pelayanan publik yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi. 

Hal ini mengindikasikan bahwa Direktorat Jenderal Imigrasi telah menggunakan teknologi informasi pada organisasi atau instansi pemerintahannya,sehingga dapat mempercepat kinerja Direktorat Jenderal Imigrasi dalam proses penerbitan paspor kepada masyarakat. Masyarakat merasakan kemudahan dalam pengurusan paspor dan mempermudah kegiatan atau aktivitas masyarakat dalam upaya perjalanan luar negeri maupun urusan luar negeri lainnya.

Pelayanan publik yang disediakan dengan menggunakan teknologi informasi pada Direktorat Jenderal Imigrasi dapat mempersingkat waktu pelayanan, menghemat biaya dan tenaga, jumlah tenaga  kerja Direktorat  Jenderal Imigrasi lebih  sedikit,  dan struktur organisasinya pun lebih ramping, beserta strategi layanan publik yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi akan jauh lebih tepat sasaran dan berdaya guna bagi kehidupan masyarakat.

Upaya-upaya tersebut, bakal menciptakan suatu bentuk pelayanan yang berkualitas dan prima yang diberikan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi terhadap proses pembuatan atau penerbitan paspor kepada masyarakat. Hal ini sangat dibanggakan oleh masyarakat, karena mengubah pola pikir lama, bahwa proses pembuatan paspor itu ribet dan sulit. Banyak praktik ada uang lebih cepat terbit, sehingga membuang semua pandangan itu untuk lebih maju ke depan. Lebih transparan dan lebih terbuka agar masyarakat lebih percaya, karena kemudahan proses pembuatan paspor jauh lebih praktis dan mudah. Tanpa adanya biaya-biaya tambahan di luar prosedur peraturan perundang-undangan tentang pembuatan paspor.

Selain kemudahan pelayanan publik yang dirasakan oleh masyarakat. Penggunaan teknologi informasi dalam instansi pemerintah seperti Direktorat Jenderal Imigrasi akan memperoleh manfaat seperti struktur organisasi menjadi lebih datar, sentralisasi atau desentralisasi menjadi lebih besar, koordinasi semakin baik, tugas administrasi berkurang, staf profesional bertambah, adanya partisipasi yang lebih besar dalam pembuatan keputusan, pembuatan keputusan menjadi lebih cepat, dan organisasi menjadi lebih cerdas karena dalam mengidentifikasi masalah dan kesempatan dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Struktur organisasi Direktorat Jenderal Imigrasi akan jauh lebih datar atau simpel atau sederhana, karena hanya membutuhkan beberapa pegawai jabatan fungsional dan beberapa staf yang akan melayani atau memberikan pelayanan kepada masyarakat. 

Sentralisasi atau desentralisasi Direktorat Jenderal Imigrasi akan jauh lebih besar, karena setelah didelegasikan kepada pegawai di tingkat bawahnya agar langsung berhadapan kepada masyarakat melalui platform digital yang telah dibuat oleh Direktorat Jenderal Imigrasi. 

Koordinasi semakin baik yang terjadi dari seluruh pejabat fungsional maupun pejabat operasional administrasi Direktorat Jenderal Imigrasi, karena segala keputusan akan jauh lebih cepat terarah dan semua akan jauh lebih cepat bermusyawarah untuk menetapkan suatu koordinasi atau rantai komando. 

Tugas administratif berkurang, karena semua penyimpanan yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi adalah berupa online atau could, yang mana memanfaatkan kecanggihan teknologi untuk menyimpan semuanya di dunia digital.

Begitupun dengan penambahan berbagai banyak staf profesional. Artinya staf-staf yang telah direkrut adalah staf profesional yang ahli di bidangnya, sehingga tidak ada lagi kesalahpahaman dalam proses seleksi rantai komando atau koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu, karena semuanya sudah profesional dan ahli. 

Partisipasi lebih besar dalam pembuatan keputusan, karena mencakup seluruh jajaran struktur organisasi dalam pengambilan keputusan, sehingga akan memunculkan suatu ide-ide gagasan baru atas kebuntuan yang terjadi, ketika tidak ada partisipasi yang lebih besar dari seluruh jajaran organisasi, sehingga pembuatan keputusan akan lebih cepat terealisasi dan terselesaikan atau disepakati bersama, sehingga untuk langsung dilakukan implementasi tidak membutuhkan waktu yang lama dalam waktu koordinasi atau perumusan keputusan. 

Organisasi akan jauh lebih cerdas tentang mengidentifikasi masalah dan kesempatan peluang mengenai transformasi kebijakan Direktorat Jenderal Imigrasi.

****

Jadi, sangat penting suatu teknologi untuk tetap ada di sekitar kita. Teknologi sangat memberikan kemudahan bagi kehidupan manusia. Semua teratasi dengan lahirnya teknologi. Namun, bukan tak berarti teknologi hanya positif melulu. Ada sisi negatifnya. Bahkan jauh lebih runcing dari bambu runcing. Dapat membunuh seseorang dalam sekejaban mata. Sadis.

Pemanfaatan teknologi, kini sudah cukup banyak di instansi pemerintah Indonesia. Hanya saja masalah kualitas sumber daya manusia yang dimiliki oleh kapal Indonesia ini. Masih banyak koreksi untuk para aparatur negara. Saya dan kamu, bahkan kita semua berharap pemerintah Indonesia dapat menggunakan teknologi secara merata, baik dari Aceh hingga Merauke. Tindakan ini sangat diperlukan guna mendidik anak didik pedesaan agar mampu bersaing secara global dan nasional.

Sumber: 

Dirjen Pajak

Dirjen Imigrasi

Purwanto, Agus Joko. 2019. Teori Organisasi. Tangerang Selatan: Penerbit Universitas Terbuka.

Bayu Samudra