Rencana pengadaan atau procurement planning dibuat sebagai tindak lanjut pengelolaan sebuah bisnis pasca mendapatkan informasi permintaan produk dari konsumen. Baik itu melalui permintaan yang berasal dari pemesanan yang sudah pasti ataupun berdasarkan proyeksi forecasting yang dilakukan oleh para pelaku bisnis.
Pada uraian sebelumnya, "Step by Step" Menyusun Rencana Pengadaan Material Menggunakan Microsoft Excel", sudah terdapat rincian mengenai bagaimana kalkulasi dari rencana pengadaan itu dibuat. Akan tetapi, di samping melakukan beberapa tahapan yang sudah diutarakan tersebut, kita juga masih perlu memperhatikan beberapa detail lain selama melakukan penyusunan berjalan.
Tujuannya adalah untuk meminimalkan potensi salah kalkulasi oleh sebab adanya kebijakan perubahan spesifikasi atau jenis material, dan juga mengenai perbedaan unit satuan yang tepergunakan pada formula perhitungan kebutuhan, data stok, dan juga daftar pembelian barang.
Terkait yang dilakukan ini adalah menyangkut kalkulasi kebutuhan secara matematis, maka perbedaan untuk detail yang kecil saja sudah dapat menyebabkan salah perhitungan. Oleh karena itu, beberapa hal berikut ini perlu kita perhatikan dengan seksama.
Transisi Perubahan Spesifikasi Material
Bagi sebuah usaha atau industri yang baru berdiri sangat mungkin jenis-jenis material yang dipergunakan masih belum akan digantikan dengan material jenis yang lain.
Lain halnya dengan industri yang sudah mulai bergerak dan mencari opsi alternatif dari material-material yang dipergunakannya. Mungkin untuk mendapatkan harga lebih murah, atau mungkin kualitas material yang lebih baik, dan lain-lain.
Sebagian bisnis bahkan mengambil kebijakan menurunkan standar spesifikasi materialnya dengan harapan untuk mempertahankan eksistensi produk. Sebuah langkah yang tentunya wajar bagi bisnis dimanapun berada.
Hanya saja setiap pergantian jenis ataupun spesifikasi material ini pastinya mengharusnya terjadinya transisi. Menghabiskan stok material dengan spesifikasi lama sebelum berganti ke spesifikasi yang baru. Transisi ini memerlukan kejelian kita dalam perhitungan.
Jika ditampilkan dalam bentuk kode per jenis material, maka setiap pegantian spesifikasi akan memiliki kode yang berbeda pula. Sehingga dalam perumusan menggunakan Microsoft Excel kalkulasinya tentu hanya akan muncul menggunakan satu jenis material saja, sementara untuk material penggantinya masih belum.
Hal ini perlu diakomodasi setidaknya dengan membuat remark khusus atau membubuhi catatan "manual" yang menerangkan adanya proses transisi yang sedang terjadi pada suatu jenis material tertentu.
Material Baru vs Diskontinyu
Terkadang pergantian jenis material tertentu dilakukan bukan semata karena ada orientasi bisnis yang diutamakan. Bisa jadi hal itu karena adanya permasalahan kualitas yang dipicu oleh pemakaian salah satu jenis material tertentu. Yang mengharuskan material tersebut untuk diganti.
Dalam kasus seperti ini, mempergunakan material jenis lama justru akan memperpanjang masalah yang terdekteksi sebelumny, sehingga mau tidak mau material barulah yang mesti langsung dipergunakan.
Apabila masih tersisa stok material lama atau diskontinyu maka kuantitasnya bisa dianggap nol atau diabaikan dalam perhitungan rencana pengadaan ini. Selain tentunya kalkulasi juga bisa langsung dilakukan dengan memperhitungkan kebutuhan material baru tersebut.
Kesetaraan Unit Satuan pada Formula dan Rekap Stok
Jumlah kebutuhan per unit satuan yang disertakan pada formula acuan (Bill of Material) untuk menghitung rencana pengadaan tidak menutup kemungkinan akan memiliki unit satuan yang beragam. Terkadang ada salah satu jenis material tertentu yang memiliki unit satuan meter, kilogram, gram, pcs, dan lain sebagainya.
Unit satuan ini akan menjadi rujukan untuk menilai seberapa banyak kebutuhan yang ada dari masing-masing jenis material. Tapi, seiring beberapa jenis material tertentu prosentase penggunaannya relatif kecil maka bisa jadi unit satuannya akan "mirip" dengan beberapa material jenis lain.
Sebagai contoh unit satuan gram dan kilogram. Yang biasanya dipakai oleh material pendukung dan material utama. Gram dipakai sebagai unit satuan untuk kebutuhan penggunaan penyedap rasa mengingat penggunaannya yang relatif kecil. Sementara kilogram dipakai sebagai unit satuan daging, terigu, atau bahan utama yang lain.
Sekilas hal ini tampak sederhan, padahal ketika data stok yang menjadi informasi awal stok material menggunakan unit satuan yang berbeda dengan unit yang terdapat pada formulasi, maka akan terjadi selisih perhitungan. Terkecuali sudah dilakukan konversi yang membuat kedunya setara.
Dalam membuat rencana pengadaan yang terpenting adalah akurasi, sehingga hal-hal yang berpotensi menjadikan selisih perhitungan haruslah diantisipasi sesegera mungkin. Karena proses pengadaan akan sangat berdampak terhadap tata kelola bisnis di fase-fase selanjutnya.
Salam hangat,
Ash
