5 Kiat untuk Membuat Rapat Tidak Membosankan dan Menjengkelkan

Para pemimpin yang baik ingin memanfaatkan waktu karyawannya secara efektif dan satu cara untuk melakukannya adalah membatasi pertemuan atau rapat yang tidak perlu.

Ini sepertinya logika yang solid, tetapi para pemimpin harus berhati-hati untuk tidak mengambilnya terlalu jauh. Sebab yang terjadi di dalam kenyataan adalah berbagai rapat lebih banyak menjengkelkan daripada efektif.

Apakah Anda termasuk yang senang atau menghindari sebuah rapat? Bila Anda senang, sangat mungkin karena tujuan rapat tercapai dengan efektif. Tetapi bila Anda menghindari sebuah rapat, sangat mungkin karena rapat itu tidak efektif, menjengkelkan dan buang-buang waktu saja.

Kegiatan rapat atau "meeting" dalam sebuah perusahaan atau pun organisasi sesuatu yang tidak bisa dihindari. Karena rapat itu sangat dibutuhkan untuk mendorong produktivitas dan efektifitas perusahaan.

Haru diakui, fungsi rapat mengalami banyak perubahan bahkan revolusi, seiring dengan kemajuan dibidang teknologi informasi, komunikasi dan computer. Sedemikian rupa, sehingga sebuah meeting bisa saja di laksanakan tanpa berjumpa secara fisik di sebuah ruangan meeting. Karena dapat dilakukan secara telekonferens, melalui aplikasi sosial media seperti Zoom, Telegram, bahkan media sosial seperti aplikasi line, WA dan sebagainya. Tenti saja dengan keterbatasan dan kelebihan masing-masing.

Pada galibnya, fungsi utama sebuah meeting adalah mengambil keputusan untuk menyelesaikan sebuah problem yang dihadapi. Namun perubahan yang terjadi fungsi meeting tidak terbatas hanya pada pengambilan keputusan saja. Tetapi bisa berperan untuk komunikasi lainnya. Tergantung kebutuhan sebuah organisasi.

Meskipun niatnya baik dan sementara rapat mendapatkan nama yang buruk, penting untuk disadari bahwa mereka bisa sangat efektif dalam memotivasi kinerja karyawan yang hebat.

Tatap muka seringkali merupakan yang terbaik, tetapi baik secara fisik atau virtual, peluang untuk menyatukan orang di tempat yang sama, pada saat yang sama adalah cara yang ampuh untuk meningkatkan efektivitas tim.

Dibutuhkan kepiawaian untuk mengelola sebuah rapat agar benar-benar efektif dan produktif dan tidak lebih menjengkelkan, membosankan, membuang-buang waktu maupun sumber daya lainnya. 

Dalam sebuah artikelnya berjudul Tired Of Wasting Time In Meetings? 5 Ways To Make Your Meetings Effective Rather Than Exasperating, Tracy Brower memberikan lima tips yang sangat bagus untuk mengelola rapat dengan tefektif. Kelima cara itu adalah

1. People need context.
2. People need communication.
3. People need clarity.
4. People need community.
5. People need a course of action.

Kesatu, Orang butuh konteks.

Untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka, orang membutuhkan tujuan dan pemahaman tentang gambaran yang lebih besar yang terkait dengan pekerjaan mereka. Ini membutuhkan konteks --- mereka perlu melihat situasi yang lebih luas terkait dengan pasar, pelanggan, dan pesaing.

Informasi situasional semacam ini paling mudah dibagikan dalam rapat yang lebih besar. Ini dapat membantu orang melihat hubungan mereka dengan gambaran besar serta hubungan rekan-rekan mereka dan tim secara keseluruhan.

Kedua, Orang butuh komunikasi. 

Ketika orang merasa di lingkaran dan dipercaya, mereka juga cenderung merasa lebih dihargai. Tidak ada yang lebih mendevaluasi daripada merasa tidak relevan atau tidak perlu. Informasi yang dibagikan membantu memastikan reaksi ini tidak terjadi.

Dalam bukunya,Team of Teams, Jenderal Stanley McChrystal menyatakan bahwa lebih banyak orang harus mengetahui lebih banyak informasi pada saat yang sama --- dan itu berkontribusi pada pengambilan keputusan yang efektif. 

Rapat memastikan orang memiliki informasi yang diperlukan dan merasa menjadi bagian dari lingkaran dalam, sehingga memberi mereka kesadaran situasional untuk membuat keputusan sebaik mungkin.

Ketiga, Orang butuh kejelasan. 

Rapat juga bermanfaat karena memungkinkan orang bertukar informasi. Pertemuan terburuk adalah pertemuan di mana komunikasi satu arah - dengan pemimpin yang hanya menyajikan data yang bisa dibagikan dalam email.

Pertemuan yang efektif, di sisi lain, mencakup banyak dialog, pertanyaan dan jawaban, dan percakapan untuk membantu memperjelas topik dan masalah. Berbagi dalam pengaturan grup sangat berharga karena seorang kolega mungkin memikirkan pertanyaan yang tidak dilakukan orang lain, dan pengalaman grup meningkatkan pembelajaran semua orang.

Keempat, Orang butuh komunitas. 

Nilai pertemuan tidak hanya dalam konten yang dikandungnya, tetapi juga dalam kesempatan orang harus menggosok siku dan mengembangkan persahabatan. Berhubungan dengan orang lain adalah salah satu elemen yang paling bermanfaat di tempat kerja dan apakah karyawan introvert atau ekstrovert semuanya membutuhkan hubungan dengan rekan kerja.

Bagaimanapun, pekerjaan pada dasarnya adalah sosial, dan tujuan bersama, bahasa yang sama, dan upaya bersama berkontribusi pada pengalaman kerja yang positif.

Kelima, Orang membutuhkan tindakan. 

Akhirnya, sementara orang harus diberdayakan untuk membuat keputusan dan melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang mereka tahu adalah yang terbaik, mereka juga perlu mengetahui arah perusahaan dan visi pemimpin.

Rapat menyediakan cara kunci untuk menyediakan jalur, batasan, dan motivasi menuju kursus bersama di masa depan.

Bukan rahasia lagi bahwa rapat yang dirancang dengan buruk dan dijalankan dengan buruk bisa menjadi pemborosan waktu yang mengerikan. Tetapi ketika rapat efektif, mereka dapat memberikan elemen kunci yang membuat pekerjaan berhasil.

Konteks, komunikasi, kejelasan, komunitas, dan tindakan yang jelas adalah cara yang ampuh untuk memastikan tidak hanya bahwa pertemuan itu produktif, tetapi pekerjaan secara keseluruhan sangat brilian.

https://www.forbes.com/sites/tracybrower/2020/01/26/tired-of-wasting-time-in-meetings-5-ways-to-make-your-meetings-effective-rather-than-exasperating/?utm_source=LINKEDIN_COMPANY&utm_medium=social&utm_content=3107486174&utm_campaign=sprinklrForbesMainLI#5bcce60527d8

Yupiter Gulo, 10 Februari 2020