Pelanggan memiliki ketergantungan terhadap kesan pertama. Baik dari segi pelayanan yang diperoleh pertama kali maupun penjualan barang dan jasa ketika transaksi. Sehingga profesi bidang pelayanan mampu menciptakan komunikasi yang baik dan mahir. Tidak lupa pula didukung dengan penampilan yang menarik dan sikap sopan sesuai aturan.
- Attention
Perhatian atau attention menjadi sisi baik yang ditunggu oleh setiap pelanggan. Terutama ketika Pembaca telah melihat konsumen tersebut mulai tertarik dan hendak melakukan deal pembelian. Segera bantu dan tanyakan kepada pelanggan jika ditemukan kesulitan.
Perhatian tersebut membuat setiap pelanggan merasa berharga dan diperhatikan. Sehingga kemungkinan melakukan pembelian yang berulang akan jauh lebih besar.
- Action
Tindakan atau action adalah jawaban dari timbulnya suatu keinginan dari pelanggan. Lakukan tindakan dan layani dengan kualitas terbaik, supaya pelanggan merasa puas dan bisa memperoleh apa yang dibutuhkan. Pelanggan merasa terbantu jika Pembaca segera mencatat kebutuhannya dan memastikan kembali menu yang telah dipesan.
Dalam rangka mencapai pelayanan prima, seorang pegawai harus menguasai keterampilan komunikasi. Maka sudah selayaknya keterampilan komunikasi perlu diperhatikan pegawai untuk memperlancar pekerjaannya dan sebagai kuncinya. Kesadaran masyarakat atau publik untuk mendapatkan pelayanan public atau umum yang terbaik mendorong semua organisasi yang bergerak dalam jasa pelayanan membenahi dirinya untuk dapat memberikan pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh publiknya. Hal ini pulalh yang juga akhirnya mendorong pemerintah untuk memberikan perhatian serius pada persoalan pelayanan publik ini, misal dengan diterbitkannya berbagai peraturan pemerintah yang menjelaskan tentang hal ini, UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Menurut penulis, Perhatikan siapa yang sedang berkomunikasi, pesan apa yang dinyatakannya, media apa yang digunakan, hal ini sangat penting komunikasi dalam pelayanan prima. Dengan komunikasi dapat mengetahui tingkat intelektualitas seseorang. Seseorang yang memiliki intelektualitas baik, maka cara komunikasinya juga bagus. Sehingga orang yang memiliki intelektualitas memadai dapat memberikan pelayan prima pada stakeholder.
Komunikasi yang sesuai dengan pelayanan prima dapat diwujudkan melalui komunikasi asertif. Asertif adalah kemampuan mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan dan dipikirkan yang ditujukan pada orang lain. Agar orang lain tidak tersinggung dalam berkomunikasi secara asertif, tetap menghargai hak-hak dan perasaan pihak lain.
Kualitas layanan bidang kehumasan memiliki peran besar untuk menciptakan kepuasan masyarakat serta medukung kelangsungan pelayanan dalam lembaga. Masyarakat yang saat ini hidup ditengah pesatnya perkembangan tehnologi dan informasi, harus memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas, dan pada saat yang sama juga harus memiliki mentalitas karakter yang kuat dan kokoh. Sehingga sangat dibutuhkan penguatan dari dalam diri masyarakat agar dapat terus berkembang dan terhindar dari distorsi budaya yang tidak sejalan dengan nilai-nilai agama dan budaya bangsa. Dalam era transparansi dan perkembangan teknologi informasi sangat penting sekali humas dalam memberikan pelayanan prima atau Excellent Service berkarakter. Mengingat digitalisasi ini telah menjadikan masyarakat lebih kritis, dinamis dan cenderung terjadi perubahan yang cepat di masyarakat.
Dengan adanya kondisi seperti ini menuntut lembaga untuk mengakomodir dan melayani keinginan masyarakat dalam memperoleh berbagai data dan informasi. Untuk itu sangat dibutuhkan bidang kehumasan yang humble dalam mengimbangi arus informasi di masyarakat sehingga pelayanan publik terlaksana dengan baik dan juga mampu memberikan dampak positif dan memberikan nilai kebermanfaatan bagi masyarakat. Pelayanan publik berkarakter kehumasan diharapkan dapat menciptakan citra lembaga (corporate image) menjadi semakin lebih baik serta secara aktif melakukan sosialisasi dan publikasi kegiatan kepada masyarakat atau kepada media baik cetak atau elektronik. Sehingga peran humas dalam pelayanan kepada masyarakat dapat diketahui oleh masyarakat disamping sebagai perimbangan terhadap berita-berita yang tidak terpercaya, humas juga sebagai pemberi informasi atau berita yang terjamin keakuratannya, cepat, dan tepat.
Tentunya kita juga pernah melihat dan mendengar adanya konsumen komplain sekalipun telah dilayani dengan baik dan memuaskan, baik komplain atas fasilitas kantor, pelayanan karyawan atau hal-hal khusus. Bagi satuan kerja multinasional alangkah baiknya disediakan ruang khusus (tertutup) guna menghindari kenyamanan pelayanan lainnya juga ketenangan dalam penyelesaiannya. Pelayanan komplain pada ruang terbuka sangatlah beresiko reputasi bagi satuan kerja itu sendiri.
Secara definisi, komplain atau keluhan pelanggan adalah ekspresi atau ungkapan ketidakpuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diterimanya. Keluhan ini bisa disampaikan secara lisan melalui telepon atau face to face, bisa juga tertulis melalui email, atau media sosial.
