Apa Itu Kantor Gaib?

Kenapa kantor virtual disebut Kantor gaib? Karena keberadaan kantor Virtual sendiri tidak harus berbentuk kantor yang berupa gedung dengan berbagai karyawan yang keluar masuk di dalam gedung. Untuk lebih jelasnya mari kita baca penjelasan dibawah ini.

a. Pengertian Kantor Virtual

Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat di kerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Sehingga membuat pekerjaan tidak harus dikerjakan di kantor pusat dan dapat dikerjakan dimana pun pegawai itu berada. Salah satu Contoh pengaplikasian dari kantor virtual adalah PayPal.

b. Sejarah Kantor Virtual

Kantor virtual mulai muncul pada tahun 1970-an saat computer mikro dan peralatan komunikasi yang murah, masih memungkinkan seseorang untuk melakukan pekerjaan di rumah. Kemudian muncul istilah Teleprocessing yang digunakan untuk menjelaskan komunikasi data. Karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat mengirimkan data pekerjaan nya ke kantor secara elektronik.

Telecommuter dan konsep kantor virtual memperoleh popularitas di antara pegawai maupun perusahaan. Pada tahun 1995, sekitar 30% para pekerja di Amerika Serikat diperkirakan menghabiskan rata-rata 6-8 jam seminggu untuk telecommuting. Menjelang akhir tahun 1996, diperkirakan sekitar 25% perusahaan yang tergolong Fortune 1000 akan mencoba telecommuting untuk pertama kali.

c. Keuntungan Kantor Virtual

1. Pengurangan biaya fasilitas, karena sebagian besar para pegawai tidak selalu berada dikantor maka akan mengurangi biaya sewa gedung, perawatan dan pemeliharaan gedung, serta perluasan kantor.

2. Pengurangan biaya peralatan, penyediaan alat kantor tidak begitu diperlukan karena para telecommuter dapat berbagai peralatan kantor dengan yang lain.

3. Jaringan komunikasi formal, karena para telecommuter lebih mendapatkan perintah yang spesifik dan informasi yang akurat dibanding dengan melakukan pertemuan atau rapat yang terlalu sering.

4. Pengurangan penghentian kerja, bila terjadi kendala geografis seperti bencana alam, cuaca ekstream dan lainnya para pegawai tidak perlu pergi ketempat kerja dan pekerjaan masih dapat dilakukan.

5. Kontribusi social, memberikan kesempatan kepada mereka yang tidak memiliki peluang untuk bekerja, misalnya orang lanjut usia, orang cacat, orang tua yang sibuk dengan anaknya di rumah. Kantor virtual ini menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

d. Kerugian Kantor Virtual

1. Rasa tidak memiliki, karena kurang bertemunya para pegawai kantor satu sama lain maka akan menimbulkan kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

2. Takut kehilangan pekerjaan, rasa kekhawatiran pekerja ini dikarenakan mereka terlepas dari operasi perusahaan. Sehingga mereka berkesimpulan bahwa mereka dapat menjadi korban “pemecatan elektronik”

3. Semangat kerja yang rendah, ada dua factor yaitu:

- Kurangnya interaksi antar sesama pegawai kantor dan atasan kerja

- Rendahnya gaji telecommuter dibanding dengan gaji pegawai di kantor tetap

4. Ketegangan keluarga, bila telecommuter memiliki masalah dalam keluarga maka mereka tidak memiliki waktu untuk beberapa jam, bahkan ada beberapa pasangan yang menyimpulkan bahwa bekerja dengan computer hanya untuk pengalihan tanggung jawab terhadap hubungan rumah tangga.

e. Strategi Kantor Virtual yang Disarankan

1. Sediakan sumber daya computer

2. Sediakan perlengkapan non-komputer, misalnya kalkulator, staples, amplop surat, daftar telepon dan sebagainya

3. Gunakan konferensi telephone, sehingga baik atasan atau sesama pegawai memiliki kesempatan untuk saling berbicara satu sama lain dan terlibat dalam interaksi langsung dua arah.

4. Jadwalkan pertemuan rutin, pertemuan ini dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan antar para pegawai dan atasan.

5. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus memiliki jadwal khusus ketika bekerja, pekerjaan bisa dilakukan di ruangan yang jauh dari gangguan, sedangkan keluarganya pun harus memahami pekerjaan telecommuter walau dia sedang ada di rumah.

Kantor virtual bukanlah untuk semua orang. Jika pegawai tidak bisa menjadwalkan dirinya atau mendisiplinkan dirinya sendiri untuk melakukan pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi dari kantor maka pekerjaan itu tidak dapat dilaksanakn dengan baik.