TB 2 Prof Dr Appolo Aplikasi Audit Sistem Informasi : Siklus Penerimaan

Perkembangan teknologi saat ini menyebabkan memunculnya alat-alat ataupun aplikasi untuk membantu aktivitas siklus bisnis. Alat dan aplikasi ini bertujuan agar informasi yang hasilkan dalam siklus bisnis dapat di simpan serta di kelola dengan baik. Begitu pula dengan adanya sistem informasi akuntansi, membuat pekerjaan yang dilakukan dalam bisnis lebih efektif dan efisien.

Pada pembahasan kali ini akan di paparkan mengenai siklus pendapatan. Dimana siklus pendapatan temasuk siklus utama dalam bisnis. Terdapat 2 siklus utama dalam bisnis yang sangat berpengaruh ke siklus akuntansi lainnya, yaitu siklus penerimaan dan siklus pengeluaran. Siklus penerimaan kas ini biasanya berkaitan dengan pendapatan dan siklus pengeluaran biasanya berkaitan dengan pembelian dan pembayaran beban-beban.

Dalam PSAK No 23 tentang Pendapatan yang diterbitkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) menyatakan "Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama suatu periode bila arus masuk tersebut mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal."

Romney dan Steinbart menjelaskan bahwa Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis yang dilakukan secara berulang serta operasi pemrosesan informasi yang berkerkaitan dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan yang bertujuan untuk mengumpulkan uang tunai sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Pertukaran informasi eksternal yang utama adalah dengan pelanggan. Informasi tentang aktivitas siklus pendapatan nantinya juga saling berkaitan dengan siklus akuntansi lainnya.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk atau jasa yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan harga yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting yang berkaitan dengan:

• Sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
• Berapa banyak persediaan yang harus disiapkan, dan di mana persediaan tersebut harus disimpan?
• Bagaimana cara pengiriman barang dagangan ke pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau melakukan outsourcing dengan pihak ketiga yang berspesialisasi dalam logistik?
• Berapa harga yang sesuai untuk setiap produk atau layanan?
• Haruskah kredit diberikan kepada pelanggan? Jika ya, syarat kredit apa yang harus ditawarkan? Berapa banyak kredit yang dapat diberikan kepada pelanggan individu?
• Bagaimana pembayaran pelanggan diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Gambar 1. Revenue Cycle

Semua jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut menjadi landasan bagaimana sebuah organisasi melakukan empat kegiatan siklus pendapatan dasar yaitu :

1. Input pesanan penjualan

Siklus pendapatan dimulai ketika kita menerima pesanan dari pelanggan. Biasanya bagian penjualan akan menerima laporan dari bagian pemasaran atas pesanan yang di terima yang selanjutnya pesanan tersebut akan diproses. Saat ini pengajuan pesanan ada yang dilakukan langsung melalui aplikasi elektronik, sehingga antara pelanggan dan penjualan tidak berhubungan langsung. Selanjutnya bagian penjualan akan memeriksa jumlah kredit atas pelanggan. Jika jumlah kredit pelanggan tersebut dibawah batas yang ditentukan  selanjutnya akan di cek ketersediaan barang atau jasa yang dipesan. Setelahnya akan dilakukan konfirmasi kepada pelanggan mengenai pesanan tersebut. Jika pesanan telah disetujui oleh kedua belah pihak, tahap selanjutnya adalah pengiriman.

Gambar 2. Proses Penerimaan Pesanan Pelanggan

2. Pengiriman

Tahap kedua dari siklus pendapatan adalah pengiriman. Berdasarkan pesanan yang diajukan bagian gudang akan melakukan pemilihan barang dan pengemasan. Bagian gudang akan membuat laporan pengemasan sebagai arsip dokumen. Kemudian akan dilakukan pengiriman dengan melampirkan surat jalan sebagai tanda bahwa barang yang dipesan sudah keluar dari gudang.

Gambar 3. Proses Pengiriman Barang

3. Penagihan

Tahap ketiga dari siklus pendapatan adalah penagihan. Ketika barang yang dipesan sudah diterima dan tidak ada masalah dari pelanggan maka bagian Piutang usaha akan mencatat piutang dan pendaptan yang diterima. Selanjutnya akan dibuat invoice berdasarkan  informasi pada pesanan penjualan, laporan pengemasan dan surat jalan. Invoice tersebut biasanya menampilkan informasi terkait nama pelanggan, nomor telepon, alamat pelanggan, jatuh tempo pembayaran piutang, jumlah barang yang dibeli dan total piutang yang harus dibayarkan.

4. Penerimaan kas

Tahap terakhir yang dilakukan pada siklus pendapatan yaitu penerimaan pembayaran atau penerimaan kas. Terdapat beberapa cara untuk melakukan pemeriksaan penerimaan kas.

Cara pertama yaitu mengirimkan dua salinan faktur kepada pelanggan dan meminta satu salinan dikembalikan dengan pembayaran. Info mengenai pengiriman uang ini kemudian diteruskan ke bagian piutang, dan pembayaran pelanggan atau kas yang diterima diserahkan ke kasir. Cara lainnya adalah meminta personel bagian arsip menyiapkan daftar pengiriman uang, yang merupakan dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke bagian piutang. Alternatif lainnya adalah memfotokopi semua dokuemn pengiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutang sementara meneruskan pengiriman uang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.

Mengelola arus kas sangat penting untuk memantau profitabilitas secara keseluruhan. Oleh karena itu, saat ini perusahaan terus mencari cara untuk mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan. Berkembangnya teknologi memudahkan kita dalam melakukan transaksi pembayaran. Saat ini aplikasi-aplikasi pembayaran banyak bermunculan. Salah satu cara untuk mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan yaitu ketika pelanggan mengirim pembayaran langsung ke perusahaan adalah dengan menggunakan perangkat lunak Remote Deposit Capture untuk memindai cek pelanggan dan kemudian mengirimkan file digital terenkripsi ke bank. Perangkat  ini dapat menghilangkan waktu dan biaya yang terkait dengan pergi ke bank untuk melakukan setoran fisik uang tunai.

Ancaman dan Pengendalian Siklus Penerimaan

Setiap hal dan keputus memiliki kelebihan dan kekurangan. Begitu juga dengan perkembangan teknologi saat ini. Selain menawarkan berbagai macam kemudahan, ternyata system-sistem yang dibuat ini juga menimbulkan ancaman, oleh karena itu dibutuhkannya pengendalian-pengendalian khusus ada menekan timbulnya masalah dari penggunaan teknologi tersebut. Pada topik kali ini kita akan membahas mengenai ancaman dan pengendalian yang dapat dilakukan pada aplikasi siklus pendapatan.

A. Masalah umum di seluruh siklus pendapatan

Ancaman

1. Data master tidak akurat atau tidak valid
2. Pengungkapan informasi penting yang tidak terotorisasi
3. Kehilangan atau kerusakan data
4. Kinerja yang buruk

Pengendalian                                                                                     

1.1 Kontrol integritas pemrosesan data

1.2 Pembatasan akses ke data master

1.3 Tinjau semua perubahan pada data master

2.1 Kontrol akses

2.2 Enkripsi data

2.3 Tokenisasi informasi pribadi pelanggan

3.1 Prosedur pencadangan dan pemulihan bencana

4.1 Laporan manajerial

 

 

 B. Entri pesanan penjualan

Ancaman

1. Pesanan tidak lengkap / tidak akurat
2. Pesanan tidak valid
3. Kemungkinan piutang tak tertagih
4. Stockout atau kelebihan persediaan
5. Kehilangan pelanggan

Pengendalian

1.1 Kontrol edit entri data

1.2 Dibuatnya pembatasan akses ke data master

2.1 Tanda tangan digital atau tanda tangan tertulis

3.1 Dibuat batas kredit, ketika pelanggan telah melewati batas kredit maka pelanggan tidak bisa melakukan pembelian dengan cara kredit lagi

3.2 Otorisasi khusus untuk menyetujui penjualan kepada pelanggan baru atau penjualan yang melebihi batas kredit pelanggan

3.3 Dibuatnya list mengenai umur piutang

4.1 Sistem pengendalian persediaan secara bekelanjutan (real-time)

4.2 Penggunaan kode batang atau RFID

4.3 Pelatihan

4.4 Penghitungan fisik persediaan secara berkala

4.5 Perkiraan penjualan dan laporan aktivitas

5.1 Sistem CRM, situs web swadaya, dan evaluasi yang tepat mengenai peringkat layanan dari pelanggan

C. Pengiriman

Ancaman

1. Memilih barang yang salah atau kuantitas yang salah
2. Pencurian persediaan
3. Kesalahan pengiriman (keterlambatan atau kegagalan pengiriman, jumlah salah, barang salah, alamat salah, duplikasi)

Pengendalian

1.1 Kode batang dan teknologi RFID

1.2 Rekonsiliasi daftar pengambilan ke rincian pesanan penjualan

2.1 Pembatasan akses fisik ke persediaan

2.2 Dokumentasi semua mutase persediaan

2.3 Teknologi RFID dan kode batang

2.4 Penghitungan fisik berkala dari persediaan dan rekonsiliasi ke jumlah yang tercatat

3.1 Rekonsiliasi dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan, daftar pengambilan, dan slip pengemasan

3.2 Gunakan sistem RFID untuk mengidentifikasi penundaan

3.3 Entri data melalui pemindai kode batang dan RFID

3.4 Kontrol edit entri data (jika data pengiriman dimasukkan di terminal)

3.5 Konfigurasi sistem ERP untuk mencegah pengiriman ganda

 

D. Penagihan

Ancaman

1. Kegagalan untuk menagih
2. Kesalahan penagihan
3. Kesalahan posting dalam piutang
4. Nota kredit tidak akurat atau tidak valid

Pengendalian

1.1 Pemisahan fungsi penagihan dan pengiriman

1.2 Rekonsiliasi berkala faktur dengan pesanan penjualan, pengambilan tiket, dan dokumen pengiriman

2.1 Konfigurasi sistem untuk memasukkan data harga secara otomatis

2.2 Pembatasan akses ke data master harga

2.3 Kontrol edit entri data

2.4 Rekonsiliasi dokumen pengiriman (pengambilan tiket, bill of lading, dan daftar pengemasan) ke pesanan penjualan

3.1 Kontrol entri data

3.2 Rekonsiliasi jumlah tiap batch

3.3 Pengiriman laporan bulanan ke pelanggan

3.4 Rekonsiliasi akun anak perusahaan ke buku besar

4.1 Pemisahan tugas otorisasi nota kredit dari keduanya entri pesanan penjualan dan pemeliharaan akun pelanggan

4.2 Konfigurasi sistem untuk memblokir memo kredit kecuali jika ada dokumentasi yang sesuai tentang pengembalian barang yang rusak atau otorisasi khusus oleh manajemen

 

E. Penerimaan Kas

Ancaman

1. Pencurian kas
2. Masalah arus kas

Pengendalian

1.1 Pemisahan tugas untuk orang yang menangani pembayaran (simpanan) dari pelanggan juga tidak boleh:

a. Posting pengiriman uang ke rekening pelanggan

b. Buat atau otorisasi memo kredit

c. Rekonsiliasi rekening bank

1.2 Penggunaan Electronic Funds Transfer (EFT), Financial electronic data interchange (FEDI), dan lockbox untuk meminimalkan penanganan pembayaran pelanggan oleh karyawan

1.3 Dapatkan dan gunakan universal payment identification code (UPIC) untuk menerima pembayaran EFT dan FEDI dari pelanggan

1.4 Setelah membuka surat, segera membuat daftar semua pembayaran pelanggan yang diterima

1.5 Pengesahan yang cepat dan terbatas untuk semua cek pelanggan

1.6 Memiliki dua orang pembuka untuk semua surat yang kemungkinan besar berisi pelanggan pembayaran

1.7 Penggunaan mesin kasir

1.8 Setoran harian dari semua penerimaan kas

2.1 Pengaturan kotak kunci, EFT, atau kartu kredit

2.2 Diskon untuk pelanggan yang memiliki kredit baik atau pembayaran yang cepat

2.3 Anggaran arus kas

Daftar Pustaka

PSAK No 23 Tentang Persediaan

Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2018.  Accounting Information Systems, 14th edition. Edinburgh :Pearson.