Alasan Mengapa Implementasi "Lean" Perlu Dimulai dari "Prod Plan"

Di dalam teori manajemen kita mengenal istilah PDCA atau Plan, Do, Check, dan Action. 

Konsep tersebut lebih dikenal sebagai siklus PDCA yang digagas oleh Walter Shewhart dan lantas dikembangkan oleh Wiliam Edwards Deming. 

Siklus PDCA ini merupakan dasar pijakan untuk mengelola suatu proses sehingga berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Di dalam PDCA, Plan menempati urutan pertama dan merupakan landasan awal untuk memulai suatu "perjalanan". 

Segala hal yang berkaitan dengan upaya pencapaian tujuan atau perbaikan terus-menerus (Continuous Improvement) akan selalu dimulai dengan tahap ini. Tahap merencanakan baru kemudian hal itu akan bisa dieksekusi, dievaluasi, hingga kemudian dibuatkan tindakan perbaikan.

Tanpa adanya rencana awal, maka tahapan-tahapan selanjutnya tidak akan bisa dikerjakan dengan sebagaimana mestinya. 

Hal tersebut sekaligus merupakan indikasi bahwa ketika tahapan awal bermasalah, maka tahap selanjutnya pun akan mengalami kondisi serupa. Sama-sama bermasalah sehingga baik buruknya hasil akhir akan sangat ditentukan oleh baik buruknya Plan yang dibuat pada awalnya.

Prinsip "Lean" dan Produktivitas

Dunia bisnis tentunya sudah cukup familiar dengan konsep lean sebagai salah satu metode yang dimaksudkan untuk mengerek produktivitas. 

Produktivitas merupakan salah satu pilar penting yang cukup menentukan kondisi bisnis apakah menjadi sesuatu yang menguntungkan atau sebaliknya. Sehingga dengan penerapan metode tersebut, diharapkan akan mampu mendeteksi untuk kemudian menghilangkan hal-hal yang mengganggu produktivitas tersebut.

Lean mendeteksi beberapa waste atau pemborosan dalam sebuah operasi bisnis yang terjadi mulai dari hulu hingga hilir. 

Hal ini sekaligus menegaskan bahwa lean itu bukanlah sebuah metodologi sempit yang hanya bisa dipakai untuk mendeteksi masalah pada core process saja.

Perkara produktivitas ini memang harus dipandang secara holistik atau menyeluruh dalam kesatupaduan organisasi yang saling terkait satu sama lain. 

Saat ini masih cukup banyak upaya pendeteksian masalah khususnya di industri manufaktur hanya dikerucutkan pada lini produksi sebagai inti dari perjalanan proses produksi saja. Lini-lini mana atau proses-proses apa diperiksa satu per satu untuk melihat kondisi mana yang membutuhkan perbaikan.

Sementara itu di sisi lain sebenarnya ada "kontribusi" dari lini lain yang tidak terkait langsung dengan produksi namun memiliki andil besar terhadap baik buruknya performa produksi secara keseluruhan. 

Sebagai contoh yaitu bagian Perencana Produksi atau Production Planning (Prod Plan), yang biasanya berada di bawah naungan divisi khusus di luar produksi, namun memiliki peran cukup besar terhadap perjalanan divisi produksi.

"Prod Plan" pada umumnya menjadi acuan dasar terkait apa, mengapa, dan bagaimana seharusnya proses produksi berjalan. "Prod Plan" memberikan alasan mengapa produksi perlu dilakukan.

Dimulai dari "Prod Plan"

Divisi produksi mengeksekusi apa yang direncanakan oleh planner berdasarkan order yang diterima oleh tim penjualan. 

Selanjutnya, menjadi tugas produksi untuk melakukan prosesnya seefektif dan seefisien mungkin agar ongkos produksi menjadi minimal yang akhirnya bisa meningkatkan margin profit bagi bisnis secara keseluruhan.

Seperti yang disampaikan diawal bahwa Plan itu mengawali semuanya. Maka setiap upaya kerja yang efektif, efisien, dan tentunya produktif juga perlu dimulai dari sini. 

"Prod Plan" harus dikondisikan sedemikian rupa sehingga menjadi "ramah" terhadap proses produksi secara keseluruhan. Tidak hanya sebatas pada aktivitas operasional produksi itu sendiri, melainkan juga termasuk pada hal-hal yang mengawali dan mengakhirinya.

Apa saja hal-hal yang mengawali operasional produksi? Tentu saja menyangkut persiapan bahan baku yang akan diproses, dengan kata lain terkait dengan pengadaan material. 

Dalam konsep lean ada satu jenis waste yang perlu dihindari yaitu inventory. Persediaan bahan yang berlebih merupakan suatu masalah karena menambah ongkos penyimpanan barang. Menjadikan uang mandeg yang seharusnya bisa diputar dan memberikan nilai tambah.

Kelebihan bahan di luar kebutuhan ini sangat mungkin dihindari sejak dini yaitu ketika pihak-pihak yang berkewenangan memproses pengadaan barang tidak membeli barang melebihi jumlah yang diperlukan. Dan jumlah tersebut tentunya berdasarkan hasil kalkulasi yang dilakukan oleh tim planner.

Apabila angka kebutuhan memang dibuat bengkak, maka sudah pasti bahan yang tersedia nanti akan berlebih. Begitupun sebaliknya apabila angka perhitungannya dibuat pas, maka tentu tidak akan menimbulkan masalah bahan tersisa dan tidak terpakai.

Dalam rangka mendapatkan angka perhitungan yang tetap tentunya bukan berasal dari penerawangan. Melainkan dari sebuah kalkulasi matematik dengan mempertimbangkan beberapa aspek seperti jumlah order, formula, safety stock, hingga allowance.

Menyiapkan bahan lebih kecil dari kebutuhan adalah masalah seperti halnya menyiapakan bahan yang berlebih.

Bahan yang kurang menjadikan produksi tidak terpenuhi. Ujung-ujungnya mesin mengalami idle, menganggur, dan sejenisnya. 

Utilitas mesin atau peralatan yang rendah adalah kabar buruk bagi efisiensi dan produktivitas. Oleh karena itu, tahapan awal terkait pengadaan harus benar-benar dibuat secara rinci dengan mempertimbangkan berbagai faktor dan data. 

Tim planner tidak bisa berlepas diri dari data. Memastikan awal yang baik merupakan kunci untuk menciptakan akhir sesuai harapan. 

Dengan kata lain, efisiensi, produktivitas, hingga profitabilitas akan sangat ditentukan pada langkah awal ini. Sehingga tahapan ini memang perlu mendapatkan atensi lebih agar semua berjalan dengan baik. Bukankah memang yang paling sulit adalah mengawali?

Salam hangat,

Ash

Refferensi : [1];