(d) susunlah dokumen mutu untuk semua dokumen yang telah disebutkan tadi oleh lembaga penjamian mutu (LPM) dengan berkonsultasi bersama setiap prodi, atau unit kerja. Agar lebih memudahkan kerja LPM, maka LPM menyediakan waktu untuk workshop untuk setiap dokumen pada unit kerja yang secara langsung bertanggung jawab. Hasil dari workshop harus menghasilkan empat dokumen mutu yaitu (1) dokumen kebijakan yang dirumuskan oleh institusi bersama pimpinan, (2) dokumen standar pendidikan (yang minmal sejumlah 120 standar, untuk PT 360 dokumen) dengan para penanggung jawab, (3) dokumen manual yang memuat petunjuk bagaimana standar itu dijalankan oleh setiap penanggung jawab, dan terakhir (4) formulir-formulir penjaminan mutu. formulir ini berfungsi untuk diisi oleh penanggung jawab mutu.
(e) setelah dokumen mutu (standar penjaminan mutu selesai) maka selanjutnya dokumen ini dibuatkan standar operating procedure (SOP)nya. Perumusan SOP ini akan menghasilkan dokumen manajemen (lihat di point d.3) untuk panduan melaksanakan semua standar yang sudah ditetapkan pada dokumen mutu. Tidak semua standar memiliki SOP mandiri, tetapi bisa disatukan dalam peraturan atau pedoman-pedoman akademik. SOP yang dibuat dapat dikhususkan kepada norma yang belum diatur secara umum oleh peraturan manajemen atau pedoman akademik yang umum.
(f) apabila dokumen manajemen telah selesai, maka selanjutnya mengerjakan dokumen akademik. Dokumen ini lebih banyak dituliskan oleh kaprodi, atau orang yang sangat paham sebagai penanggung jawab pembelajaran. Prodi atau kepala sekolah adalah orang yang paling paham tentang dokumen ini. Untuk membuat lebih mudah, maka dokumen akademik ini disandingkan dengan peraturan menteri yang relevan. Persekolahan bisa melihat permen 20-24 tahun 2016, sedangkan untuk PT bisa melihat permen 44 tahun 2015 dengan lampirannya. Semua standar telah diberikan indikatornya, setiap LP tinggal memilih setiap poin dan memutuskan untuk dipilih.
Agar dokumen akademik mudah dipahami dalam mengukur keberhasilannya, maka indikator untuk mengukurnya bisa menggunakan pernyataan dengan kalimat: “Ketua prodi berkewajiban memastikan ketersediaan kurikulum PT yang disetarakan dengan KKNI yang memastikan keterpenuhan profil lulusan” atau “Setiap dosen berkewajiban memastikan terselenggaranya pembelajaran yang bersifat interaktif”. Jadi untuk merumuskan indikator ini, perlu ada komponen “who” siapa yang melaksanakan, “how” kerja apa yang dilakukan oleh who (berkewajiban, memastikan), “what” objek yang harus dilakuakan oleh who.
Merumuskan kalimat di atas bisa merujuk langsung kepada permen dan itu sangat mudah bila dirumuskan oleh bersama, baik oleh kaprodi-kepala sekolah dengan dosen-guru. Merumuskan mutu pendidikan yang berkelindan dengan permen akan memudahkan setiap dokumen untuk disusun sesuai standar nasional.
(g) menjilid dokumen. Agar mudah dipahami, setiap jenis dokumen dipisahkan dan dijilid secara baik dan disimpan dalam formulir dengan kode-kode khusus. Ada beberapa standar yang bisa disatukan jadi bundelan jilid satu, ada juga yang mesti dipisah. Perlu ada pengklasifikasian yang jelas bagi setiap standar agar mudah dicari saat asesor menagihnya. Untuk menyusunnya kita membutuhkan keterampilan khusus coding.
Untuk memiliki kekuatan lebih dari standar pendidikan yang dirumuskan oleh pemerintah, maka setiap LP boleh merumuskan tambahan standar. Penambahan ini merupakan nilai tambah dan distingsi satu LP dari LP lainnya. Dengan lahirnya standar tambahan ini, maka LP yang menyusun dokumen standar plus akan memiliki kekuatan yang lebih dan memiliki nilai tambahan lebih dari asesor.
Tambahan informasi, bahwa borang online sudah dirumuskan oleh BAN PT, untuk urusan ini perbedaannya hanya pada media tulisnya saja. Bila yang lama menggunakan kertas sebagai media alat tulis dan harus secara manual di kirim ke BAN PT di Jakata, untuk borang online, kita hanya mengisi dengan paperless yakni membuat secara online pada software tertentu. Kelebihannya, kita bisa langsung kirim apa yang kita tuliskan melalui akses internet, walaupun hardcopy dalam bentuk paper masih tetap diminta.
***
Untuk menjadi lembaga pendidikan yang bermartabat, mari kita berbuat secara bermartabat. Kebohongan hanya akan dinikmati sebentar, dan selanjutnya adalah kemadharatan. Bila kita punya kesungguhan, tidak ada yang tidak mungkin untuk mutu. Bila kita memiliki iman yang besar untuk kemajuan pendidikan, maka kita tidak usah resah untuk kebaikan kita di masa depan. Ya, masa dimana Tuhan bertanya, sejauh mana kita berperan untuk memanusiakan manusia melalui pendidikan?.
Semoga kita bisa memajukan pendidikan kita, walau hari ini kita masih pesimis.
Bumisyafikri, 20/5/17
