Rencana pengadaan atau procurement planning dibuat sebagai tindak lanjut pengelolaan sebuah bisnis pasca mendapatkan informasi permintaan produk dari konsumen. Baik itu melalui permintaan yang berasal dari pemesanan yang sudah pasti ataupun berdasarkan proyeksi forecasting yang dilakukan oleh para pelaku bisnis.
Pada uraian sebelumnya, "Step by Step" Menyusun Rencana Pengadaan Material Menggunakan Microsoft Excel", sudah terdapat rincian mengenai bagaimana kalkulasi dari rencana pengadaan itu dibuat. Akan tetapi, di samping melakukan beberapa tahapan yang sudah diutarakan tersebut, kita juga masih perlu memperhatikan beberapa detail lain selama melakukan penyusunan berjalan.
Tujuannya adalah untuk meminimalkan potensi salah kalkulasi oleh sebab adanya kebijakan perubahan spesifikasi atau jenis material, dan juga mengenai perbedaan unit satuan yang tepergunakan pada formula perhitungan kebutuhan, data stok, dan juga daftar pembelian barang.
Terkait yang dilakukan ini adalah menyangkut kalkulasi kebutuhan secara matematis, maka perbedaan untuk detail yang kecil saja sudah dapat menyebabkan salah perhitungan. Oleh karena itu, beberapa hal berikut ini perlu kita perhatikan dengan seksama.
Transisi Perubahan Spesifikasi Material
Bagi sebuah usaha atau industri yang baru berdiri sangat mungkin jenis-jenis material yang dipergunakan masih belum akan digantikan dengan material jenis yang lain.
Lain halnya dengan industri yang sudah mulai bergerak dan mencari opsi alternatif dari material-material yang dipergunakannya. Mungkin untuk mendapatkan harga lebih murah, atau mungkin kualitas material yang lebih baik, dan lain-lain.
Sebagian bisnis bahkan mengambil kebijakan menurunkan standar spesifikasi materialnya dengan harapan untuk mempertahankan eksistensi produk. Sebuah langkah yang tentunya wajar bagi bisnis dimanapun berada.
Hanya saja setiap pergantian jenis ataupun spesifikasi material ini pastinya mengharusnya terjadinya transisi. Menghabiskan stok material dengan spesifikasi lama sebelum berganti ke spesifikasi yang baru. Transisi ini memerlukan kejelian kita dalam perhitungan.
Jika ditampilkan dalam bentuk kode per jenis material, maka setiap pegantian spesifikasi akan memiliki kode yang berbeda pula. Sehingga dalam perumusan menggunakan Microsoft Excel kalkulasinya tentu hanya akan muncul menggunakan satu jenis material saja, sementara untuk material penggantinya masih belum.
