Pengelolaan Arsip, Garda Depan Wujudkan "Good Governance"

Peraturan Presiden nomor 95 tahun 2018  tentang Sistem Pemeritahan Berbasis Elektonik (SPBE), ditujukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya (good governance). 

Bagi kalangan skeptis aturan ini seperti menggantang asap. Bagaimana mungkin aturan yang ujungnya, hanya membuat system tata naskah secara elektronik  bisa menjadi alat utama menegakkan good governance. Mimpi kali yeee! 

Sebaliknya, bagi kaum optimis berpendapat SPBE adalah terobosan yang  perlu diapresiasi,  ditengah merosotnya kepercayaan public akibat maraknya perilaku korupsi penyelenggara negara. 

Sistem tata naskah secara dapat elektronik menjadi jawaban untuk mengembalikan kemanfaatan arsip, sesuai dengan teorinya.

Salah satu  penyebab hilangnya kemanfaatan arsip adalah besarnya volume arsip fisik yang menyita banyak sumberdaya. 

Pengelola arsip lebih terkonsentrasi pada penataan arsip inaktif sehingga baru menyentuh pada fungsi sekunder arsip, yaitu nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan umum lain. 

Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian. Pilihan minimal ini dapat dipahami karena volume arsip fisik yang begitu besar dengan mobilitas yang tinggi sehingga secara teknis tidak mungkin dikelola sepenuhnya oleh pengelola arsip.

Pengelolaan arsip  secara elektronik  telah mengubah system kerja, karena sesuai ketentuan, arsip yang diciptakan secara elektronik tidak perlu dicetak. 

Arsip elektronik memungkinkan semua arsip dinamis dalam jumlah berapapun diolah secara digital dalam waktu singkat untuk memperoleh manfaat yang lebih besar. 

Fungsi primer  arsip aktif, yang nilai gunanya baru dimanfaatkan untuk kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, dapat dikelola secara nasional oleh Pengelola Arsip. 

Nilai guna arsip primer yang meliputi administrasi, hukum, keuangan, apabila dikelola dengan cerdas dengan menerapkan kaidah good governance dapat  menghasilkan  tata pemerintahan yang baik.

Penerapan prinsip good governance  secara konsisten yaitu, visionary, openness and transparency, participation, accountability, rule of law, democracy, profesionalism and competency, responsiveness, efficiency and effectiveness,  decentralization, terbukti mampu mencegah tindakan korupsi, kolusi dan nepotisme, serta mengefektifkan dan mengefisienkan  belanja publik. 

Contoh kegiatan yang telah menerapkan prinsip good governance adalah transparansi saat penerimaan ASN dengan CAT, hasilnya sudah dapat dirasakan oleh masyarakat.

Aplikasi tata naskah elektronik yang mengumpulkan arsip aktif secara real time dapat menjadi jawaban untuk pencegahaan korupsi jika menerapkan prinsip good governance secara konsisten. 

Transparansi arsip aktif dapat mendorong  keterbukaan, dipadukan  dengan partisipasi masyarakat untuk melakukan pengawasan, terbukti berhasil mengoptimalkan pelaksanaan proyek, sekaligus mencegah KKN. 

Sudah ada beberapa evidence yang menunjukkan keberhasilan pencegahan korupsi diantaranya proyek pembangunan Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga serta proyek Stimulus Fiscal 2009.   

Pada tahun 2005, proyek pembangunan kampus  yang dipimpin oleh Dr. Jarot Wahyudi senilai lebih Rp.300M diyakini akan sangat menarik bagi para pemangku kepentingan maupun kaum oportunis. 

Untuk memudahkan pemangku kepentingan memperoleh informasi, Proyek  menerapkan prinsip good governance, yaitu keterbukaan dan transparansi. 

Semua arsip aktif pelaksanaan proyek dialihmediakan dan diunggah dalam website yang dapat diakses oleh semua kalangan.

Para pemangku kepentingan, bahkan kaum oportunis sekalipun, diminta berpartisipasi untuk mengritisi dan menilai kesesuaian antara dokumen serta kondisi di lapangan.

Penerapan dua prinsip awal good governance, mendorong pelaksana Proyek menjaga segala tindak terukur dan akuntable dengan mengikuti peraturan secara ketat. 

Para pengkritisi dipersilahkan untuk memberikan masukan secara terbuka sebagai bagian dari prinsip demokrasi. elaksana proyek, baik pihak Universitas maupun kontraktor,  menempatkan personalnya yang professional dan kompeten agar hasilnya sesuai dengan yang dijanjikan. 

Penerapan good governance secara utuh pada akhirnya dapat mengefisienkan anggaran.  Hasil efisiensi selanjutnya untuk digunakan untuk penambahan fasilitas kampus agar proses pembelajaran semakin efektif. 

Contoh keberhasilan pengelolaan arsip aktif  untuk mencegah KKN telah terbukti.  Jika UIN Sunan Kalijaga melakukannya secara voluntary, maka adanya Aplikasi tata naskah elektronik sangat mungkin pengelolaan arsip aktif dilakukan secara menyeluruh. 

Semua kegiatan yang berujung pada tindakan administrasi, hukum, keuangan, apabila  dikelola dengan baik dan diperlakukan dengan menggunakan prinsip good governance, berpotensi menghasilkan multiplier  effect yang besar bagi kesejahteraan masyarakat.

Agar arsip benar-benar dapat digunakan untuk mencapai tujuan berbangsa dan bernegara sebagaimana Pembukaan UUD 45, diperlukan beberapa syarat agar tujuan ini terwujud. 

Dari sisi sumber daya manusia, Pengambil Keputusan Kearsipan harus mengubah pola kerja, dari pola pikir pengeloaan arsip inaktif, menjadi pengeloaan arsip aktif. Dari pola pikir nilai guna sekunder menjadi nilai guna primer.  

Tentu saja perubahan pola pikir ini akan menyebabkan hilangnya kenyaman.  Namun, apabila dibiarkan, bukan tidak mungkin kewenangan ini akan diambil oleh pihak lain. 

Seorang pengambil keputusan bidang kearsipan menyebutkan bahwa, dengan adanya system tata naskah elektronik, telah memorakporandakan peraturan tentang kearsipan.  Untuk mengaturnya kembali diperluka pola pikir secara menyeluruh.

Arsiparis yang selama ini terpinggirkan dan berada di bagian belakang, harus berubah dengan menjadi insan yang mampu menggunakan arsip sebagai garda depan good governance, agar cita-cita bangsa bisa tercapai.

Arsiparis bekerja untuk memantau semua pergerakan arsip aktif di setiap instansi, untuk melihat  konsistetensi  antar dokumen arsip. 

Arsiparis perlu menguasai metodologi evaluasi, karena pekerjaanya selain menyimpan  arsip tetpi juga selaku on going evaluator dari setiap arsip yang dihasilkan.

Untuk menunjang tujuan ini, maka metoda pengklasifikasian arsip  substanstif dan fasilitatif dilakukan dari sejak  awal. Kronologis arsip dapat dibaca dengan mudah,  baik secara tunggal dalam satu instansi, maupun gabungan dalam skala nasional.  

Dengan adanya pengklasifikasian yang tepat, akan mempermudah arsiparis dalam melakukan uji keabsahan baik dari sisi administrasi, hukum, bahkan keuangan. 

Uji keabsahan arsip elektronik sangat mungkin menggunakan kecerdasan buatan digita,l sehingga mempermudah Arsipariis mengambil kesimpulan. Metodogi yang digunakan adalah comparative analysis dengan membandingkan konsistensi  arsip dalam kegiatan maupun antara arsip pelaksanaan dan peraturan.

Pelaksaaan kebijakan ini dimulai dengan transparansi arsip aktif, sebagaimana dilakukan UIN Sunan Kalijaga. Keterbukaan arsip kemudian harus disambut dengan partisipasi masyarakat untuk turut berperan dalam pembangunan.

Perlu diberikan pemahaman yang sama dengan masyarakat yang selama ini melakukan pengawasan pembangunan terutama di daerah. Ormas yang selama ini memanfaatkan ketertutupan untuk kepentingan pribadi, dilatih melakukan pengawasan dini untuk kemanfaatan bagi ormas yang bersangkutan serta  masyarakat luas. 

Keterbukaan arsip juga akan mempermudah pemeriksaan oleh Instansi Pemeriksa maupun APH. Selama ini Instansi Pemeriksa  maupun APH, dalam melakukan pemeriksaan akan meminta seluruh arsip kegiatan yang telah dilaksanakan.

 Keterbukaan arsip aktif,  mampu mencegah lebih dini adanya penyelewengan, karena adanya partisipasi mayarakat dlam pengawasan. Keterbukaan akan mendorong pelaksana kegiatan taat azas. Pemangku kepentingan  akan banyak yang terselamatkan dari kasus-kasus hukum. 

Direct beneficiaries dalam hal ini, pengelola kegiatan serta  pihak ketiga yang terkait akan terlindungi. Tidak ada lagi festivalisasi pelaku korupsi apabila prinsip good governance ini berjalan dengan baik.  Terakhir, masyarakat sebagai intended beneficiaries, akan memperoleh manfaat penuh dari setiap belanja public.

Penerapan keterbukaan arsip oleh Pengelola Arsip perlu dilakukan paralel bersama pendidikan kepada masyarakat, terutama pegiat anti korupsi. 

Dokumen arsip yang dibuka perlu dibicarakan dengan instansi. pusat maupun daerah yang terpilih.  Perlu adanya champion dalam program ini, syaratnya SDM dan infrastrukturnya memadai, Kementerian PUPR adalah salah satu diantaranya.