Peran Pusat Arsip dalam Melestarikan Arsip Nasional

Apakah kalian tau bagaimana peran pusat arsip dalam melestarikan arsip? Sebelum kita membahas tentang peranannya, yuk kita mengenal dulu tentang arsip!

Berdasarkan UU No 43 Tahun 2009, arsip merupakan rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip sangat penting untuk kita jaga karena mempunyai fungsi antara lain sebagai sumber informasi, pengambil keputusan, bukti untuk proses hukum, dan sebagainya. Adapun macam-macam arsip, yaitu:

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang digunakan pada kegiatan secara langsung dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang telah habis masa retensinya, disimpan karena memiliki nilai guna kesejarahan, dan dipermanenkan.

3. Arsip Vital, yaitu arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi keberlangsungan operasional pencipta arsip,tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 

4. Arsip Terjaga, yaitu arsip yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya karena berhubungan dengan kelangsungan hidup bangsa dan negara.

5. Arsip Umum, yaitu arsip yang tidak termasuk ke dalam kategori arsip terjaga.

6. Arsip Inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

7. Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus.

Arsip-arsip yang diciptakan akan dimusnahkan, ditinjau kembali, atau dipermanenkan sesuai dengan ketentuan JRA (jadwal retensi arsip). 

Arsip yang dipermanenkan bagaimana? Apakah disimpan hingga menumpuk?

Arsip yang dipermanenkan akan disimpan dan menjadi tanggung jawab lembaga yang berwenang seperti ANRI, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta. 

Setelah mengetahui sedikit tentang definisi arsip, bagaimana cara pusat arsip melestarikannya?

Pusat arsip merupakan lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab dalam mengelola kearsipan. Fungsi utamanya adalah sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif suatu organisasi. Pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan dalam beberapa tahapan, yaitu:

1. Memilah dan memisahkan arsip dengan non arsip serta arsip yang jumlahnya berlebihan.

2. Pemberkasan arsip berdasarkan kategori seperti kesamaan jenis, kesamaan permasalahan, dan kesamaan kegiatan.

3. Mendeskripsikan isi setiap berkas arsip ke dalam kartu deskripsi berukuran 10x15 cm berisi informasi bentuk redaksi, uraian arsip, dan tanggal.

4. Membuat skema pengelompokkan arsip untuk mengetahui klasifikasi masalah. Disusun berdasarkan klasifikasi, struktur organisasi, atau tupoksi.

5. Menggabungkan kartu deskripsi berdasarkan klasifikasi arsip.

6. Memberi nomor pada kartu deskripsi untuk nomor penyimpanan berkas.

7. Menggabungkan berkas yang mempunyai kesamaan masalah dan disusun sesuai skema.

8. Memasukkan berkas yang sudah disusun ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip serta dilapisi kertas kising.

9. Memasukkan berkas ke dalam box dan diberi nomor sesuai urutan. Setiap box hanya berisi satu jenis dengan tahun yang sama.

10. Membuat daftar arsip agar mudah untuk temu kembali.

Bagaimana melestarikan arsip-arsip dari masa lampau dengan fisik arsip yang buruk dan bahkan robek? Arsip-arsip yang yang sudah rusak, robek, dan memudar akan dipreservasi sesuai dengan permasalahan dari arsip tersebut. Seperti yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jakarta, untuk melestarikan arsip-arsip dengan kondisi fisik yang kurang baik seperti sobek dapat dilakukan pelestarian dengan cara enkapsulasi (laminasi). Mahasiswa Universitas Yarsi prodi Perpustakaan dan Sains Informasi bersama dosen pengampu, Ibu Nita Ismayati berkesempatan melihat langsung proses enkapsulasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

Gambar diatas merupakan proses enkapsulasi. Enkapsulasi sendiri merupakan proses melindungi arsip dari kerusakan yang bersifat fisik dengan menggunakan tisu jepang. Selain enkapsulasi, arsip-arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jakarta ditempatkan di sebuah mesin di dalam ruangan yang didesain tahan panas. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kerusakan arsip jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran.

Tampak luar mesin tahan api (Dokpri)

Tampak dalam mesin tahan api (Dokpri)

Sumber referensi :

• Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta
• Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
• Kemenkeu RI