Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk beberapa keperluan resmi oleh sebuah instansi atau organisasi.
Walau di zaman sekarang penggunaan surat sudah mulai tergantikan oleh teknologi yang modern, surat resmi ini masih tetap dibutuhkan untuk kegiatan yang bersifat formal.
Apa sih perbedaan surat resmi dan tidak resmi?
Seperti apa contohnya?
Langsung saja, simak pembahasan lengkapnya berikut ini:
- Ciri-Ciri Surat Resmi
- Struktur Surat Resmi
- Penjelasan Struktur Surat Resmi
- Penggunaan Bahasa Surat Resmi
Ciri-Ciri Surat Resmi
Surat resmi mempunyai ciri-ciri yang membedakannya dengan surat tidak resmi, yakni:
- Dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi maka dari itu menggunakan kop surat
- Memuat nomor, lampiran, serta perihal surat
- Surat resmi menggunakan bahasa yang baku
- Mempunyai cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut
Struktur Surat Resmi
Sebuah surat resmi mempunyai struktur atau format sebagai berikut:
- Kop Surat
- Tanggal Surat
- Nomor Surat
- Hal / Perihal
- Lampiran
- Alamat Surat
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Penutup Surat
- Nama Terang dan Tanda Tangan
- Tembusan
Kamu bisa perhatikan berbagai contoh surat resmi yang kami sediakan di bawah dan penjelasan untuk masing-masing bagian.
Penjelasan Struktur Surat Resmi
Nah, setelah melihat berbagai contoh surat resmi di atas, simak penjelasan per bagiannya di bawah ini supaya kamu lebih paham.
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat adalah bagian dari surat resmi yang memuat identitas dari instansi atau lembaga yang bersangkutan.
Identitas yang dimuat antara lain:
- Nama instansi atau lembaga
- Lambang atau logo instansi
- Kode surat
- Kontak (nomor telepon, email, atau faksimile)
- Kode pos
2. Tanggal Surat
Tanggal surat yakni tanggal pembuatan surat resmi yang diletakkan sejajar dengan nomor surat.
Contoh format penulisan tanggal surat seperti berikut:
Diikuti nama kota:
Bandung, 1 Januari 2021
Tanpa nama kota:
11 Januari 2021
3. Nomor Surat
Nomor surat pada surat resmi ditulis bagian sebelah kiri dan sejajar dengan tanggal surat, dan biasanya mengandung angka romawi.
Pemberian nomor surat bisa beragam, tergantung dengan kepentingan dari masing-masing instansi atau lembaga yang berkaitan.
Fungsi dari adanya nomor surat pada surat resmi seperti:
- Memudahkan pengaturan arsip
- Memudahkan pencarian surat bila diperlukan
- Memudahkan petugas pengarsipan untuk mengelompokkan surat yang sesuai jenis atau kepentingan surat
- Mengetahui berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam suatu periode (bulan maupun tahun)
4. Hal / Perihal
Dalam penulisan surat resmi, sebaiknya dicantumkan inti dari maksud dan tujuan surat, yakni dengan mencantumkan hal atau perihal.
Hal atau perihal berfungsi untuk mengetahui apa permasalahan utama yang dibicarakan di dalam surat.
Dengan demikian, penerima surat dapat mempunyai gambaran terlebih dahulu sebelum membaca keseluruhan isi surat.
Cara penulisan hal atau perihal dalam surat resmi sebagai berikut:
- Ditulis singkat dan jelas
- Huruf pertama pada setiap katanya harus menggunakan huruf kapital, seperti: Jadwal Ujian Akhir Semester
5. Lampiran (Opsional)
Lampiran adalah dokumen-dokumen lain yang disertakan dalam surat karena mempunyai keterkaitan dengan isi surat.
Dokumen yang dimaksud bisa beraneka macam, sesuai dengan kepentingan dari surat yang dikeluarkan.
Fungsi lampiran dalam surat resmi seperti:
- Mengetahui apakah ada dokumen atau berkas yang terkait dengan isi surat
- Memeriksa apakah berkas yang diterima sesuai dengan yang ditulis pada lampiran atau tidak
Nah, untuk contoh lampiran dalam surat resmi yakni bisa langsung ditulis Lampiran: X (X yaitu angka).
6. Alamat Surat
Alamat pada surat resmi berfungsi sebagai petunjuk kepada siapa surat tersebut akan dikirimkan dan siapa yang berhak untuk menerimanya.
Tata cara penulisan alamat pada surat resmi sebagai berikut:
- Didahului dengan kata Kepada
- Kata yang terhormat disingkat Yth.
- Alamat tujuan ditulis secara lengkap dan jelas
Contoh penulisan alamat:
Kepada
Yth. Pimpinan PT Sejahtera Jaya
Jalan Mawar Biru Nomor 100
Kota Bandung
7. Salam Pembuka
Setiap surat pasti mempunyai salam pembuka, begitu juga dengan surat resmi.
Salam pembuka merupakan tanda hormat dari penulis surat sebelum ia menyampaikan isi surat.
Pada umumnya, salam pembuka yang digunakan seperti Dengan hormat (tidak disingkat).
8. Isi Surat
Isi surat adalah bagian inti dari surat resmi.
Isi surat tentunya dapat beraneka macam sesuai dengan kepentingan yang ingin disampaikan oleh instansi atau lembaga yang berkaitan.
Yang jelas, isi surat harus ditulis jelas mungkin dan sesuai sasaran supaya tidak membingungkan penerima.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam isi surat yaitu:
- Tentukan maksud dan tujuan secara jelas
- Tentukan urutan maksud surat secara sistematis
- Jauhi penggunaan singkatan-singkatan yang tidak lazim
- Gunakan bahasa yang baku, sopan, dan lugas.
- Jauhi penggunaan bahasa asing atau bahasa daerah
- Ditulis atau diketik serapi mungkin
9. Penutup Surat
Penutup surat umumnya yang berisi ucapan terima kasih dari penulis atas segala hal yang sudah dikemukakan dalam surat.
Sama halnya dengan isi surat, penutup surat hendaknya ditulis secara singkat dan jelas.
10. Nama Terang dan Tanda Tangan
Setelah penutup, dalam surat resmi juga harus dicantumkan nama terang dan tanda tangan dari pengirim.
Hal-hal yang perlu dicantumkan antara lain:
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama terang
- Nomor Induk yang berkaitan dengan instansi (jika ada)
- Stempel atau Cap
11. Tembusan
Tembusan dalam surat resmi adalah salinan surat yang juga dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang berkaitan dengan isi surat.
Tembusan ditulis di bagian sebelah kiri paling bawah.
Contoh tembusan pada surat resmi sebagai berikut:
Penggunaan Bahasa pada Surat Resmi
Sesuai dengan ciri-ciri surat resmi yang sudah dijelaskan di atas, bahasa yang digunakan pada surat resmi yakni bahasa yang baku.
Penggunaan bahasa baku tentu sangat erat kaitannya dengan EYD, kata baku, dan juga kalimat efektif.
Sumber : Jasa Publikasi Jurnal Nasional
