Strategi Penjaminan Mutu yang Benar-benar Menjamin

Menjadi rahasia umum, bahwa hajatan akreditasi adalah hajatan yang menakutkan. BAN-PT atau BAN S/M sebagai penanggung jawab akreditasi Lembaga Pendidikan (LP) pemerintah dianggap malaikat pencabut nyawa yang siap menerkam. Bila LP tidak siap menyajikan “keinginan”nya, maka siap-siaplah untuk menjadi LP yang tereliminasi. Ia akan terdegradasi ke klasemen persaingan yang lebih rendah diantara LP yang ada. Dampaknya citra dan persepsi akan menurun dan ujungnya, LP tidak akan memiliki konsumen yang berkelanjutan. Jadi, akreditasi itu menakutkan, tetapi sangat dibutuhkan.

Borang adalah instrument penilaian akreditasi yang harus diisi oleh LP. Saya tidak tahu arti borang sebenarnya, tetapi konon katanya borang kepanjangan dari berBOhong dan mengaRANG. Bukan saya yang mendefinisikan, tetapi hampir semua institusi yang belum move on dari mutu perguruan tinggi akan memplesetkan istilah borang dengan sesuatu yang kirata (dikira-kira tapi nyata). Ada persamaan antara nama Borang dengan prilaku pengisian borang di LP, yakni mengisi borang dengan cara berbohong dan mengarang. Munafik yah?.

Salah satu dampak dari bohong dan ngarang dalam borang adalah upaya untuk melengkapi semua bohongan dan karangan dalam dokumen tertulis. Dokumen inilah yang didesain oleh semua LP untuk menyesuaikan antara borang yang akan dinilai asessor dalam desk evaluation dan dokumen yang akan diverifikasi oleh asesor dalam kunjungan ke lapangan. Semakin menulis borang dengan baik dan mengikuti norma buku 6 (buku matrik penilaian) maka semakin bagus nilai akreditasinya, walaupun itu berbohong dan ngarang.

Meski dalam verifikasi ditemukan kebohongan dan karangan di lapangan, para asesor tidak berhak menurunkan nilai yang sangat jauh dari nilai desk evaluation borang. Pendeknya, semakin cerdas LP mengisi borang, maka semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan nilai akreditasi baik, walaupun itu siluman. Semakin bagus assessment lapangan yang terbukti oleh dokumen, maka para assessor semakin yakin untuk memberikan penilaian yang lebih baik. Ingat, mereka hanya mengenal LP dari tulisan borang dan lapangan yang bisa jadi penuh rekayasa. Jadi, pertemuan desk evaluation dan verifikasi lapangan memiliki hubungan kuat dan tidak melihat aspek benar-tidaknya tulisan dan rekayasa yang dibaca dan dilihatnya.

Biar mutu LP kita bener-bener bermutu, maka pengisian bohong dan ngarang dalam borang dan rekayasa dokumen perlu dihindari. Kita harus sadar bahwa perlakuan tidak baik kita bukan saja berdampak pada lemahnya kualitas LP kita, tetapi akan berdampak kepada kualitas pendidikan seluruh Indonesia. Karena, output pendidikan Indonesia akan menjadi sumber daya manusia (SDM) untuk bekerja dan bersama dalam mebangun bangsa. Iya kan?. Kalau Anda menjawab iya, maka kita harus membuat strategi menyusun borang dan menyiapkan dokumennya.

Strategi ini akan saya bagi menjadi dua; strategi menyusun borang dan strategi menyiapkan dokumen. (1) strategi menyusun borang. Strategi ini sangat mudah dilakukan bila kita mengetahui caranya, yaitu: (a) bacalah panduan akreditasi LP dengan seksama. Yang paling penting adalah buku 6 yang mengandung matrik penilaian borang. Semua standar yang diukur dalam borang telah disusun rapih dalam matrik, tinggal pengisi borang mampu menuliskannya dengan baik.

(b) isilah borang secara bersama-sama. Bila itu di prodi Perguruan Tinggi (PT) maka kaprodi, sekprodi, staf prodi dan dosen tetap dikumpulkan untuk membahas borang perstandar dalam buku IIIA tentang prodi. Sedangkan buku IIIB tentang pengelola prodi bisa dilakukan secara bersama oleh dekan, wakil dekan, staf dekanat untuk fakultas di universitas atau institut, atau ketua, wakil ketua dan staff institusi untuk kategori sekolah tinggi.

(c) undanglah asesor internal (asesor milik institusi sendiri) kalau punya, atau asesor eksternal untuk menguji borang yang kita tulis. Bila asesor yang diundang untuk membahas borang telah memberikan nilai dan rekomendasi, maka kelemahan yang ditemukan oleh asesor dapat diperbaiki. Bila dibutuhkan untuk keyakinan nilai borang, maka asesor lain boleh diminta bantuan untuk menilai borang kita lagi, sehingga kita dapat meyakini bahwa borang kita layak untuk mendapatkan nilai “A” unggul, atau 4.

(2) strategi kedua adalah menyusun dokumen. Seperti dalam tulisan sebelumnya (lihat tulisan tentang 5 Rukun untuk Menjamin Pendidikan Kita) bahwa ada minimal 120 dokumen yang harus dipersiapkan untuk menghadapi verifikasi. Mari kita analisis strategi untuk mengelola dokumen itu. (a) strategi klasifikasi dokumen pertama. Siapkan tiga kelompok dokumen; dokumen akademik, dokumen manajemen dan dokumen penjaminan mutu. untuk menulis ini, sejatinya harus diawali dengan dokumen mutu. dari dokumen mutu diturunkan menjadi dokumen manajemen, dan terakhir dokumen akademik.

(b) strategi klasifikasi dokumen kedua. Setelah menentukan jenis dokumen, setiap dokumen dibagi menjadi delapan bagian yang mengacu kepada delapan standar pendidikan. Standar yang dimaksud ini adalah standar nasional pendidikan yang terdiri dari; (1) standar kompetensi, (2) standar isi, (3) standar proses, (4) standar penilaian, (5) standar pendidik dan tenaga kependidikan, (6) standar sarana prasarana, (7) standar pengelolaan, (8)standar pembiayaan. Bila dalam konteks PT, maka setiap standar ini harus dibuatkan untuk setiap bagian tridarma perguruan tinggi; Pendidikan dan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

(c) strategi klasifikasi dokumen ketiga. setelah klasifikasi pertama dan kedua dilakukan maka lanjutkan pembagian menjadi tiga bagian. Analoginya, akan ada tiga rumah besar (jenis dokumen) yang memiliki delapan kamar (standar pendidikan). Untuk PT, standar pendidikan dibagi menjadi tiga kamar kecil yaitu kategori tridarma PT. Nah, untuk ketiga, buatlah meja disetiap kamarnya, yaitu 5 rukun penjaminan mutu yang diklasifikasikan P-P-E-P-P. Meja pertama untuk dokumen perencanaan, meja kedua untuk penetapan, meja ketiga untuk evaluasi, meja keempat untuk pengendalian, dan meja terakhir untuk peningkatan. Jadi setiap kamar memiliki lima meja yang harus diselesaikan dengan baik. Jumlah normalnya menjadi 120 dokumen, tetapi bagi PT menjadi 3 dokumen X 8 standar (X3 tridarma) X 5 PPEPP jadi jumlah seluruhnya adalah 360 dokumen. Walah!

(d) susunlah dokumen mutu untuk semua dokumen yang telah disebutkan tadi oleh lembaga penjamian mutu (LPM) dengan berkonsultasi bersama setiap prodi, atau unit kerja. Agar lebih memudahkan kerja LPM, maka LPM menyediakan waktu untuk workshop untuk setiap dokumen pada unit kerja yang secara langsung bertanggung jawab. Hasil dari workshop harus menghasilkan empat dokumen mutu yaitu (1) dokumen kebijakan yang dirumuskan oleh institusi bersama pimpinan, (2) dokumen standar pendidikan (yang minmal sejumlah 120 standar, untuk PT 360 dokumen) dengan para penanggung jawab, (3) dokumen manual yang memuat petunjuk bagaimana standar itu dijalankan oleh setiap penanggung jawab, dan terakhir (4) formulir-formulir penjaminan mutu. formulir ini berfungsi untuk diisi oleh penanggung jawab mutu.

(e) setelah dokumen mutu (standar penjaminan mutu selesai) maka selanjutnya dokumen ini dibuatkan standar operating procedure (SOP)nya. Perumusan SOP ini akan menghasilkan dokumen manajemen (lihat di point d.3) untuk panduan melaksanakan semua standar yang sudah ditetapkan pada dokumen mutu. Tidak semua standar memiliki SOP mandiri, tetapi bisa disatukan dalam peraturan atau pedoman-pedoman akademik. SOP yang dibuat dapat dikhususkan kepada norma yang belum diatur secara umum oleh peraturan manajemen atau pedoman akademik yang umum.

(f) apabila dokumen manajemen telah selesai, maka selanjutnya mengerjakan dokumen akademik. Dokumen ini lebih banyak dituliskan oleh kaprodi, atau orang yang sangat paham sebagai penanggung jawab pembelajaran. Prodi atau kepala sekolah adalah orang yang paling paham tentang dokumen ini. Untuk membuat lebih mudah, maka dokumen akademik ini disandingkan dengan peraturan menteri yang relevan. Persekolahan bisa melihat permen 20-24 tahun 2016, sedangkan untuk PT bisa melihat permen 44 tahun 2015 dengan lampirannya. Semua standar telah diberikan indikatornya, setiap LP tinggal memilih setiap poin dan memutuskan untuk dipilih.

Agar dokumen akademik mudah dipahami dalam mengukur keberhasilannya, maka indikator untuk mengukurnya bisa menggunakan pernyataan dengan kalimat: “Ketua prodi berkewajiban memastikan ketersediaan kurikulum PT yang disetarakan dengan KKNI yang memastikan keterpenuhan profil lulusan” atau “Setiap dosen berkewajiban memastikan terselenggaranya pembelajaran yang bersifat interaktif”. Jadi untuk merumuskan indikator ini, perlu ada komponen “who” siapa yang melaksanakan, “how” kerja apa yang dilakukan oleh who (berkewajiban, memastikan), “what” objek yang harus dilakuakan oleh who.

Merumuskan kalimat di atas bisa merujuk langsung kepada permen dan itu sangat mudah bila dirumuskan oleh bersama, baik oleh kaprodi-kepala sekolah dengan dosen-guru. Merumuskan mutu pendidikan yang berkelindan dengan permen akan memudahkan setiap dokumen untuk disusun sesuai standar nasional.

(g) menjilid dokumen. Agar mudah dipahami, setiap jenis dokumen dipisahkan dan dijilid secara baik dan disimpan dalam formulir dengan kode-kode khusus. Ada beberapa standar yang bisa disatukan jadi bundelan jilid satu, ada juga yang mesti dipisah. Perlu ada pengklasifikasian yang jelas bagi setiap standar agar mudah dicari saat asesor menagihnya. Untuk menyusunnya kita membutuhkan keterampilan khusus coding.

Untuk memiliki kekuatan lebih dari standar pendidikan yang dirumuskan oleh pemerintah, maka setiap LP boleh merumuskan tambahan standar. Penambahan ini merupakan nilai tambah dan distingsi satu LP dari LP lainnya. Dengan lahirnya standar tambahan ini, maka LP yang menyusun dokumen standar plus akan memiliki kekuatan yang lebih dan memiliki nilai tambahan lebih dari asesor.

Tambahan informasi, bahwa borang online sudah dirumuskan oleh BAN PT, untuk urusan ini perbedaannya hanya pada media tulisnya saja. Bila yang lama menggunakan kertas sebagai media alat tulis dan harus secara manual di kirim ke BAN PT di Jakata, untuk borang online, kita hanya mengisi dengan paperless yakni membuat secara online pada software tertentu. Kelebihannya, kita bisa langsung kirim apa yang kita tuliskan melalui akses internet, walaupun hardcopy dalam bentuk paper masih tetap diminta.

***
Untuk menjadi lembaga pendidikan yang bermartabat, mari kita berbuat secara bermartabat. Kebohongan hanya akan dinikmati sebentar, dan selanjutnya adalah kemadharatan. Bila kita punya kesungguhan, tidak ada yang tidak mungkin untuk mutu. Bila kita memiliki iman yang besar untuk kemajuan pendidikan, maka kita tidak usah resah untuk kebaikan kita di masa depan. Ya, masa dimana Tuhan bertanya, sejauh mana kita berperan untuk memanusiakan manusia melalui pendidikan?.

Semoga kita bisa memajukan pendidikan kita, walau hari ini kita masih pesimis.
Bumisyafikri, 20/5/17