Mengetahui tentang Strategi Outsourcing

Tim internal perusahaan sangat penting untuk keberhasilannya, tetapi mereka mungkin tidak memiliki waktu atau keahlian untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Outsourcing adalah strategi yang melibatkan alokasi tugas bisnis ke penyedia pihak ketiga. Menerapkan pendekatan ini dapat membantu organisasi meningkatkan produktivitas dan margin keuntungannya serta meningkatkan kualitas produknya.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan strategi outsourcing, memberikan contoh, mendiskusikan manfaatnya, dan berbagi langkah-langkah untuk membangun rencana yang sukses.

Apa itu strategi outsourcing?

Strategi outsourcing adalah rencana yang menggambarkan bagaimana perusahaan mempekerjakan perusahaan atau individu pihak ketiga untuk melakukan tugas. Sebagai alternatif untuk hanya mengandalkan karyawan internal, pendekatan ini dapat mengurangi pengeluaran, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kualitas keseluruhan produk akhir.

Strategi outsourcing terdiri dari standar, prosedur, dan peraturan yang menentukan faktor-faktor seperti siapa yang dipekerjakan organisasi dan berapa banyak ia membayarnya. Sebuah perusahaan dapat melakukan outsourcing ke satu individu, bisnis kecil atau perusahaan besar, tergantung pada kebutuhannya.

Contoh pekerjaan outsourcing

Bisnis dapat mengalihdayakan satu proyek, seperti menyiapkan jaringan, atau seluruh komponen bisnis Anda, seperti produksi. Berikut adalah beberapa contoh umum pekerjaan yang dapat dialihdayakan oleh perusahaan:

• Konten dan penulisan blog
• Desain grafis
• Layanan branding
• Manajemen reputasi
• Layanan pelanggan
• Pemasaran
• Manajemen rantai pasokan
• Manajemen sumber daya manusia
• Akuntansi, konsultasi keuangan, dan kepatuhan pajak
• Teknik
• Pemrograman komputer dan layanan TI lainnya
• Penelitian dan desain
• Orientasi dan pelatihan karyawan baru

Manfaat strategi outsourcing

Manfaat signifikan dari strategi outsourcing adalah dapat menghemat uang, karena tenaga kerja atau persediaan luar mungkin lebih murah daripada opsi internal. Sebuah perusahaan mungkin juga mengalihdayakan tugas kepada para ahli dengan lebih banyak pengalaman dan pengetahuan khusus daripada timnya. Misalnya, pertimbangkan tim TI di organisasi nirlaba baru. Meskipun tim mungkin memiliki keterampilan dasar, tim mungkin tidak memiliki pengalaman yang diperlukan untuk menerapkan langkah-langkah keamanan siber. Organisasi nirlaba dapat melindungi asetnya dengan mengalihdayakan pekerjaan keamanan siber ke perusahaan TI yang sudah mapan.

Manfaat lain dari outsourcing meliputi:

• Peningkatan efisiensi
• Batas kapasitas yang kurang kaku
• Lebih banyak waktu dan sumber daya untuk tugas utama perusahaan
• Kemampuan untuk mengakses berbagai keahlian dan sumber daya
• Lebih banyak fleksibilitas untuk memperbarui proses dan menanggapi perubahan pasar
• Mengurangi waktu untuk memasarkan produk
• Peningkatan kolaborasi dan inovasi

Cara membangun strategi outsourcing

Berikut cara membangun strategi outsourcing yang sukses:

1. Putuskan apakah outsourcing menguntungkan

Outsourcing dapat memiliki banyak keuntungan, tetapi praktik ini menguntungkan beberapa perusahaan lebih dari yang lain. Anda dapat menentukan apakah itu tepat untuk organisasi Anda dengan mempertimbangkan produktivitas departemen internal. Menganalisis apakah karyawan menyelesaikan tugas yang ditugaskan dan menghasilkan hasil yang selaras dengan tujuan organisasi. Jika karyawan gagal memenuhi kuota mereka atau menghasilkan pekerjaan di bawah standar, tanda-tanda ini dapat menunjukkan bahwa outsourcing dapat menguntungkan perusahaan.

2. Buat deskripsi proyek

Setelah memutuskan untuk bergerak maju dengan outsourcing, Anda dapat membuat deskripsi proyek terperinci yang menguraikan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Misalnya, jika sebuah perusahaan mengalihdayakan pemasaran peluncuran produk baru, keterampilan utama mencakup pengetahuan produk yang mendalam dan keahlian dalam strategi media sosial. Deskripsi proyek ini membantu membenarkan outsourcing kepada pemangku kepentingan dan memastikan penyedia pihak ketiga tahu apa yang diharapkan. Anda juga dapat mencantumkan target performa yang diharapkan untuk penyedia pihak ketiga dengan menggunakan metrik seperti hasil produksi atau penghematan biaya. Menetapkan harapan sejak dini mempromosikan komunikasi yang jelas dan terbuka sejak awal.

3. Tentukan istilah keuangan

Tetapkan anggaran proyek dan ketentuan pembayaran. Putuskan apakah Anda membayar pihak ketiga berdasarkan produksi, waktu kerja, atau per proyek. Pilih jadwal pembayaran, jenis pembayaran, dan informasi kontak penerima. Sertakan prosedur untuk meminta dan menyetujui kelebihan biaya. Beberapa perusahaan mengeluarkan pembayaran berdasarkan penyelesaian tenggat waktu, sehingga penting untuk menentukan hasil sebelum memulai proyek.

4. Tunjuk manajer outsourcing

Sementara outsourcing mengurangi beberapa tanggung jawab tim internal, menunjuk manajer outsourcing diperlukan. Profesional ini adalah karyawan internal yang memfasilitasi komunikasi antara perusahaan dan penyedia pihak ketiga. Mereka berbagi perubahan pada persyaratan proyek, memberikan pembaruan kepada tim internal dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki kontraktor. Idealnya, manajer outsourcing memiliki keterampilan komunikasi dan manajemen proyek yang baik.

5. Minta proposal

Manajer outsourcing dapat mengirimkan deskripsi proyek ke perusahaan terkait dan meminta proposal. Proposal membantu perusahaan menentukan opsi mana yang paling produktif dan hemat biaya. Pada tahap ini, perusahaan mungkin melakukan wawancara dengan kontraktor untuk lebih memahami bagaimana mereka dapat berkontribusi pada tujuan organisasi.

Faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah dari mana pekerjaan outsourcing berasal. Jika layanan ini tidak memerlukan pengawasan konstan organisasi Anda, mungkin bijaksana untuk memilih perusahaan lepas pantai di negara yang jauh yang dapat menawarkan harga yang lebih terjangkau. Outsourcing onshore, atau layanan outsourcing ke perusahaan di negara yang sama, mungkin lebih tepat jika kolaborasi yang lebih langsung diperlukan.

6. Pilih perusahaan

Setelah meninjau proposal dan melakukan wawancara, manajer outsourcing dapat memilih perusahaan yang paling selaras dengan tujuan organisasi mereka. Mereka dapat meminta revisi persyaratan outsourcing dan menyelesaikan kontrak. Ketentuan ini membantu semua tim merampingkan dan menstandarkan proses, dan perusahaan bahkan dapat menggunakan dokumen tersebut sebagai pedoman untuk kontrak outsourcing di masa depan.

7. Pantau output

Pantau output dan proses perusahaan outsourcing. Dapatkan umpan balik dari karyawan untuk menentukan apakah produktivitas mereka meningkat karena kolaborasi. Mengevaluasi kualitas pekerjaan perusahaan untuk memastikannya memenuhi standar perusahaan dan mematuhi peraturan yang relevan. Jika pihak ketiga gagal memenuhi harapan perusahaan, manajer outsourcing dapat menyatakan kekhawatiran mereka dan bekerja untuk menyelesaikan masalah apa pun.