Sistem Administrasi Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran Melalui E-Lampid di Kelurahan Baratajaya Kota Surabaya

Anastasya Priskila Elisabeth Thenu (1111900179)

Administrasi Publik, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya

tasyathenu2021@gmail.com

Abstrak

Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.  Salah satu bentuk pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah adalah di bidang administrasi kependudukan. 

Dinas  Kependudukan  dan Pencatatan  Sipil  Kota  Surabaya  merupakan  salah  satu  instansi  yang  menyelenggarakan pelayanan di bidang administrasi kependudukan. Namun dalam pelaksanaannya masih terdapat kendala, oleh karena itu Pemerintah Kota Surabaya melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil membuat inovasi, yaitu E-Lampid. 

E-Lampid merupakan layanan online untuk pengurusan akta kelahiran, akta kematian, pindah datang dan pindah keluar bagi WNI, serta akta perkawinan dan akta perceraian bagi masyarakat non-muslim.  

Selanjutnya E-Lampid disebar hingga tingkat Kelurahan di Kota Surabaya untuk memudahkan masyarakat, salah satunya adalah di Kelurahan Baratajaya Kota Surabaya. Jenis  penelitian  yang  digunakan  adalah  penelitian  deskriptif  dengan  menggunakan pendekatan  kualititatif  untuk  menentukan  cara  mencari,  mengumpulkan,  mengolah,  dan menganalisis  data  hasil  dari  penelitian.

Kata Kunci: pelayanan publik, e-lampid, akta kelahiran

PENDAHULUAN 

Menurut Sinambela dalam (Hiplunudin, 2017), mengatakan bahwa pada dasarnya setiap manusia membutuhkan pelayanan, bahkan secara ekstrim dapat dikatakan bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan manusia. Dimana pelayanan begitu akrab dalam kehidupan masyarakat sehari-hari. 

Setiap waktu masyarakat membutuhkan pelayanan dari pemerintah atau birokrat, namun seringkali pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat. Karena hingga kini pelayanan yang diberikan oleh pemerintah masih dianggap berbelit-belit, biaya yang harus dikeluarkan mahal serta proses pelayanan yang lambat.Pelayanan publik dikatakan berbelit-belit karena banyaknya kantor atau birokrasi yang harus dilalui. 

Sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lama, ini berimbas juga pada biaya yang harus dikeluarkan oleh masyarakat menjadi lebih besar. Maka untuk memperlancar pengurusan pelayanan tidak sedikit masyarakat yang lebih memilih untuk menggunakan biro jasa atau calo. Faktor lain yang menyebabkan proses pelayanan dikatakan lambat karena semakin banyaknya jumlah masyarakat yang harus dilayani

Akta kelahiran menjadi penting karena akan sangat membantu di masa depan dalam hal kepribadian dan status kewarganegaraan yang telah berubah menjadi kebebasan dasar (HAM) tentang hak-hak anak yang harus dipenuhi oleh negara.

Sesuai Undang-Undang Nomor 39 Tahun 1999 tentang Hak Asasi Manusia (HAM) pasal 53 ayat 2 bahwa "setiap anak sejak kelahiranya berhak atas suatu nama dan status kewarganegaraanya". Seorang anak yang dikandung dan identitasnya tidak terdaftar akan sangat persuasif ketika anak itu sudah dewasa. Kemampuan dan keuntungan dari pendaftaran kelahiran adalah untuk melindungi hak-hak istimewa anak-anak sehubungan dengan identitas mereka, pendaftaran kelahiran dalam pendaftaran umum sangat kuat karena pengakuan kehadiran individu secara sah.

Pendaftaran pengenalan seorang anak untuk dukungan dunia memungkinkan anak untuk memiliki ikatan keluarga yang jelas, dan itu berarti bahwa rekaman kehidupan seseorang sejak lahir, persatuan dengan kematian menjadi jelas. 

Jika anak tidak memiliki akta kelahiran, maka akan menimbulkan masalah mulai dari sekarang, lebih spesifiknya setelah anak tersebut dewasa, misalnya pemisahan, tidak adanya kepastian identitas, tidak mendapatkan izin masuk sekolah, bantuan sosial, tidak bisa pergi ke sekolah yang didanai negara. Pengesahan kelahiran juga dapat membantu legislatif dengan ukuran, segmen, pola, dan ketidaksesuaian kesejahteraan berikut. 

Dengan tambahan informasi yang tepat, persiapan dan pelaksanaan pengaturan kemajuan dan proyek akan lebih tepat. Terutama dalam hal kesejahteraan, sekolah dan pekerjaan.

Sesuai Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang administrasi kependudukan menyebutkan ada tiga kualifikasi akta kelahiran. Pertama, untuk jangka waktu kelahiran 0-60 hari pembuatan akta gratis. Ke dua, akta yang di buat lebih dari 60 sampai satu tahun hari pembuatan kelahiran akta kelahiran maka harus melalui penetapan kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Ketiga, untuk kelahiran yang lewat dari satu tahun pembuatan akta kelahiran di lakukan dengan penetapan pengadilan negeri.

Salah satu bentuk pelayanan yang diberikan oleh aparatur pemerintahan kepada masyarakat adalah pelayanan dalam bidang kependudukan. Unsur kependudukan sangat memegang peranan dalam berbagai segi, khususnya bidang pembangunan Nasional sebagai bahan dasar dalam rangka perumusan strategis di bidang kewarganegaraan, karena hampir semua kegiatan pembangunan baik yang bersifat sektoral maupun lintas sektor terkait dengan kependudukan, atau dengan kata lain penduduk harus menjadi subyek sekaligus objek pembangunan. 

Memperhatikan arti penting data kependudukan maka kegiatan registrasi penduduk ini erat kaitannya dengan penerbitan akta catatan sipil. Pencatatan dan penerbitan akta kelahiran merupakan bagian dari pelayanan publik, Akta merupakan salah satu dokumen terpenting karena menjadi bukti pengakuan legal kewarganegaraan seseorang. Setiap orang harus mempunyai akta sebagai jaminan atas kedudukan dan status hukum seseorang dalam negara

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya merupakan instansi pemerintahan yang melayani masyarakat dalam hal pengurusan administrasi kependudukan yang bertugas untuk mencatat, mendaftarkan dan membukukan secara lengkap setiap peristiwa penting seseorang. 

Sebagai salah satu instansi yang menyelenggarakan pelayanan di bidang administrasi kependudukan, Dispendukcapil Kota Surabaya dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang mudah, cepat dan bermutu. Sehingga dapat terwujud suatu pelayanan yang efektif dan efisien, serta sesuai dengan kebutuhan dan harapan dari masyarakat.

Pelayanan administrasi kependudukan yang diberikan oleh Dispendukcapil Kota Surabaya sudah melakukan berbagai terobosan atau inovasi dalam rangka meningkatkan kemudahan pelayanan sesuai dengan aturan yang berlaku dandengan kemampuan yang tersedia. Kemampuan yang dimaksud adalah kemampuan dari teknologi. Selain itu dengan adanya inovasi disini dapat mempercepat pelayanan dan menciptakan kepuasan bagi masyarakat yang mana sebagai penerima pelayanan.

Kondisi pelayanan publik pada administrasi kependudukan menuntut pemerintah Kota Surabaya melalui Instansi yang terkait yaitu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surabaya Kota Surabaya untuk melakukan perubahan dalam sektor pelayanan publik khususnya dalam layanan kependudukan. Dengan itu Pemerintah Kota Surabaya manfaatkan teknologi serta informasi konsep E-Government untuk mengembangkan layanan kependudukan berbasis online yang memberikan banyak kemudahan dan juga kebermanfaatan demi mencapai kepuasan masyarakat melalui pelayanan yang baik melalui Klampid.

Melalui Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surabaya menciptakan inovasi baru dengan menerapkan dan mengembangkan electronic government. Yang menjanjikan efisiensi, kecepatan penyampaian informasi, jangkauan yang global dan transparansi. Bentuk inovasi tersebut adalah aplikasi pendaftaran kependudukan Kota Surabaya yang bernama e-lampid. 

Dispendukcapil juga memperkenalkan Klampid mobile dengan versi terbaru aplikasi Klampid yaitu Klampid New Generation, dimana yang sebelumnya hanya tersedia diakses melalui web browser kini dapat diakses menggunakan aplikasi dan pelayanan publik dapat dimulai langsung dari rumah, menggunakan perangkat smartphone.

E-Lampid (Elektronik Kelahiran, Kematian, Pindah, Datang) E-Lampid merupakan kependekan dari Kelahiran, Kematian, Pindah, Datang adalah Sistem Informasi Kependudukan terintegrasi yang dibangun dan dikembangkan oleh Pemerintah Kota Surabaya. 

Adanya E-Lampid ini warga kota Surabaya akan dengan mudah dalam pengurusan surat kependudukan, dimana Akta Kelahiran atau yang biasa disebut dengan akta lahir adalah tanda bukti berisi pernyataan yang sifatnya sangat penting dan diperlukan guna mengatur dan menyimpan bahan keterangan tentang kelahiran seorang bayi dalam bentuk selembar kertas yang sudah di cetak. Akta lahir ini dibuat mengacu kepada setiap catatan resmi berlandaskan undang-undang yang resmi menetapkan hal-hal mengenai kelahiran seorang anak dan juga berlaku pada salinan lembaran pencatatan akta lahir yang dapat di pertanggungjawabkan keasliannya.

Klampid didukung oleh Peraturan Walikota Surabaya No. 5 Tahun 2013 tentang pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Klampid juga di dukung dalam penyelenggaraan pemerintah daerah dan didukung oleh Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2019 tentang penyelenggaraan administrasi kependudukan yang didalamnya secara umum mengatur tentang tata cara, persyaratan masing-masing pelayanan administrasi kependudukan serta sanksi administrasi.

Seperti halnya di Kelurahan Baratajaya Kecamatan Gubeng Dispendukcapil membantu petugas kelurahan dalam pelayanan pengambilan akta kelahiran ataupun update di website, kemudian menginput dan melaporkan data ke kasi pemerintah kelurahan. Proses pengambilan akta kelahiran dengan jenis jenis persyaratan pengambilan; pertama, bagi warga yang baru membuat akta kelahiran dan yang kedua, bagi warga yang melakukan pembaharuan akta kelahiran atau sejenisnya.

Tujuan penerapan akta kelahiran serta prosedur pengambilan dan input data secara online adalah untuk memudahkan warga dan petugas kelurahan dalam melaksanakan tugasnya sebagai pelayan publik, tetapi bagi warga yang kesulitan mengurus secara mandiri, maka kelurahan masih memiliki kewajiban dan tanggung jawab untuk menyelesaikan masalah administrasi, dengan kegiatan turun langsung ke Balai RW warga dibantu oleh RT/RW dan Staf kelurahan yang ditempatkan di Kelurahan Baratajaya.

Dengan adanya e-Lampid ini berdampak pada perubahan atau tata cara kerja di Kelurahan, Kecamatan maupun di Dispendukcapil Kota Surabaya itu sendiri. Dengan adanya inovasi ini, pihak-pihak yang terkait dalam penyediaan jasa pelayanan publik tersebut dituntut untuk dapat mengerti dan memahami terhadap teknologi yang diterapkan oleh Pemerintah Kota Surabaya dalam bidang pelayanan administrasi kependudukan. Selanjutnya  e-Lampid disebar luaskan hingga di tingkat Kantor Kelurahan di Kota Surabaya agar lebih mudah untuk dijangkau oleh masyarakat. Hal tersebut terbukti dengan semakin banyaknya masyarakat Kota Surabaya yang telah menggunakan e-Lampid dalam mengurus dokumen adm inistrasi kependudukannya, salah satunya yang berada di Kelurahan Baratajaya Kecamatan Gubeng Kota Surabaya.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan   kualititatif   untuk   menentukan   cara   mencari, mengumpulkan,  mengolah,   dan menganalisis  data  hasil  dari  penelitian.   Lokasi yang dipilih untuk penelitian ini adalah Kelurahan Baratajaya Kecamatan Gubeng Kota Surabaya, di Jl. Manyar No.80, Surabaya.  Fokus penelitian ini adalah Sistem Administrasi Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran melalui E-Lampid Di Kelurahan Baratajaya Kota Surabaya, Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara melalui internet searching dimana proses pencarian data melalui media internet untuk memperoleh informasi berdasarkan referensi, jurnal, artikel ataupun perundang-undangan yang berkaitan objek penelitian. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan analisis data menurut Miles dan Huberman dalam (Sugiyono, 2018:246).

HASIL DAN PEMBAHASAN

Masyarakat dalam menjalankan tugas dan fungsinya mengharapkan adanya integritas dan tata kelola pemerintahan yang baik untuk mewujudkan good governance di masa yang akan datang, pemerintahan yang dapat melayani masyarakat (public service) secara profesional dan mengutamakan kepentingan masyarakat, karena dengan kewenangan daerah yang begitu kuat, Daerah harus mengakui bahwa pengembangan sumber daya perangkat pemerintah merupakan prasyarat mutlak bagi keberhasilan kebijakan otonomi daerah ini (Saffah & Prathama, 2020). Secara umum penerapan E-Lampid diatur dalam Peraturan Walikota Surabaya Nomor 5 Tahun 2013 tentang Pedoman Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Penyelenggaraan Pemerintah Daerah, namun tidak ada batasan khusus mengenai E-Lampid. Tujuan diselenggarakannya acara ini awalnya untuk memudahkan proses masyarakat, namun kedepannya program ini akan dilaksanakan secara nasional oleh pemerintah dan akan segera dibuat landasan hukum untuk e-lampid. Untuk kepentingan program e-lamp, setiap orang di Surabaya memiliki identitas asli warga Surabaya. Standar pelaksanaan proyek Elampid di desa Genden dilakukan dengan baik oleh para pelaksana yang bertugas dan akan dilaksanakan sesuai proses atau prosedur yang ada. Saat ini program e-lampid belum berjalan maksimal karena sebagian masyarakat masih belum memahami program tersebut. Namun ke depan, program ini bertujuan untuk mencapai apa yang telah dicapai.

Berikut merupakan data warga Kelurahan Baratajaya terkait kepemilikan akta kelahiran:

Tabel 1. Data warga yang mempunyai akta Kelahiran

Dokpri

Berdasarkan hasil research, menurut Kelurahan Baratajaya beberapa karakteristik yang harus dimiliki oleh pelaksana adalah program E-Lampid itu sendiri, pedoman, alur, dan proses yang terkait dengan penggunaan Paham E-lampid. mengerti dulu. Untuk mencapai tujuan program, praktisi juga melakukan proses pelibatan dengan masyarakat.  Pelaku sebagai pelayanan publik harus berusaha memberikan pelayanan prima atau terbaik sehingga sangat peka secara sosial terhadap kebutuhan warganya dan puas dengan pelayanan yang diberikan. Terkait individu yang terlibat dalam pelaksanaan program e-lampid di Kelurahan Baratajaya yaitu Lurah dan staffnya. Jumlah individu yang sedikit ini menjadikan kemungkinan kesalahan dalam penyampaian informasi sangat minim, sehingga segala proses yang berkaitan dengan e-lampid dapat dikatakan lancar dan telah mencapai hasil yang cukup baik. Namun, dalam penyampaian infromasi tentang e-lampid kepada masyarakat masih kurang karena tidak seluruh masyarakat tahu tentang adanya program ini meskipun pihak kelurahan telah melakukan sosialisasi pada RT dan RW. 

Adanya E-Lampid Kelurahan  Baratajaya Kota  Surabaya  ini  sangat  membantu  untuk pengelolaan masyarakat dan surat keliling. Baik Pelaksana Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya maupun Kelurahan Baratajaya tidak  keberatan  dengan  adanya  rencana  ini karena  bermanfaat  bagi  masyarakat  itu  sendiri.  Program ini dibuat untuk mempermudah dan mempercepat pengurusan akta dan surat pindah.  Selama implementasi, lembaga penegak kebijakan sangat antusias dengan keberhasilan program E-Lampid. Insentif dalam bentuk uang, dll.  Karena ini sudah menjadi tugas utama mereka untuk melayani masyarakat.  Kelurahan Baratajaya mengatakan bahwa insentif tidak akan mempengaruhi sikap atau kinerja mereka dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Karena masyarakat bisa tersenyum bahagia dan puas dengan pelayanan yang diberikan Kelurahan, hal itu menjadi semangat tersendiri bagi pelakunya.

KESIMPULAN

Simpulan Berdasarkan data yang diperoleh dan telah di analisis peneliti, maka dapat diambil simpulan bahwa penerapan e-lampid pada pelayanan pengurusan akta kelahiran di Kelurahan Baratajaya Kota Surabaya sudah berjalan dengan baik, walaupun masih terdapat kendala. Keberhasilan penerapan e-lampid di kota Surabaya.

1. Untuk meningkatkan kemudahan pelayanan administrasi kependudukan menggunakan e-Lampid, maka perlu penambahan sumberdaya petugas yang khusus membantu masyarakat yang kesulitan dalam menggunakan e-Lampid melalui mesin e-Kios yang ada.

2. Kurangnya pengetahuan akan teknologi menyebabkan sebagian masyarakat tidak mengetahui terhadap tata cara penggunaan e-Lampid, oleh karena itu perlu untuk terus dilakukan sosialisasi hingga di tingkat RT/RW. Sehingga seluruh lapisan masyarakat dapat mengoperasikan e-Lampid dengan mudah dan tepat.

3. Penerapan e-Lampid telah memberikan hasil yang lebih baik, yaitu adanya peningkatan kemudahan terhadap pelayanan administrasi kependudukan, oleh karena itu Kelurahan Kapas Madya Kecamatan Tambaksari Kota Surabaya perlu untuk tetap mempertahankan hal tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Amaliazulmanda, C. (2018). KUALITAS PELAYANAN E-LAMPID (ELECTRONIC LAHIR, MATI, PINDAH, DATANG) di Dinas KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA SURABAYA (Studi Pada Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran dan Kematian). Publika, 6(3).

SAFFAH, A. E. (2019). Inovasi E-Lampid Dalam Peningkatan Kemudahan Pelayanan Administrasi Kependudukan Di Kelurahan Kapas Madya Baru Kecamatan Tambaksari Kota Surabaya (Doctoral dissertation, UPN" VETERAN" JATIM).

Duhita, A. S. (2018). Inovasi Produk E-Lampid dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Administrasi Kependudukan di Kota Surabaya (Doctoral dissertation, Universitas Airlangga).

Kustiorini, F. Y., Soesiantoro, A., & Kusbandrijo, B. (2018). STUDI PELAYANAN E-LAMPID (ELEKTRONIK LAHIR, MATI, PINDAH, DATANG) DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURABAYA (Doctoral dissertation, UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945).

Fadilah, G. N., & Maesaroh, M. (2020). ANALISIS INOVASI PELAYANAN 6 IN 1 (ELEKTRONIK LAHIR MATI PINDAH DATANG) DI DISPENDUK CAPIL KOTA SURABAYA. Journal of Public Policy and Management Review, 9(2), 71-87.