1. Putuskan apakah outsourcing menguntungkan
Outsourcing dapat memiliki banyak keuntungan, tetapi praktik ini menguntungkan beberapa perusahaan lebih dari yang lain. Anda dapat menentukan apakah itu tepat untuk organisasi Anda dengan mempertimbangkan produktivitas departemen internal. Menganalisis apakah karyawan menyelesaikan tugas yang ditugaskan dan menghasilkan hasil yang selaras dengan tujuan organisasi. Jika karyawan gagal memenuhi kuota mereka atau menghasilkan pekerjaan di bawah standar, tanda-tanda ini dapat menunjukkan bahwa outsourcing dapat menguntungkan perusahaan.
2. Buat deskripsi proyek
Setelah memutuskan untuk bergerak maju dengan outsourcing, Anda dapat membuat deskripsi proyek terperinci yang menguraikan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, jika sebuah perusahaan mengalihdayakan pemasaran peluncuran produk baru, keterampilan utama mencakup pengetahuan produk yang mendalam dan keahlian dalam strategi media sosial. Deskripsi proyek ini membantu membenarkan outsourcing kepada pemangku kepentingan dan memastikan penyedia pihak ketiga tahu apa yang diharapkan. Anda juga dapat mencantumkan target performa yang diharapkan untuk penyedia pihak ketiga dengan menggunakan metrik seperti hasil produksi atau penghematan biaya. Menetapkan harapan sejak dini mempromosikan komunikasi yang jelas dan terbuka sejak awal.
3. Tentukan istilah keuangan
Tetapkan anggaran proyek dan ketentuan pembayaran. Putuskan apakah Anda membayar pihak ketiga berdasarkan produksi, waktu kerja, atau per proyek. Pilih jadwal pembayaran, jenis pembayaran, dan informasi kontak penerima. Sertakan prosedur untuk meminta dan menyetujui kelebihan biaya. Beberapa perusahaan mengeluarkan pembayaran berdasarkan penyelesaian tenggat waktu, sehingga penting untuk menentukan hasil sebelum memulai proyek.
4. Tunjuk manajer outsourcing
Sementara outsourcing mengurangi beberapa tanggung jawab tim internal, menunjuk manajer outsourcing diperlukan. Profesional ini adalah karyawan internal yang memfasilitasi komunikasi antara perusahaan dan penyedia pihak ketiga. Mereka berbagi perubahan pada persyaratan proyek, memberikan pembaruan kepada tim internal dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki kontraktor. Idealnya, manajer outsourcing memiliki keterampilan komunikasi dan manajemen proyek yang baik.
5. Minta proposal
Manajer outsourcing dapat mengirimkan deskripsi proyek ke perusahaan terkait dan meminta proposal. Proposal membantu perusahaan menentukan opsi mana yang paling produktif dan hemat biaya. Pada tahap ini, perusahaan mungkin melakukan wawancara dengan kontraktor untuk lebih memahami bagaimana mereka dapat berkontribusi pada tujuan organisasi.
Faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah dari mana pekerjaan outsourcing berasal. Jika layanan ini tidak memerlukan pengawasan konstan organisasi Anda, mungkin bijaksana untuk memilih perusahaan lepas pantai di negara yang jauh yang dapat menawarkan harga yang lebih terjangkau. Outsourcing onshore, atau layanan outsourcing ke perusahaan di negara yang sama, mungkin lebih tepat jika kolaborasi yang lebih langsung diperlukan.
