Kiat Menulis Surat Dinas

Kiat Menulis Surat Dinas | Dokumentasi Pribadi

Berdasarkan visualisasi sederhana di atas dapat kita ketahui bahwa surat dinas diamsalkan layaknya tubuh kita, yang terdiri dari kepala, batang tubuh, dan kaki. Apabila "kepala salah berpikir", batang tubuh dan kaki "bisa salah bertindak". Sederhananya begitu.

Maka dari itu, kepala dengan seluruh unsur yang terkandung di dalamnya mesti ditata sesuai aturan yang berlaku. Hal serupa berlaku pula saat petugas penyusun surat, pada zaman bahula lazim disebut kerani atau kelerek, menata batang tubuh dan kaki surat.

Meramu Surat Dinas

Bisakah surat dinas disusun sekehendak hati? Tidak bisa. Kita tengok saja kop surat sebagai bagian dari kepala surat. Lambang negara dan lambang instansi ada aturan pemakaiannya. 

Supaya lebih renyah, silakan cermati gambar berikut.

Kiat Menulis Surat Dinas | Dokumentasi Pribadi

Mari kita urai satu per satu kebiasaan yang keliru dalam penulisan surat dinas. Pertama, penulisan kota tempat pembuatan surat. Apabila surat resmi dicetak di atas kertas berkop yang mencantumkan alamat lembaga pengirim surat, nama kota mestinya tidak usah ditulis lagi. Beda perkara kalau alamat lembaga tidak tertera pada kop surat.

Adapun posisi penulisannya masih beragam. Ada lembaga yang meletakkan nama kota dan tanggal pembuatan surat rata di sebelah kanan surat yang posisinya sejajar dengan kolom nomor. Ada pula yang berada dengan mencantumkan di sebelah kanan yang posisinya berada di atas kolom nomor.

Kedua, penulisan nomor surat. Setiap lembaga atau organisasi memiliki kode nomor surat. Biasanya kode tersebut digunakan untuk memudahkan pengarsipan, pencarian, dan penentuan sifat surat. Sekalipun demikian, saya pernah membaca surat resmi yang menggunakan kata nomer. 

Ketiga, pencantuman lampiran. Banyak penganggit surat resmi mengira lampiran merupakan kolom yang wajib ada, padahal tidak begitu adanya. Kalau memang surat tidak menyertakan lampiran maka tidak perlu ada kolom lampiran. 

Selain itu, ada pula yang acap menerakan angka dan kata. Misalnya: 1 (satu) lembar. Mestinya gunakan kata saja, sebab penulisan angka berbentuk satuan harus dalam bentuk abjad.

Baca juga: Cara Mudah Membuat Surat Dinas