Ketiga, jelasakan apa yang ada di email. Bagi orang-orang yang mendapatkan lebih dari 25 setiap harinya, mereka harus mengetahui apa isi dari email yang masuk, sebelum membukanya. Jadi, pastikan kita bisa menjelaskan isi dari email kita secara singkat di bagian subjek. Namun ingat, harus singkat, padat, dan jelas.
Buat Email yang Sifatnya Personal
3 bulan lalu, saya mewawancarai 11 editor dari media-media besar di Indonesia, termasuk salah satunya mas Wisnu Nugroho dari Kompas.com megnenai tips relasi media.
Hampir semua dari mereka mengatakan bahwa email yang sifatnya personal, mendapatkan perhatian lebih dari mereka.
Dari hasil wawancara tersebut, mereka juga mengatakan bahwa hanya beberapa startup di Indonesia yang benar-benar melakukannya. Rata-rata perusahaan tersebut dibantu oleh perusahaan PR.
Kita dapat membuat email yang bersifat personal dengan cara-cara ini:
Pertama, sebutkan nama mereka atau nama media. Nama adalah hal yang special bagi seseorang. Ketika kita menyebutkan nama mereka di email, mereka akan merasa lebih dihargai dan akhirnya memutuskan untuk membaca email dari kita.
Kita bisa menyebutkan nama mereka di awal untuk menyapa, dan di akhir email untuk mengucapkan salam.
Contohnya "Pagi mas Andrew", atau "Saya ingin membagikan informasi peluncuran perusahaan saya untuk media A".
Kedua, memiliki konteks. Bagi editor, untuk membuat sebuah cerita yang bagus, mereka membutuhkan karakter yang hebat. Mereka butuh seseorang dengan kepribadian, pendapat, cerita hebat yang ingin dibagikan, dan juga perspektif.
Kita bisa mulai dengan menjelasakan secara singkat cerita apa yang ingin kita bagikan? Dan mengapa cerita tersebut penting?
Ketika kita mengirimkan email ke media, khususnya media-media besar, kita bertarung dengan ratusan, bahkan ribuan perusahaan lain yang juga ingin mendapatkan liputan dari mereka. Jadi, pastikan konten di email kita bisa mendapatkan perhatian mereka.
Buat Konten yang Terstruktur di Badan Email
