Pentingnya Komunikasi Internal dalam Organisasi

Untuk meningkatkan efektivitas komunikasi internal diperlukan pendekatan partisipatif dari berbagai pihak. Pada akhirnya, dorongan komunikasi internal yang efektif memperkuat keyakinan karyawan bahwa mereka adalah aset penting bagi perusahaan.

Komunikasi internal sebagai proses penting yang melibatkan pertukaran pengetahuan dan informasi dan juga organisasi dan individu perlu menguasai komunikasi internal agar efektif. Maka dari itu penelitian ini mengadaptasi teori Markgraf (2003), mengenai efektivitas komunikasi internal dinilai dengan modifikasi beberapa variabel sebagai berikut:

• Komunikasi dua arah adalah komunikasi dijalankan dua arah dari Manajemen ke karyawan dan sebaliknya
• Kemampuan inter-personal adalah kemampuan setiap karyawan dalam menyampaikan pesan/informasi kepada pihak lain di internal organisasi
• Kesadaran dan budaya risiko adalah setiap terdapat potensi risiko karyawan secara otomotis dapat mengidentifikasi dan melaporkan sesuai hirarki yang ditetapkan
• Kejelasan pesan/informasi adalah pengirim dan penerima pesan/informasi memiliki persepsi yang sama
• Frekuensi pesan/informasi adalah aspek yang melihat intensitas seseorang dalam memperoleh pesan atau informasi
• Pembelajaran berkala adalah sosialisasi/refreshment dilakukan secara berkala
• Tatakelola pengelolaan risiko adalah pemantauan melalui jenjang komite telah berjalan secara berkala
• Struktur komunikasi internal adalah lapis pertahanan pengelolaan risiko operasional/kelangsungan usaha telah berjalan efektif
• Pengetahuan manajemen adalah pemahaman manajemen atas alur komunikasi untuk pengelolaan risiko operasional dan kelangsungan usaha
• Kekuatan leadership adalah peran pimpinan dalam pengelolaan risiko operasional dan kelangsungan usaha

Efektivitas komunikasi internal yang dijabarkan oleh Markgraf (2003) adalah menyangkut pengelolaan risiko dan keberlangsungan usaha dalam suatu perusahaan, yaitu bagaimana caranya dengan komunikasi internal yang efektif akan meminimalkan risiko yang terjadi, serta merespon seberapa cepat atau sigap perusahaan bertindak untuk recovery atau mengembalikan kepada keaadaan semula ketika terjadi kendala dalam aktivitas perusahaan.

Budaya organisasi

Budaya bukanlah sesuatu yang dimiliki organisasi, tetapi organisasi itu sendiri adalah budaya. Budaya organisasi memiliki karakteristik yang dikemukakan oleh Robbins (2002) yang memberikan tujuh karakteristik budaya organisasi sebagai berikut:

• Inovasi dan keberanian mengambil risiko (Inovation and risk taking), adalah sejauh mana organisasi mendorong para karyawan bersikap inovatif dan berani mengambil resiko. Selain itu bagaimana organisasi menghargai tindakan pengambilan risiko oleh karyawan dan membangkitkan ide karyawan;
• Perhatian terhadap detil (Attention to detail), adalah sejauh mana organisasi mengharapkan karyawan memperlihatkan kecermatan, analisis dan perhatian kepada rincian.
• Berorientasi kepada hasil (Outcome orientation), adalah sejauh mana manajemen memusatkan perhatian pada hasil dibandingkan perhatian pada teknik dan proses yang digunakan untuk meraih hasil tersebut.
• Berorientasi kepada manusia (People orientation), adalah sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil-hasil pada orang-orang di dalam organisasi.
• Berorientasi tim (Team orientation), adalah sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim tidak hanya pada individu-individu untuk mendukung kerjasama.
• Agresifitas (Aggressiveness), adalah sejauh mana orang-orang dalam organisasi itu agresif dan kompetitif untuk menjalankan budaya organisasi sebaik-baiknya.
• Stabilitas (Stability), adalah sejauh mana kegiatan organisasi menekankan status quo sebagai kontras dari pertumbuhan.

Tujuan komunikasi internal 

Komunikasi internal dapat dijadikan sebagai alat dan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi, memelihara hubungan antara semua anggota yang berada dalam organisasi, menghindari terjadinya kesalahpahaman yang mungkin terjadi dalam organisasi, dan juga sebagai sarana dan media dalam penyampaian aspirasi maupun keinginan para pihak internal atau anggota organisasi terhadap organisasi secara keseluruhan.

Kesimpulan

Komunikasi internal memegang peran yang sangat penting dalam kelancaran dan kesuksesan suatu organisasi. Komunikasi ini tidak hanya menghubungkan anggota organisasi satu sama lain, tetapi juga memungkinkan pertukaran informasi yang efektif antara pemimpin dan bawahan, serta di antara sesama anggota organisasi. Komunikasi yang baik dapat memperkuat hubungan sosial, meningkatkan pemahaman, dan memperlancar aliran informasi yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan mencapai tujuan organisasi.

Komunikasi internal yang efektif membutuhkan pendekatan yang partisipatif dan perhatian terhadap faktor-faktor yang dapat meningkatkan efisiensi, seperti komunikasi dua arah, kemampuan interpersonal, kesadaran terhadap risiko, dan kejelasan pesan. Oleh karena itu, pengelolaan komunikasi internal yang baik akan membantu organisasi mengidentifikasi dan mengatasi potensi risiko, mempercepat proses pemulihan ketika terjadi masalah, serta memastikan kelangsungan operasional yang stabil.

Selain itu, budaya organisasi juga memiliki pengaruh besar dalam membentuk komunikasi internal yang efektif. Karakteristik budaya organisasi seperti inovasi, perhatian terhadap detail, orientasi hasil, serta kemampuan untuk bekerja dalam tim sangat memengaruhi bagaimana pesan disampaikan dan diterima di dalam organisasi. Oleh karena itu, penerapan budaya yang mendukung komunikasi terbuka dan kolaborasi antar anggota akan sangat bermanfaat bagi keberhasilan organisasi.