Email masih menjadi alat komunikasi yang paling sering digunakan di tempat kerja. Kita menggunakan email untuk melakukan komunikasi internal dan juga external. Untuk mengirimkan laporan, berkomunikasi dengan calon investor, dan untuk keperluan lainnya.
Sebagai seorang content marketer di perusahan rintisan yang berlokasi di Kuala Lumpur, namun beroperasi di 7 negara di Asia Tenggara, 90% komunikasi eksternal saya lakukan dengan menggunakan email. Termasuk untuk mengirimkan cerita dan hasil riset ke media.
Dengan kondisi seperti ini, saya harus bisa membuat email yang baik. Karena, email yang ditulis dengan buruk, tidak jelas, dan tidak efektif dapat membuang buang waktu dan juga bisa merusak reputasi kita dengan meninggalkan kesan buruk bagi orang yang menerimanya.
Selama kurang lebih 1 tahun, saya mempelajari tata cara membuat email yang benar. Mulai dari membaca studi kasus dari pemasar-pemasar kelas dunia, sampai melakukan A/B testing untuk melihat email mana yang paling efektif.
Dari ribuan e-mail yang saya kirimkan, ada 5 tata cara yang harus kita perhatikan ketika ingin mengirimkan email ke media.
Kirimkan ke Orang yang Tepat
Di iPrice, saya berkomunikasi dengan berbagai penulis, jurnalis dan editor dari media-media yang ada di Asia Tenggara.
Setidaknya ada dua cara untuk menghubungi media melalui email. Pertama, kita bisa mengontak mereka melalui email umum seperti (redaksi@media.com). Atau, kita juga bisa mengontak mereka melalui email personal, contohnya (andrew@media.com).
Dari hasil pengamatan saya, tingkat respon dan juga publikasi yang saya dapatkan, 80% lebih tinggi ketika menghubungi mereka melalui email personal dibandingkan dengan email umum.
Bagaimana cara mendapatkan email personal?
Ada beberapa startegi yang bisa digunakan untuk mendapatkan email personal media:
Pertama, bertanya. Cara paling mudah untuk mendapatkan email personal media adalah bertanya. Kita bisa bertanya pada keluarga atau kerabat yang memiliki hubungan dengan media, atau jika mereka memiliki teman yang memiliki hubungan dengan media.
