Hidup dengan Efisien Menggunakan Matriks Eisenhower

Sebuah penelitian dari perusahaan agen perjalanan dan rekreasi online pernah mengungkapkan bahwa Indonesia menjadi negara paling santai di Dunia, seperti dikutip oleh Kompas.

Hasil ini dianalisis dari beberapa faktor seperti, lingkungan, budaya, jumlah jam istirahat, hingga hak asasi manusia. Indonesia dianggap sebagai negara yang ideal untuk menjadi tempat tujuan wisatawan untuk bersantai.

Sebenarnya kita tidak terlalu membutuhkan hasil penelitian untuk mengetahui fakta secara kasar bahwa orang-orang di negara ini kelewat santai.

Saya yakin kamu sendiri pernah membuat janji dengan teman-teman dan dalam banyak kesempatan mereka sering kali terlambat, atau ternyata kamu sendiri yang kerap kali terlambat?

Kebiasaan telat atau ngaret yang membentuk budaya ini kian dinormalisasi masyarakat. Padahal kemampuan dalam manajemen waktu menjadi hal yang penting di dunia profesional, apalagi jika menyangkut kerja sama dengan para profesional dari negara lain.

Sewaktu saya menjadi konsultan komunikasi di sebuah agensi komunikasi, saya pernah menangani klien dari Rusia. Mereka adalah orang-orang yang disiplin terhadap waktu.

Jika kedua pihak sudah membuat janji untuk meeting pada jam 17.00, maka mereka akan sudah memasuki ruang rapat virtual pada 5-10 menit sebelumnya. 

Bayangkan jika saya membawa kebiasaan ngaret ala 'warga konoha' itu di dunia profesional, pasti kesempatan untuk berbisnis kian pudar karena pihak klien sudah ilfeel terlebih dahulu.

Lantas bagaimana untuk memiliki kemampuan manajemen waktu yang lebih baik? Terdapat sebuah metode yang bisa kamu terapkan dan latih, metode ini disebut dengan Matriks Eisenhower.

Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower adalah sebuah metode yang dirancang untuk membantu kita dalam mengelola tugas-tugas berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.

Matriks ini menjadi alat untuk kita dalam membedakan tugas yang penting, tidak penting, darurat, dan tidak darurat.

Matriks yang diciptakan oleh Eisenhower ini membagi tugas dalam empat kotak yang memprioritaskan tugas mana saja yang harus kita fokuskan terlebih dahulu dan mana yang harus kita delegasikan atau hapus.

Matriks Eisenhower pertama kali digagas oleh Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika Serikat ke-34 dan jenderal bintang lima selama Perang Dunia II. 

Beberapa dekade kemudian, penulis Stephen Covey mempopulerkan kerangka kerja Eisenhower dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People.

Melalui buku ini, Matriks Eisenhower menjadi kerangka kerja manajemen waktu dan pengambilan keputusan yang digunakan secara luas, utamanya dalam dunia profesional.

Matriks Eisenhower | ef.co.id

Kuadran 1, Penting dan Mendesak (Kerjakan!)

Kuadran satu adalah kuadran yang harus segera mendapat perhatianmu, karena dalam kuadran ini berisi tugas-tugas yang memiliki konsekuensi yang jelas, mempengaruhi tujuan jangka panjang, hingga mempunyai tenggat waktu yang bisa menciptakan krisis apabila diabaikan.

Oleh karena itu, pastikan bahwa kamu memprioritaskan tugas-tugas yang ada dalam kuadran ini.

Contoh tugas-tugas dalam kuadran satu antara lain: Tugas kuliah yang harus dikumpulkan besok lusa, tugas dari bos yang harus diserahkan besok, membalas email rekan bisnis atau krisis yang terjadi di rumah seperti kebakaran dan banjir.

Mengabaikan kuadran satu itu artinya kamu harus siap dengan risiko besar yang mungkin kamu hadapi apabila tugas tidak terselesaikan. Kamu bisa saja mendapat nilai buruk di kampus atau bahkan mendapat 'surat cinta' dari HRD di kantor.

Kuadran 2, Penting Tapi Tidak Mendesak (Jadwalkan!)

Kuadran dua berisi tugas-tugas yang bisa kamu tunda dan jadwalkan. Kamu bisa memasukkan tugas yang penting dan berpengaruh terhadap hidup kamu tetapi tidak mendesak, lalu menjadwalkannya untuk dikerjakan di kemudian hari.

Kamu bisa fokus untuk mengerjakan tugas ini setelah menyelesaikan urusan dengan kuadran satu. Kamu bisa menggunakan berbagai strategi untuk mengerjakan tugas kuadran ini agar hasilnya maksimal. Strategi yang bisa kamu pakai adalah teknik Pola Optimisasi Hasil dan Prinsip Pareto.

Selain itu, kamu juga bisa menggunakan berbagai macam tools penjadwalan tugas yang ada di gawai agar tidak lupa untuk mengerjakan tugas-tugas ini. Tentukan waktu untuk menyelesaikannya!

Beberapa tugas yang bisa jadi masuk dalam kuadran ini, yaitu: Proyek akhir kuliah, membuat resolusi hidup dan karier, hingga jadwal berolahraga.

Kuadran 3, Mendesak Tapi Tidak Penting (Delegasikan!)

Kuadran tiga mengharuskan kamu agar memiliki teman atau rekan kerja yang bisa dipercaya untuk mengerjakan tugas-tugas yang ada dalam kuadran ini. 

Kuadran tiga berisi tugas-tugas yang hanya akan menghabiskan waktumu secara tidak maksimal di saat kamu bisa fokus untuk mengerjakan tugas di kuadran satu dan dua.

Karena tidak memiliki keterikatan pribadi dengan tugas-tugas ini dan mungkin tidak memerlukan keahlian khusus untuk menyelesaikannya, kamu dapat mendelegasikan tugas di kuadran ini kepada teman kelompok atau rekan kerja yang lain.

Mendelegasikan tugas merupakan salah satu cara paling efisien untuk mengelola dan membagi beban kerja menjadi potongan-potongan kecil sehingga setiap orang mendapat kesempatan untuk berkembang.

Tugas-tugas yang termasuk dalam kuadran ini seperti, membuat dan menguraikan catatan rapat, mencari data-data sekunder untuk proyek kuliah, mengunggah postingan konten, hingga membeli peralatan untuk kepentingan proyek kerja.

Kuadran 4, Tidak Penting dan Tidak Mendesak (Hapus!)

Kuadran terakhir merupakan kuadran yang mendapat perhatianmu paling sedikit. Kuadran ini berisi tugas-tugas yang hanya akan menghabiskan waktumu secara sia-sia. Oleh karena itu, jangan segan untuk mengeliminasi tugas atau kegiatan yang ada dalam kuadran ini.

Tugas atau kegiatan yang termasuk dalam kuadran ini bisa jadi hanya menghambat kamu dalam upaya mencapai tujuan hidup. Misalnya terlalu banyak bermain media sosial dan bermain game, hingga bergibah atau bergosip dengan teman.

Tugas-tugas pada kuadran ini hanya boleh dilakukan bila kamu benar-benar memiliki waktu luang atau sedang perlu istirahat dari hal-hal yang lebih penting dan mendesak, tetapi jangan sampai terlena hingga secara tidak sadar menjadikan kegiatan di kuadran ini sebagai prioritas.

Hal ini penting untuk diperingatkan mengingat saya sendiri kerap kali lupa waktu bila sudah masuk dalam beranda Instagram. Niat yang awalnya hanya ingin melihat berita terkini di media sosial, ternyata malah kebablasan sampai berjam-jam.

Perbedaan Penting dan Mendesak

Prinsip utama dibalik Matriks Eisenhower adalah membedakan tugas yang penting dan mendesak. Sering kali kita kesulitan untuk membedakan dua hal ini, padahal keduanya memiliki perbedaan yang signifikan.

Tugas mendesak adalah tugas yang sensitif terhadap waktu dan menuntut perhatian kita. Tugas-tugas tipe ini membuat kita merasa wajib untuk menyelesaikannya segera. Terdapat konsekuensi yang jelas apabila kita tidak menyelesaikan tugas-tugas ini dalam rentang waktu tertentu.

Kamu tidak bisa menghindari tugas dengan tipe mendesak, karena semakin lama kamu menunda, semakin banyak tekanan yang mungkin dialami sehingga menyebabkan hasil tidak maksimal.

Contoh tugas mendesak bisa mencakup: Menyelesaikan tugas kuliah dengan tenggat mepet, menangani permintaan buru-buru dari klien/konsumen, atau memperbaiki atap yang bocor karena hujan.

Di sisi lain, tugas yang memiliki label "penting" adalah tugas yang dapat mempengaruhi misi, nilai, dan tujuan jangka panjang kamu. Tugas-tugas ini bisa jadi tidak memberikan dampak langsung (karena itu kerap diabaikan). Bisa juga tugas penting bersifat mendesak, walau jarang.

Berfokus pada tugas-tugas penting akan membuat kamu memiliki pola pikir yang responsif, yang bisa membuat kamu merasa tenang, rasional, dan terbuka terhadap gagasan-gagasan baru.

Contoh tugas penting bisa mencakup: Merencanakan proyek kerja jangka panjang, membangun jaringan komunitas bisnis yang kuat, melakukan perawatan terhadap peralatan kantor, dan lain sebagainya.

Epilog

Memang benar bahwa masyarakat kita bukanlah masyarakat Jepang yang disiplin terhadap waktu, bukan masyarakat Korea Selatan yang gila kerja, atau masyarakat eropa yang produktif.

Namun, bukan berarti bahwa kita tidak bisa menjadi seperti mereka hanya karena kebiasaan ngaret atau manajemen waktu yang buruk sudah menjadi budaya di negeri ini. Kita memiliki 24 jam yang sama dengan mereka, bukan?

Kebiasaan buruk yang dinormalisasi perlu menjadi alarm bagi kita, khususnya anak-anak muda, agar kelak dapat bersaing dengan masyarakat global yang terkenal dengan budayanya yang sangat menghargai waktu.

"Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali. Namun, lebih baik tidak pernah terlambat sama sekali."- The Decision Book (Lima Puluh Pola Pemikiran Strategis)