2.3.1 Definisi Pengelolaan
Kata 'pengelolaan' berasal dari kata dasar 'kelola' yang diberi awalan 'peng' dan akhiran 'an', sehingga menjadi 'pengelolaan' yang berarti pengurusan, perawatan, pengawasan, atau pengaturan. Secara mendasar, 'pengelolaan' berasal dari 'kelola', yang ditambahkan awalan 'pe' dan akhiran 'an'. Istilah lain yang dapat digunakan untuk 'pengelolaan' adalah 'manajemen'. Kata 'manajemen' berasal dari bahasa Inggris 'management', yang berarti pelaksanaan, pengaturan, atau pengelolaan. Menurut Suharismiarikunto, dalam pengertian umum, manajemen berarti pengadministrasian, pengaturan, atau penataan suatu kegiatan. Kata 'management' sendiri telah diserap ke dalam bahasa Indonesia menjadi 'manajemen', yang memiliki arti yang sama dengan 'pengelolaan', yaitu proses untuk mengoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan kerja agar dapat diselesaikan dengan efisien dan efektif. (W.J.S. Poerwadarminta (1996), Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1996. Hal.211).
Pengelolaan adalah terjemahan dari kata 'management' yang masuk ke dalam bahasa Indonesia sebagai 'manajemen' akibat pengaruh banyaknya serapan kata asing. 'Manajemen' berasal dari kata 'to manage' yang berarti mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses yang disusun berdasarkan urutan fungsi-fungsi manajemen. Dengan demikian, manajemen merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui berbagai aspek, seperti perencanaan. (planning), pengorganisasian (organising), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling) (Suawa, Pioh, & Waworundeng, 2021). Dalam kamus Bahasa Indonesia lengkap, pengelolaan diartikan sebagai Proses ini adalah cara untuk melaksanakan suatu kegiatan dengan melibatkan tenaga orang lain. Proses ini membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi, serta memberikan pengawasan terhadap semua aspek yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. (Wijaya & Sudarmawan, 2019). Pengawasan memiliki peran penting dalam membandingkan kondisi aktual dengan rencana yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, pengawasan sebaiknya dilakukan tidak hanya di akhir proses, tetapi juga di setiap tahapan proses manajemen. Pengawasan ini meliputi pemantauan pembagian tugas dan tanggung jawab, pelaksanaan, serta evaluasi, sehingga kegiatan yang dilakukan dapat tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku E.Rahmawati., & R. Wijayanti,(2024)
2.3.2 Fungsi Pengelolaan
Untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Menurut George R. Terry (Hamdi, 2020), fungsi-fungsi manajemen terdiri dari:
1. Perencanaan (Planning)
Proses menentukan tujuan yang ingin dicapai dan merumuskan langkah-langkah atau strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Ini melibatkan penentuan tindakan masa depan yang paling sesuai untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Proses pengaturan sumber daya, tugas, dan kegiatan dalam organisasi agar tujuan dapat dicapai dengan efisien. Ini termasuk penentuan struktur organisasi, pengalokasian sumber daya, dan pembagian tugas..
3. Penggerakan (Actuating)
Proses memotivasi dan mengarahkan anggota organisasi untuk menjalankan tugas yang telah direncanakan dan diorganisasikan. Ini melibatkan komunikasi, kepemimpinan, dan pemberian semangat kepada karyawan agar bekerja dengan baik.
4. Pengawasan (Controlling)
Proses memonitor dan mengevaluasi kinerja organisasi untuk memastikan bahwa tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai. Ini melibatkan penetapan standar kinerja, pengukuran kinerja aktual, dan tindakan korektif jika ada penyimpangan dari rencana.
2.3.3 Efektifitas Pengelolaan
Dalam penggunaan dana kas kecil, terdapat banyak potensi kecurangan yang muncul akibat lemahnya pengendalian internal. Dokumen bukti pembayaran kas sering dimanipulasi oleh pihak-pihak tertentu dalam perusahaan demi keuntungan pribadi. Untuk mencegah hal ini, sangat penting untuk segera menandai dokumen tagihan yang telah dibayar dengan stempel “LUNAS” agar tidak digunakan kembali oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab. Berdasarkan (Margaretha Hutabarat, T., Purba, D. H., & Simanjuntak, G. Y. (2023). untuk menangani masalah perlengkapan dan perbekalan kantor yang berskala kecil dapat dilakukan langkah-langkah berikut:
1. Untuk menghindari metode pembayaran yang tidak praktis dan tidak ekonomis untuk pengeluaran kecil dan mendadak. Dengan adanya kas kecil, perusahaan dapat melakukan transaksi lebih efisien.
2. Untuk meringankan beban staf dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan dan relasi bisnis pimpinan. Sebagai contoh, jika pimpinan perusahaan mengadakan pertemuan dengan mitra, menggunakan kas kecil untuk menjamu mereka akan lebih etis dibandingkan menggunakan cek.
3. Untuk mempercepat proses pengeluaran yang diperlukan atasan dalam situasi mendadak dan tidak terencana. Dengan adanya ketersediaan dana yang cepat, pengeluaran dapat dilakukan tanpa harus menunggu proses yang berlarut
2.3.4 Pengelolaan Kas Kecil
Pengelolaan kas adalah sistem pengelolaan yang memastikan tersedianya cukup kas untuk keperluan operasional dan pembayaran kewajiban yang jatuh tempo. Kelebihan kas sebaiknya dialokas sementara untuk memberikan keuntungan kepada para pemegang saham. Manajemen kas yang efisien memerlukan pengawasan yang ketat untuk melindungi kas dari kemungkinan kerugian akibat tindakan pencurian atau penipuan. (Skousen,2009;430).
Menurut kasmir (2020) “pengelolaan atau manajemen kas adalah sistem yang diimplementasikan oleh suatu organisasi untuk memastikan ketersediaan kas berada pada skala yang memadai, tidak berlebihan (overcapacity) maupun terlalu sedikit (undercapacity), sehingga kelangsungan kas dapat terjamin. Manajemen kas melibatkan sistem pengelolaan dalam perusahaan yang mengatur aliran kas untuk menjaga likuiditas, memanfaatkan kas yang tidak terpakai, serta melakukan perencanaan kas yang efektif. Seorang manajer keuangan harus dapat mengelola pemasukan dan pengeluaran perusahaan dengan cara yang efisien.”
Sedangkan, menurut Weston J.F. dan Hermanson R.H. dalam Arifin (2001:7), manajemen atau pengelolaan kas didefinisikan sebagai pengawasan terhadap investasi dalam bentuk harta paling likuid, yaitu uang tunai yang dimiliki oleh perusahaan.
