Hal ini perlu diakomodasi setidaknya dengan membuat remark khusus atau membubuhi catatan "manual" yang menerangkan adanya proses transisi yang sedang terjadi pada suatu jenis material tertentu.
Material Baru vs Diskontinyu
Terkadang pergantian jenis material tertentu dilakukan bukan semata karena ada orientasi bisnis yang diutamakan. Bisa jadi hal itu karena adanya permasalahan kualitas yang dipicu oleh pemakaian salah satu jenis material tertentu. Yang mengharuskan material tersebut untuk diganti.
Dalam kasus seperti ini, mempergunakan material jenis lama justru akan memperpanjang masalah yang terdekteksi sebelumny, sehingga mau tidak mau material barulah yang mesti langsung dipergunakan.
Apabila masih tersisa stok material lama atau diskontinyu maka kuantitasnya bisa dianggap nol atau diabaikan dalam perhitungan rencana pengadaan ini. Selain tentunya kalkulasi juga bisa langsung dilakukan dengan memperhitungkan kebutuhan material baru tersebut.
Kesetaraan Unit Satuan pada Formula dan Rekap Stok
Jumlah kebutuhan per unit satuan yang disertakan pada formula acuan (Bill of Material) untuk menghitung rencana pengadaan tidak menutup kemungkinan akan memiliki unit satuan yang beragam. Terkadang ada salah satu jenis material tertentu yang memiliki unit satuan meter, kilogram, gram, pcs, dan lain sebagainya.
Unit satuan ini akan menjadi rujukan untuk menilai seberapa banyak kebutuhan yang ada dari masing-masing jenis material. Tapi, seiring beberapa jenis material tertentu prosentase penggunaannya relatif kecil maka bisa jadi unit satuannya akan "mirip" dengan beberapa material jenis lain.
Sebagai contoh unit satuan gram dan kilogram. Yang biasanya dipakai oleh material pendukung dan material utama. Gram dipakai sebagai unit satuan untuk kebutuhan penggunaan penyedap rasa mengingat penggunaannya yang relatif kecil. Sementara kilogram dipakai sebagai unit satuan daging, terigu, atau bahan utama yang lain.
Sekilas hal ini tampak sederhan, padahal ketika data stok yang menjadi informasi awal stok material menggunakan unit satuan yang berbeda dengan unit yang terdapat pada formulasi, maka akan terjadi selisih perhitungan. Terkecuali sudah dilakukan konversi yang membuat kedunya setara.
Dalam membuat rencana pengadaan yang terpenting adalah akurasi, sehingga hal-hal yang berpotensi menjadikan selisih perhitungan haruslah diantisipasi sesegera mungkin. Karena proses pengadaan akan sangat berdampak terhadap tata kelola bisnis di fase-fase selanjutnya.
Salam hangat,
Ash
