Ketua KPPS harus betul-betul memahami secara detail apa yang perlu dilaporkan, lembar formulir apa saja yang perlu diisi, dan bagaimana menata urutan tahapan pelaporan sesuai yang dipersyaratkan.
Dalam proses pelaporan, ada 5 (lima) set Formulir C1 Hologram yang harus disetorkan ke KPU. Formulir C1 Hologram terdiri dari PPWP, DPR RI, DPD RI, DPRD Provinsi, dan DPRD Kabupaten/Kota. Harus tercatat dengan ditulis tangan Jumlah DPT, DPTb, DPK.
Juga tercantum dengan benar pengguna hak pilih pada DPT, DPTb, dan DPK. Hingga berapa jumlah suara SAH dan TIDAK SAH, Surat Suara Rusak, maupun Surat Suara Tidak Terpakai.
Selanjutnya 5 set formulir ini harus ditandatangani dan ditulis nama lengkap seluruh KPPS, Saksi, dan Petugas Pengawas.
Selain Formulir C1 Hologram, Petugas KPPS harus mengisi lengkap Formulir C1 Salinan PPWP, DPR RI, DPD RI, DPRD Provinsi, dan DPRD Kabupaten/Kota. Masing-masing untuk 1 set asli tulisan tangan dibubuhi nama lengkap Petugas KPPS, Saksi-saksi, dan Pengawas TPS.
Setelah itu digandakan sebanyak Saksi yang hadir, ditambah 1 set untuk Pengawas TPS, PPS, PPK, dan 2 set untuk arsip KPPS.
Bisa dibayangkan jika yang hadir 10 Saksi Parpol, berarti butuh penggandaan sejumlah 15 set yang selanjutnya harus ditandatangani asli tulisan tangan para KPPS, Saksi, dan Pengawas TPS.
Petugas KPPS juga harus menulis dan melaporkan Formulir C2 (Pernyataan Keberatan Saksi atau Catatan Kejadian Khusus), Formulir C3 (Pernyataan Pendamping Pemilih), Formulir C4 (Surat Pengantar Penyampaian Berita Acara di TPS kepada PPS), Formulir C5 (Tanda Terima Salinan Berita Acara).
Sesudah semua Formulir terisi lengkap dan benar, ditandatangani KPPS, Saksi, dan Pengawas TPS, barulah diserahkan kepada para saksi, pengawas, dan dimasukkan ke masing-masing amplop untuk laporan ke PPS, PPK, dan KPU sesuai pada stiker checklist di masing-masing kotak suara.
Demikian juga seluruh Lembar Plano, alat pemungutan dan penghitungan suara, seluruh Surat Suara SAH dan TIDAK SAH, surat suara rusak, surat suara tidak terpakai harus dilaporkan dan dimasukkan kembali ke masing-masing kotak sesuai stiker checklist.
Proses pencatatan pelaporan seluruh bendel formulir, penggunaan surat suara dan lainnya dikomando Ketua KPPS. Jangan sampai Ketua KPPS tidak memahami alur pelaporan yang berakibat lambannya proses penyusunan laporan.
