Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen _Kerangka Konseptual

Di setiap organisasi memiliki sekumpulan orang yang bertujuan sama, walaupun pada dasarnya mereka memiliki kompetensi yang berbeda-beda. Pada dasarnya organisasi bisnis bertujuan untuk menciptakan kekayaan, kekayaan ini dapat bersifat material atau non material. 

Organisasi yang bermotif laba bertujuan untuk menghasilkan kekayaan material yang diukur dari economic value added (EVA) yang dihasilkan dari usahanya. Organisasi nirlaba ada yang bertujuan untuk menghasilkan kekayaan nonmaterial, yang dari usahanya tidak dapat dulur oleh satuan moneter.

untuk menjadikan organisasi sebagai institusi pencipta kekayaan, organisasi harus melaksanakan tiga kegiatan utama yaitu:

1. Mendesain produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan customer

2. Memproduksi produk dan jasa tersebut dengan cost effective

3. Memasarkan produk dan jasa tersebut secara efektif kepada customer

Tiga kegiatan utama tersebut melibatkan banyak anggota di dalamnya. Maka dari itu, di perlukan perencanaan dan pengendalian memadai terhadap keseluruhan kegiatan tersebut. Sistem perencanaan dan pengendalian manajemen di desain untuk melaksanakan tiga kegiatan utama agar terjamin pencapaian organisasi sebagai institusi pencipta kekayaan.

Sistem perencanaan dan pengendalian manajemen (SPPM) adalah suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan sasaran masa depan yang hendak dicapai oleh organisasi, merencanakan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut, serta mengimplementasikan dan memantau pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut, terdapat tiga kesimpulan berikut ini:

1. Perencanaan sasaran masa depan yang hendak dicapai

2. Perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran

3. pengimplementasikan dan pemantauan pelaksanaan rencana

Untuk membangun masa depan organisasi, perlu ditentukan bisnis apa yang akan dijalankan, jawaban ini disebut dengan misi organisasi. Setelah menentukan misi organisasi, langkah berikutnya adalah menggambarkan kondisi organisasi di  masa depan yang hendak diwujudkan, hal inilah yang disebut dengan visi organisasi.

Sistem perencanaan kegiatan sangat diperlukan untuk mencapai visi perusahaan. Sistem perencanaan kegiatan adalah suatu rangkaian yang berurutan untuk merencanakan kegiatan yang ditempuh oleh perusahaan dalam mewujudkan visi organisasi. Terdapat empat langkah untuk mencapai sistem perencanaan kegiatan :

1. perumusan strategi (Strategy Formulation)

2. Perencanaan strategik (strategic plannning)

3. Penyusunan program (programing)

4. Penyusunan anggaran (budgeting)

Di masa lalu (tahun 1960-an sampai 1990-an), sistem perencanaan dan pengendalian manajemen (management planning and control system) lebih dikenal dengan sebutan sistem pengendalian manajemen (management control system). Karena sistem pengendalian manajemen saat itu menitikberatkan pada aspek pengendalian, yaitu sistem yang digunakan untuk mengendalikan pengumplementasikan dan pengendalian rencana. 

Pada masa itu, misi, visi, dan strategi dirumuskan melalui cara yang bersifat ad hoc dan melalui proses yang tidak terstruktur. Namun di masa kini, lebih dikenal dengan nama sistem perencanaan dan pengendalian manjemen atau yang disebut dengan SPPM. SPPM menitikberatkan pada pentingnya perencanaan dalam memasuki lingkungan bisnis turbulen dan kompetitif. SPPM menyediakan dua sistem pengimplementasian rencana : (1) sistem pengimplementasian dan (2) sistem pemantauan.

Di dalam pendesaian sistem pada umumnya, berbagai faktor berikut ini perlu dipertimbangkan:

1. Apakah sistem tersbut sesuai dengan lingkungan bisnis yang dimasuki atau tidak ?. Untuk menjawab pertanyaan ini diperlukan pengamatan dan identifikasi terhadap pemacu  perubahan.

2. Bgaimana cara kita bertindak dan bersikap untuk mencapai tujuan ?

3. Menganalisis setiap sistem yang ada di organisasi, misalnya stuktur dan proses

4. mendesain kompetensi untuk menjalankan sistem (managerial skill)

Lingkungan bisnis sekarang dan di masa depan memiliki karakteristik; (1) customer memgang kendali bisnis, (2) persaingan menjadi tajam, (3) perubahan menjadi konstan, pesat, radikal, serentak, dan pervasif. Perubahan lingkungan bisnis ini dipacu oleh perubahan globalisasi ekonomi, teknologi informasi, strategic quality management, dan revolusi manajemen.

struktur SPPM terdiri dari tiga komponen (1) struktur organisasi, (2) jejaring informasi, dan (3) Sistem penghargaan.

Struktur organisasi adalah komponen utama/ sarana untuk mendistribusikan kekuasaan yang diperlukan dalam memanfaatkan berbagai sumber daya organisasi untuk mewujudkan tujuan organisasi.

Jejaring informasi adalah kesatuan berbagai komponen yang membentuk organisasi untuk kepentingan penyediaan layanan bernilai tambah bagi customer.

Sistem penghargaan adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendistribusikan penghargaan kepada personel/anggota organisasi.

Proses SPPM terdiri atas enam tahapan utama: (1) perumusan strategi, (2) perencanaan strategik, (3) penyusunan program, (4) penyusunan anggaran, (5) pengimplementasian, (6) pemantauan.

untuk menjalankan SPPM diperlukan tiga golongan managerial skill:

1. keterampilan dalam mengelola bisnis dan proses organisasional

2. Keterampilan dalam mengelola perusahaan

3. Keterampilan dalam mengelola sisi bayangan organisasi