Kemampuan menulis dengan menggunakan bahasa Inggris bisnis sangat penting dalam dunia profesional.
Dengan memiliki kemampuan tersebut Anda dapat membuat dokumen maupun surat-surat yang berhubungan dengan bisnis yang dijalankan.
Dalam bahasa Inggris bisnis kemampuan menulis memiliki beberapa poin penting yang harus dimiliki dan dikuasai.
Ada banyak frasa dan istilah dalam bahasa Inggris bisnis yang kerap digunakan dalam dunia tulis-menulis.
5 Hal yang Harus Diperhatikan saat Menulis dalam bahasa Inggris bisnis
Frasa maupun istilah tersebut juga dapat dikuasai bahkan oleh mereka yang bukan native speaker.
Berikut adalah beberapa hal yang bisa diketahui untuk meningkatkan kemampuan menulis bahasa Inggris bisnis Anda.
Mengirim Email Bisnis
Salah satu elemen yang sering digunakan dalam dunia bisnis  saat ini adalah email.
Email atau surel maupun surat elektronik adalah salah satu sarana untuk menyampaikan informasi secara langsung maupun digunakan untuk kepentingan marketing.
Dalam sebuah studi yang dilakukan pada 2013, 92% koresponden menyebutkan bahwa email ada metode yang efektif untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Email dapat digunakan secara efisien dan mampu menjangkau klien maupun kostumer dengan lebih cepat.
Ingat bawa orang yang akan Anda kirim email biasanya adalah orang sibuk ataupun pelaku usaha lainnya.
Pastikan email atau surel yang Anda kirimkan dapat dipahami dengan jelas dan tidak bertele-tele.
Beberapa poin yang harus diperhatikan dalam menulis email bisnis antara lain kejelasan, maksud dan dapat mengundang pembaca untuk membalas atau melakukan sesuatu terkait email yang Anda kirimkan.
Jangan membuat email yang terlalu panjang dengan kalimat sapaan atau salam yang terlalu panjang.
Langsung saja jelaskan apa maksud dari email tersebut.
Mulailah dengan menggunakan heading atau subjek yang panjangnya tidak lebih dari 8 kata.
Pastikan juga Anda sudah mengirim email dengan bahasa Inggris yang benar dan juga tata bahasa yang tepat.
Baca kembali email yang akan anda kirimkan sebelum Anda benar-benar mengirimnya.
Berikan juga petunjuk tentang apa yang harus dilakukan oleh kustomer atau klien selanjutnya baik dengan menggunakan link atau lainnya.
Intinya email bisnis harus lebih informatif dan padat berisi.
Membuat surat atau dokumen
Surat atau dokumen adalah cara yang lebih formal untuk berkomunikasi dalam dunia bisnis.
Jika Anda sudah mahir berbahasa Inggris tentunya Anda dapat menulis surat atau dokumen tersebut dengan lebih baik.
Untuk meningkatkan kemampuan menulis surat atau dokumen dalam bahasa Inggris bisnis Anda bisa mengetahui beberapa cara yang tepat.
Pertama, Anda harus mengetahui cara menulis surat dengan format yang benar.
Banyak orang yang bisa berbahasa Inggris dengan baik tetapi tidak dapat menulis surat dalam format bahasa Inggris yang benar.
Gunakan kertas dengan kop surat yang bertuliskan nama perusahaan atau alamat dengan bahasa Inggris yang benar.
Setelah itu Anda bisa menuliskan nama dan alamat penerima pada bagian kiri atas surat tersebut.
Jika Anda tidak mengetahui nama dari orang yang akan anda kirimi surat maka Anda bisa menggunakan kata Dear Sir ataupun Dear Madam.
Apabila menggunakan nama pastikan anda menggunakan huruf besar setelah kata Dear.
Di akhir surat, Anda harus menuliskan kalimat yours sincerely, kemudian diikuti dengan nama dan tanda tangan Anda.
Format tersebut harus diikuti dengan benar agar surat yang dikirim tetap terlihat profesional.
Menulis iklan atau promosi
Baik itu dengan menggunakan email, surat, iklan atau promosi lainnya, bahasa Inggris bisnis bertujuan untuk membuat para pembacanya membeli maupun menggunakan jasa yang ditawarkan.
Kemampuan menulis bahasa Inggris bisnis tentu sangat diperlukan dalam membuat iklan dan melakukan promosi.
Meskipun demikian, ada beberapa poin penting yang tetap harus diketahui dan dikuasai agar dapat menuliskannya dengan benar dan membuat pembaca tertarik untuk membeli, menggunakan jasa atau bekerja sama dengan Anda.
Pastikan Anda mengetahui cara menulis iklan atau promosi bahasa Inggris dengan benar.
Pertama, fokus pada masalah yang biasa dihadapi klien atau kustomer. Misalnya perusahaan kosmetik yang menyorot masalah kulit sensitif yang sukar diatasi atau perusahaan jasa perbaikan saluran air yang menyorot masalah sulitnya memperbaiki saluran air.
Masalah tersebut akan digunakan sebagai suatu pertanyaan misalnya, "apakah Anda kesulitan mencari pembersih wajah yang cocok dengan kulit sensitif?"
Demikian juga dengan perusahaan jasa perbaikan saluran air yang bisa membuat pertanyaan semisal "Apakah selama ini Anda kesulitan memperbaiki saluran air yang baik dan sulit menemukan ahlinya?"
Pertanyaan tersebut tentunya akan dapat menunjukkan masalah dengan lebih efektif.
Setelah itu Anda bisa menjelaskan masalah dengan lebih rinci kemudian memberikan solusi.
Misalnya saja perusahaan tersebut akan memberikan produk solusi pembersih wajah yang cocok untuk kulit sensitif, sementara perusahaan perbaikan saluran air akan memastikan mereka bisa memperbaikinya dalam 24 jam.
Jangan lupa juga untuk mencantumkan detail kontak yang bisa dihubungi dan juga apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan jasa maupun produk yang ditawarkan.
Menggunakan bahasa yang tepat
Baik menuliskan email, surat maupun promosi, Anda harus mengetahui dan menggunakan bahasa yang tepat.
Ada empat poin yang mesti diperhatikan yakni unique atau unik, urgent atau segera, useful atau bermanfaat dan ultra spesific atau sangat rinci.
Dengan menggunakan 4 poin tersebut Anda dapat menulis dalam bahasa Inggris bisnis dengan lebih efektif.
Selain itu, Anda juga harus menggunakan bahasa yang sopan dan dengan intonasi yang halus.
Perhatikan juga penggunaan tanda baca karena tanda baca terutama tanda seru juga menjadi salah satu hal yang dapat mempengaruhi intonasi dari email atau surat yang Anda buat.
Sebelum mulai menuliskan email, gunakan juga kalimat sapaan yang baik namun tetap singkat dan tidak bertele-tele.
Kalimat salam atau sapaan tersebut tentu disesuaikan dengan siapa yang akan menerima email maupun surat tersebut.
Pastikan Anda menghindari kata Hello, Hi atau Hey yang bukan merupakan sapaan yang formal.
Riset dan berpikir sebelum menulis
Satu hal yang juga harus diperhatikan dalam menulis bahasa Inggris bisnis adalah riset dan berpikir sebelum menulis.
Pemikiran dan riset yang baik akan membuat seseorang mampu menulis dengan baik juga.
Oleh sebab itu, sebelum Anda menulis apapun termasuk email, surat maupun iklan Anda mesti melakukan riset dan juga berpikir terlebih dahulu.
Kara Blackburn dari MIT Sloan School of Management menyebutkan bahwa Anda bisa memiliki semua ide di dunia ini tetapi jika tidak bisa menuliskannya maka tidak akan ada yang bisa mendengar Anda.
Meski begitu Anda tetap dapat belajar menulis bahasa Inggris dengan benar meskipun awalnya anda tidak memiliki kemampuan tersebut.
Bryan Garner, penulis The HBR Guide to Better Business Writing menyebutkan bahwa kemampuan menulis bahasa Inggris bisnis dapat dilatih dan dikembangkan serta bukanlah suatu bakat yang didapatkan sejak lahir.
Dengan demikian latihan dan pembelajaran yang rutin dapat membantu Anda meningkatkan kemampuan bahasa Inggris bisnis dengan baik.
Jika Anda merasa bahwa Anda tidak bisa belajar sendiri maka Anda bisa mengambil program kursus bahasa Inggris bisnis yang juga mengajarkan teknik menulis dengan baik.
Pastikan Anda memilih program kursus tersebut dengan benar dan sesuai kebutuhan.
Teruslah berlatih karena dengan semakin banyak berlatih maka Anda akan semakin berkembang.
Itulah beberapa hal yang mesti diperhatikan dalam menulis bahasa Inggris bisnis.
Banyak hal yang bisa dipelajari dalam menulis berbagai dokumen yang dibutuhkan dalam dunia bisnis.
Anda hanya harus dapat menyesuaikan diri dan belajar lebih banyak jika masih belum bisa menguasainya.
