Seberapa Penting Penyederhanaan Birokrasi dalam Perkembangan Teknologi terhadap Pelayanan Publik

Perkembangan teknologi dan informasi yang sangat cepat memengaruhi seluruh elemen organisasi, salah satunya sumber daya manusia yang dimiliki organisasi atau kebutuhan SDM organisasi.  Pesatnya teknologi dan informasi adalah anugerah dalam mempercepat laju pergerakan organisasi dan sebagai ajang pengukuran diri atas efisiensi dan efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.  

Permasalahan yang kian kompleks dengan ditambah pesatnya perkembangan teknologi dan informasi tentunya organisasi membutuhkan kader-kader pemimpin atau kader-kader karyawan atau kebutuhan SDM organisasi harus di-upgrade menjadi yang lebih baik dan lebih relevan dengan kondisi dan situasi perkembangan teknologi dan informasi.

Maka dari itu, setiap organisasi baik swasta maupun negeri perlu melakukan upaya perencanaan kebutuhan SDM tak terkecuali pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi. Perencanaan kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi merupakan proses penempatan orang-orang yang tepat dalam jabatan yang tepat dalam organisasi.  Hal ini dilakukan agar tercipta suatu spesialisasi pekerjaan dalam organisasi sehingga menciptakan efisiensi dan efektivitas organisasi. 

Merencanakan kebutuhan SDM dalam organisasi merupakan salah satu aspek penting dalam pergerakan dan laju organisasi. Hal ini dikarenakan dengan kita melakukan perencanaan SDM dalam organisasi akan mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan yang diperlukan, mengidentifikasi tuntutan keterampilan, menghadapi kelebihan dan kekurangan karyawan, mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel, dan meningkatkan pemanfaatan karyawan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. 

Pada praktik perencanaan kebutuhan sumber daya manusia organisasi akan mengalami beberapa kendala sebagaimana menjadi faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia itu sendiri tersebut. Ada dua faktor yakni faktor internal dan faktor eksternal. 

Faktor internal berkaitan dengan kekuatan dan kekurangan yang dimiliki organisasi itu sendiri seperti visi dan misi organisasi, anggaran organisasi, manajemen organisasi, dan hal-hal yang berkaitan dengan faktor internal organisasi. 

Sedangkan faktor eksternal adalah faktor yang berhubungan dengan situasi maupun kondisi dari pada suatu lingkungan eksternal organisasi, baik situasi politik, ekonomi, sosial budaya, teknologi, regulasi maupun pesaing. Namun kedua faktor tersebut harus senantiasa diantisipasi agar tidak memperlambat kinerja dari proses perencanaan kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi. 

Organisasi di era globalisasi senantiasa membutuhkan sumber daya manusia atau karyawan organisasi yang mampu beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi dan informasi yang dimanis/fleksibel dalam proses pemecahan masalah. 

Artinya siap sedia memberikan solusi atas permasalahan yang terjadi dalam organisasi. 

Selain itu, SDM yang dibutuhkan organisasi pada era globalisasi maupun revolusi industri four point zero saat ini adalah sumber daya manusia yang kompeten, berdedikasi tinggi terhadap organisasi, profesional, memiliki keahlian dan ilmu pengetahuan serta memiliki sikap atau perbuatan yang baik. 

Proses perencanaan kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi tentunya melibatkan berbagai macam tahapan proses, baik mulai penyediaan, penempatan karyawan atau sumber daya manusia yang dibutuhkan pengisian jabatan dan kriteria atau klasifikasi daripada jabatan yang akan diisi sehingga menghasilkan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat, dan menganalisis struktur organisasi beserta rancangan anggarannya agar mampu memberikan hak seorang karyawan maupun sumber daya manusia yang dimiliki dalam organisasi. 

Menyikapi tentang pengisian karyawan atau sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi dalam perencanaan kebutuhan sumber daya manusia organisasi perlu dilakukan rekrutmen pegawai. 

Rekrutmen pegawai adalah kegiatan untuk mencari calon tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi jabatan yang dibutuhkan maupun deskripsi jabatan dalam organisasi agar dapat menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat, karena istilah tersebut merupakan dasar dari pada organisasi menetapkan pegawai maupun karyawan dalam organisasinya sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien, karena semuanya sudah terselenggara dan ditempatkan pada pos-pos yang tepat. 

Pada praktek rekrutmen pegawai dalam proses perencanaan atau pengisian kebutuhan sumber daya manusia organisasi harus mengambil tenaga kerja yang profesional, memiliki keahlian pada bidang tertentu sesuai dengan kebutuhan organisasi, ilmu pengetahuan yang mumpuni, dan sikap atau perbuatan yang baik dan terpuji sehingga menghasilkan suatu iklim organisasi yang nyaman, aman, dan tentram. 

Karena sikap atau perbuatan individu atau karyawan dalam organisasi dapat membuyarkan segala macam proses interaksi yang terjadi dalam organisasi, yang akhirnya akan berakibat kepada tidak tercapainya tujuan organisasi karena banyaknya perselisihan atau pertentangan yang terjadi di antara berbagai pihak-pihak yang sejatinya merupakan pihak-pihak strategis dalam upaya percepatan pencapaian tujuan organisasi. 

Setelah mendapatkan calon karyawan atau karyawan suatu organisasi perlu diadakan beberapa evaluasi kinerja agar antara deskripsi jabatan dengan tujuannya tercapai suatu kesamaan sehingga karyawan atau sumber daya manusia tersebut perlu dipertahankan dalam organisasi, karena dapat mengantarkan organisasi mencapai tujuannya. 

Selain itu, sumber daya manusia atau karyawan organisasi perlu senantiasa melakukan pembelajaran secara mandiri mengenai hal-hal dalam organisasi karena sejatinya organisasi bukanlah suatu sistem atau wadah yang statis, namun suatu wadah yang dinamis dalam upaya mencapai tujuan sehingga perlu seorang karyawan organisasi melakukan action atau aksi perubahan dan perbaikan karena organisasi terus melangkah maju beriringan dengan pesatnya perkembangan teknologi dan informasi maupun kompleksnya permasalahan lingkungan eksternal organisasi.

Lantas bagaimana konsep teknostruktur dengan adanya penyederhanaan birokrasi di pemerintah Indonesia? Seperti apa contoh penyederhanaan birokrasi di lingkungan kementerian dan pemerintah daerah?

Penyederhanaan birokrasi dalam pemerintahan Indonesia adalah langkah maju yang dilakukan oleh pemerintah dalam mendekatkan pelayanan kepada masyarakat, karena sejatinya pemerintah adalah pelayan masyarakat atau administrator pemerintah adalah abdi masyarakat yang melayani masyarakat, mengayomi masyarakat, dan hadir kepada masyarakat dengan solusi atas permasalahan masyarakat. 

Upaya penyederhanaan birokrasi dalam pemerintah Indonesia sejatinya adalah langkah awal proses teknostruktur atau merombak secara besar-besaran terhadap struktur organisasi maupun struktur birokrasi dalam pemerintahan Indonesia. Yang mana sebelumnya memiliki rentetan berbagai macam prosedur atau tahapan, namun ketika sudah adanya penyederhanaan atau diringkas maka semakinlah pendek tahapan atau prosedur tersebut, sehingga antara masyarakat dan pemerintah akan lebih cepat mewujudkan tujuan pemerintahan dan masyarakat akan lebih baik dalam menerima pelayanan atau solusi atas permasalahan masyarakat. 

Struktur organisasi ataupun struktur pemerintahan adalah bentuk organisasi maupun pemerintah secara keseluruhan yang menggambarkan mengenai kesatupaduan dari berbagai macam segmen atau elemen dalam tubuh pemerintahan atau organisasi. 

Pada struktur organisasi maupun pemerintahan akan tergambar berbagai macam proses pembagian tugas, tanggung jawab individu, unit-unit dalam pemerintahan atau organisasi, mekanisme pelaporan dan pengawasan, pengelompokan berbagai bidang bidang permasalahan, dan sistem hubungan yang terjalin dalam satu kesatuan rantai komando organisasi maupun pemerintahan. 

Sebab pada dasarnya pemerintah merupakan organisasi paling kompleks dan terluas cakupannya dalam upaya pencapaian tujuan pemerintahan, karena kandungan berbagai macam bidang-bidang permasalahan guna menghasilkan suatu solusi yang terbaik bagi kehidupan masyarakat. 

Pada praktik struktur organisasi, kita mengetahui alur komunikasi maupun hubungan yang terjalin antara berbagai pemerintahan di Indonesia, baik hubungan vertikal (pemerintah pusat ke pemerintah daerah maupun pemerintah daerah langsung kepada pemerintah desa) dan hubungan secara horizontal (pemerintah pusat dengan lembaga yudikatif atau legislatif maupun pemerintah daerah dengan dinas daerah maupun lembaga legislatif daerah).  

Artinya dalam struktur organisasi terjalin suatu konsep bagaimana menyatupadukan berbagai elemen yang ada dalam suatu organisasi maupun pemerintahan, sehingga meluruskan upaya tujuan pemerintah atau organisasi dapat segera tercapai. 

Hal ini merupakan pekerjaan yang sangat sulit karena menyatupadukan berbagai model atau macam pemerintah yang tentunya kadang tidak sejalan dengan mekanisme yang ada, karena senantiasa beralasan memiliki perbedaan tugas, tanggungjawab unit-unit, dan mekanisme dalam pelaporan maupun pengawasan dalam organisasi.

Contoh daripada penyederhanaan birokrasi di lingkungan kementerian maupun pemerintah daerah yang ada di Indonesia,  saya mencontohkan Pemerintah Daerah Kota Surabaya dan Kementerian Sosial Republik Indonesia.  

Kita lahir dan besar di dalam perkembangan pesat teknologi dan informasi yang mengubah seluruh tatanan kehidupan manusia, baik dari kehidupan individu maupun kelompok bahkan terjadi pada sektor publik maupun swasta yang mana mau tidak mau seluruh organisasi pemerintahan harus melakukan upaya perubahan terhadap perkembangan yang terjadi. Hal ini dikarenakan agar suatu organisasi maupun pemerintahan dapat tetap eksis keberadaannya karena memiliki peranan penting dalam kehidupan masyarakat. 

Penyederhanaan birokrasi dalam Pemerintah Daerah Kota Surabaya dapat dicontohkan dalam proses pembuatan KTP elektronik.  KTP elektronik adalah identitas dari pada individu yang ada pada suatu daerah atau wilayah yang patuh terhadap kewenangan pemerintah daerah. 

KTP elektronik didapat dari proses pengajuan atau permohonan yang dilakukan oleh warga negara yang telah memenuhi kriteria persyaratan memperoleh KTP elektronik yang mana pada struktur birokrasi atau jalannya proses prosedur itu dimulai dari permohonan pengajuan kepada RT RW, kemudian disampaikan kepada kelurahan atau desa, kemudian baru ditembuskan kepada kecamatan dan baru diakses atau diterbitkan KTP elektroniknya pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil. 

Namun dengan adanya teknologi informasi dapat memangkas semua proses rumit atau panjang perjalanan permohonan pengajuan elektronik menjadi lebih cepat dan lebih efisien. Seorang warga yang telah memenuhi kriteria dapat langsung mengajukan kepada kantor kecamatan maupun langsung ke dinas penduduk dan pencatatan sipil, karena tidak perlu lagi proses permohonan dari RT RW ataupun kelurahan. 

Inilah manfaat dari pada penggunaan teknologi dan informasi data, data tersebut akan lebih cepat diproses dan akan memberikan pelayanan yang lebih baik sehingga penyederhanaan struktur birokrasi pada pemerintahan Indonesia khususnya Pemerintah Daerah Kota Surabaya adalah proses atau tahapan yang lebih baik dan maju daripada pemerintahan lain. 

Selain Pemerintah Daerah Kota Surabaya, saya akan mengantarkan kepada Kementerian Sosial Republik Indonesia. Salah satunya akan berfokus pada data terpadu kesejahteraan sosial atau DTKS.  Data ini dihasilkan melalui pemutakhiran data di lapangan yang mana dilakukan oleh para petugas lapangan, kemudian menyetorkan hasilnya kepada Kementerian Sosial melalui kecamatan, kemudian kabupaten hingga provinsi. 

Namun dengan adanya teknologi dan informasi, upaya ini dapat diringkas dengan langsung petugas lapangan meng-entry data kepada laman sistem DTKS yang dimiliki Kemensos. Upaya ini jelas mempersingkat waktu dan meningkatkan efisiensi kinerja organisasi Kementerian Sosial.

Dengan demikian, sangat penting suatu organisasi baik itu swasta maupun pemerintah dalam menerapkan penyederhanaan birokrasi. Hal ini bakal berdampak pada cepatnya pelayanan publik yang diberikan instansi tersebut. Penggunaan teknologi informasi sangatlah diperlukan dalam mendukung terciptanya suatu birokrasi yang mapan.

Referensi: Buku Kuliah Etika Administrasi Pemerintahan

Bayu Samudra