Pentingnya Komunikasi Internal dalam Organisasi

Komunikasi internal

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media (Effendy, 2008). Komunikasi memainkan peran penting dalam kehidupan sehari-hari dan dalam interaksi sosial. Tanpa komunikasi, seseorang akan kesulitan untuk memahami orang lain, bertukar informasi, atau memperoleh informasi dari orang lain. Komunikasi terjadi sebagai bagian dari hubungan sosial, di mana masyarakat terdiri dari setidaknya dua individu yang saling berinteraksi, dan interaksi tersebut timbul sebagai akibat dari proses komunikasi itu sendiri. Untuk memahami komunikasi secara lebih mendalam, penting untuk melihatnya dari dua perspektif: pengertian komunikasi secara umum dan pengertian komunikasi dalam konteks paradigma, sehingga dapat lebih jelas bagaimana komunikasi dijalankan.

Komunikasi internal dalam organisasi adalah pertukaran ide antara para pemimpin dan anggota organisasi yang memungkinkan terwujudnya organisasi dengan struktur khasnya, serta pertukaran informasi secara horizontal dan vertikal di dalam organisasi yang mendukung kelancaran operasi dan manajemen. Pada dasarnya, komunikasi internal dalam organisasi harus menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan tanpa berlebihan, serta memberikan informasi yang lengkap yang dibutuhkan oleh anggota organisasi terkait dengan tugas-tugas mereka. Hal ini mengarah pada pentingnya komunikasi timbal balik yang efektif antara atasan dan bawahan dalam mendukung kelancaran proses di dalam organisasi.

Komunikasi organisasi

Menurut Sutrisno (2010), komunikasi organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka terlibat dalam proses itu, bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Sifat utama komunikasi dalam organisasi adalah pembuatan pesan, interpretasi, dan pengelolaan aktivitas anggota organisasi. Proses komunikasi dalam organisasi sangat bergantung pada bagaimana setiap anggota menafsirkan atau memberikan makna terhadap apa yang terjadi di dalam organisasi tersebut. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk kelancaran pencapaian tujuan organisasi, namun ada faktor-faktor penghambat yang perlu diperhatikan untuk mencapainya. Hal ini disebabkan karena tidak semua anggota memiliki pemahaman atau interpretasi yang sama terhadap pesan yang disampaikan, sehingga terdapat perbedaan persepsi di antara mereka. Komunikasi dalam organisasi juga menciptakan ruang bagi para karyawan untuk berinteraksi secara internal, baik dengan sesama rekan kerja, atasan, maupun bawahan.

Bentuk komunikasi

Komunikasi lisan

Komunikasi verbal dapat diartikan sebagai bentuk komunikasi yang dilakukan secara langsung, di mana informasi disampaikan melalui lisan atau mulut. Bentuk komunikasi ini terjadi dalam berbagai situasi, seperti saat berbicara langsung dengan rekan kerja dalam pertemuan tatap muka, dalam rapat, maupun dalam percakapan yang dilakukan melalui telepon. Dalam komunikasi verbal, pesan atau informasi disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang diucapkan oleh individu kepada orang lain secara langsung.

Komunikasi non-verbal

Komunikasi non-verbal adalah bentuk komunikasi yang dilakukan melalui bahasa tubuh, di mana pesan disampaikan tanpa menggunakan kata-kata. Ini mencakup berbagai elemen seperti gerakan mata, yang dapat menunjukkan perhatian atau minat, posisi tubuh yang berdekatan yang menunjukkan kedekatan atau kenyamanan antara individu, serta cara memandang yang dapat menyampaikan berbagai makna, seperti rasa hormat, ketertarikan, atau ketidaksetujuan. Semua elemen ini berfungsi sebagai saluran komunikasi yang sangat efektif dan mudah dipahami, karena sering kali lebih mengungkapkan perasaan dan sikap seseorang dibandingkan dengan kata-kata yang diucapkan.

Menerapkan Komonikasi Internal yang Efektif

Untuk meningkatkan efektivitas komunikasi internal diperlukan pendekatan partisipatif dari berbagai pihak. Pada akhirnya, dorongan komunikasi internal yang efektif memperkuat keyakinan karyawan bahwa mereka adalah aset penting bagi perusahaan.

Komunikasi internal sebagai proses penting yang melibatkan pertukaran pengetahuan dan informasi dan juga organisasi dan individu perlu menguasai komunikasi internal agar efektif. Maka dari itu penelitian ini mengadaptasi teori Markgraf (2003), mengenai efektivitas komunikasi internal dinilai dengan modifikasi beberapa variabel sebagai berikut:

• Komunikasi dua arah adalah komunikasi dijalankan dua arah dari Manajemen ke karyawan dan sebaliknya
• Kemampuan inter-personal adalah kemampuan setiap karyawan dalam menyampaikan pesan/informasi kepada pihak lain di internal organisasi
• Kesadaran dan budaya risiko adalah setiap terdapat potensi risiko karyawan secara otomotis dapat mengidentifikasi dan melaporkan sesuai hirarki yang ditetapkan
• Kejelasan pesan/informasi adalah pengirim dan penerima pesan/informasi memiliki persepsi yang sama
• Frekuensi pesan/informasi adalah aspek yang melihat intensitas seseorang dalam memperoleh pesan atau informasi
• Pembelajaran berkala adalah sosialisasi/refreshment dilakukan secara berkala
• Tatakelola pengelolaan risiko adalah pemantauan melalui jenjang komite telah berjalan secara berkala
• Struktur komunikasi internal adalah lapis pertahanan pengelolaan risiko operasional/kelangsungan usaha telah berjalan efektif
• Pengetahuan manajemen adalah pemahaman manajemen atas alur komunikasi untuk pengelolaan risiko operasional dan kelangsungan usaha
• Kekuatan leadership adalah peran pimpinan dalam pengelolaan risiko operasional dan kelangsungan usaha

Efektivitas komunikasi internal yang dijabarkan oleh Markgraf (2003) adalah menyangkut pengelolaan risiko dan keberlangsungan usaha dalam suatu perusahaan, yaitu bagaimana caranya dengan komunikasi internal yang efektif akan meminimalkan risiko yang terjadi, serta merespon seberapa cepat atau sigap perusahaan bertindak untuk recovery atau mengembalikan kepada keaadaan semula ketika terjadi kendala dalam aktivitas perusahaan.

Budaya organisasi

Budaya bukanlah sesuatu yang dimiliki organisasi, tetapi organisasi itu sendiri adalah budaya. Budaya organisasi memiliki karakteristik yang dikemukakan oleh Robbins (2002) yang memberikan tujuh karakteristik budaya organisasi sebagai berikut:

• Inovasi dan keberanian mengambil risiko (Inovation and risk taking), adalah sejauh mana organisasi mendorong para karyawan bersikap inovatif dan berani mengambil resiko. Selain itu bagaimana organisasi menghargai tindakan pengambilan risiko oleh karyawan dan membangkitkan ide karyawan;
• Perhatian terhadap detil (Attention to detail), adalah sejauh mana organisasi mengharapkan karyawan memperlihatkan kecermatan, analisis dan perhatian kepada rincian.
• Berorientasi kepada hasil (Outcome orientation), adalah sejauh mana manajemen memusatkan perhatian pada hasil dibandingkan perhatian pada teknik dan proses yang digunakan untuk meraih hasil tersebut.
• Berorientasi kepada manusia (People orientation), adalah sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil-hasil pada orang-orang di dalam organisasi.
• Berorientasi tim (Team orientation), adalah sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim tidak hanya pada individu-individu untuk mendukung kerjasama.
• Agresifitas (Aggressiveness), adalah sejauh mana orang-orang dalam organisasi itu agresif dan kompetitif untuk menjalankan budaya organisasi sebaik-baiknya.
• Stabilitas (Stability), adalah sejauh mana kegiatan organisasi menekankan status quo sebagai kontras dari pertumbuhan.

Tujuan komunikasi internal 

Komunikasi internal dapat dijadikan sebagai alat dan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi, memelihara hubungan antara semua anggota yang berada dalam organisasi, menghindari terjadinya kesalahpahaman yang mungkin terjadi dalam organisasi, dan juga sebagai sarana dan media dalam penyampaian aspirasi maupun keinginan para pihak internal atau anggota organisasi terhadap organisasi secara keseluruhan.

Kesimpulan

Komunikasi internal memegang peran yang sangat penting dalam kelancaran dan kesuksesan suatu organisasi. Komunikasi ini tidak hanya menghubungkan anggota organisasi satu sama lain, tetapi juga memungkinkan pertukaran informasi yang efektif antara pemimpin dan bawahan, serta di antara sesama anggota organisasi. Komunikasi yang baik dapat memperkuat hubungan sosial, meningkatkan pemahaman, dan memperlancar aliran informasi yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi internal yang efektif membutuhkan pendekatan yang partisipatif dan perhatian terhadap faktor-faktor yang dapat meningkatkan efisiensi, seperti komunikasi dua arah, kemampuan interpersonal, kesadaran terhadap risiko, dan kejelasan pesan. Oleh karena itu, pengelolaan komunikasi internal yang baik akan membantu organisasi mengidentifikasi dan mengatasi potensi risiko, mempercepat proses pemulihan ketika terjadi masalah, serta memastikan kelangsungan operasional yang stabil.

Selain itu, budaya organisasi juga memiliki pengaruh besar dalam membentuk komunikasi internal yang efektif. Karakteristik budaya organisasi seperti inovasi, perhatian terhadap detail, orientasi hasil, serta kemampuan untuk bekerja dalam tim sangat memengaruhi bagaimana pesan disampaikan dan diterima di dalam organisasi. Oleh karena itu, penerapan budaya yang mendukung komunikasi terbuka dan kolaborasi antar anggota akan sangat bermanfaat bagi keberhasilan organisasi.

Secara keseluruhan, komunikasi internal yang efektif dan budaya organisasi yang baik dapat menjadi kunci untuk mencapai tujuan organisasi, mengurangi kesalahpahaman, serta meminimalkan risiko yang dapat menghambat keberhasilan operasional.

Temukan artikel menarik lainnya di https://bk.fip.unesa.ac.id/

Referensi

Agustini, N. A., & Purnaningsih, N. (2018). Pengaruh komunikasi internal dalam membangun budaya organisasi. Jurnal Komunikasi Pembangunan, 16(1), 89-108.

Puspitasari, D., & Danaya, B. P. (2022). Pentingnya peranan komunikasi dalam organisasi: lisan, non verbal, dan tertulis (literature review manajemen). Jurnal Ekonomi Manajemen Sistem Informasi, 3(3), 257-268.