Wah, nggak menyangka, ternyata dia bisa buat laporan. Nggak mengira, ternyata dia bisa menyelesaikan tugas yang diberikan. Nggak menduga, dia bisa secepat itu menyiapkan laporannya. Tadi pagi sudah dicetak, ditandatangani dan diserahkan ke tamu yang meminta.
Staf yang satu ini orangnya memang pendiam, nggak banyak tanya, tapi dikasih kerjaan cepat diselesaikan dan beres.
Kalau ada teman kerjanya yang ngobrol, dia nggak ikut-ikutan menghabiskan waktu hanya untuk dianggap hebat dengan omongannya, dinilai berbobot dari argumennya. Cuma sesekali saja berkomentar atau tersenyum, setelah itu larut lagi dengan pekerjaannya di depan komputer.
Padahal, awalnya ada keraguan dalam diri saya, bisa nggak ya dia buat laporan sekitar 50 lembar halaman dalam waktu sehari. Biasanya yang membuat laporan itu memang salah satu seniornya yang pada saat itu sedang mengikuti seminar di Jogja.
Laporan yang dibuat untuk memenuhi permintaan tamu. Laporan yang berisi hasil uji petik pengumpulan data di tempat kerja. Memang, contoh laporannya tahun sebeblumnya sudah ada. Data-datanya saja yang perlu diperbaharui.
Tapi kalau bukan dia yang membuat terus siapa?. Saya harus ambil keputusan. Pembuatan laporan saya serahkan kepadanya. Saya sendiri menemani tamu, mendampingi waktu makan dan koordinasi dengan bagian lainnya.
Pendelegasian itu memang memang perlu. Nggak mungkin semuanya saya kerjakan sendiri. Nggak akan bisa semua kerjaan saya borong. Mendampingi tamu, membuat laporan, koordinasi dengan bagian lain, tidak mampu kalau semuanya saya yang mengerjakan. Harus didelegasikan tugas-tugas itu.
Apalagi pada saat itu, pada hari yang sama, ada dua kelompok tamu yang berkunjung. Kelompok pertama, tiga orang dari kabupaten dan selanjutnya adalah dua orang dari propinsi.
Untuk tamu yang dari kabupaten ini pun, saya delegasikan bagian lain yang sesuai dengan bidangnya untuk mendampingi ke lapangan dan membuat laporannya. Lha terus, tugas saya apa? Sama dengan sebelumnya. Mendampingi tamunya dan juga koordinasi dengan bagian-bagian lainnya.
Masih ada tambahannya lagi, tadi malam saya minta ijin ke tamu-tamu tersebut, karena harus menghadiri rapat pengurus olahraga di kantor. Rapat yang diadakan jam 7 malam itu agendanya : pembubaran pengurus lama dan pemilihan ketua olahraga yang baru.
Saya dalam rapat pengurus itu harus datang, karena termasuk salah satu kandidat calon ketua. Ada enam kandidat dari enam bagian yang akan dipilih dengan sistem voting. Satu bagian diwakili enam orang, sehingga jumlah keseluruhan pemilih adalah 36 orang. Dan syukur Alhamdulillah, wow saya hanya dapat 1 suara saja.
Kembali ke staf yang mengerjakan laporan tadi. Ada dua pelajaran penting yang saya petik.
1. Saya underestimate dalam menilai orang.
Potensi seseorang akan muncul dan terlihat jika dia diberi kesempatan. Selama dia dibawah bayang-bayang orang lain, kemampuannya tak akan terlihat. Kehebatan seorang staf dalam mengerjakan tugas terkadang menutup penilaian saya, bahwa ada staf lain yang juga bisa mengerjakan tugas yang sama.
Ketidakhadiran staf yang terbiasa membuat laporan pekerjaan, menciptakan kesempatan yang tak disengaja bagi staf lain untuk menunjukkan kemampuannya.
Memang, pada saat saya memberikan tugas kepada orang lain, karakternya harus sayadikenali. Apakah dia tipe pendiam atau suka ngobrol. Apakah pekerjaannya harus sekali-kali dilihat atau menunggu dia bertanya karena ada kesulitan.
Ada tipe orang yang kalau diberi tugas, dia terlihat grogi bila pekerjaannya bolak balik dilihat, ditanya sudah sampai dimana? Ada masalah nggak? Perlu data apa lagi? Pertanyaan itu justru akan membuat dia lebih lama menyelesaikan pekerjaannya.
Tapi bila tugas yang harus dikerjakan saya beritahukan di awal dan dia paham, selanjutnya saya serahkan sepenuhnya kepada dia. Biarkan dia yang berkreasi dengan pemikirannya. Tak perlu diganggu dengan sering bertanya atau bolak-balik dilihat pekerjaannya.
2. Saya terlalu bergantung pada satu orang.
Percaya pada seseorang itu perlu, tapi jangan bergantung padanya. Seolah-olah kalau tidak ada dia, pekerjaan jadi macet karena tidak ada orang lain yang menggantikan.
Kemampuan staf yang saya ceritakan di atas, membuka mata saya bahwa selama ini saya terlalu bergantung pada seseorang. Terlalu mengandalkan pada kemampuan dan keterampilannya, sehingga tidak melihat ada staf lain yang juga punya potensi.
Tingkat ketergantungan yang perlu dikoreksi, karena menutup peluang orang lain untuk menunjukkan kemampuannya. Juga mempersempit kesempatan staf lain untuk unjuk gigi.
Jadi, di era multitasking saat ini, dimana pada saat yang sama kita harus menangani beberapa pekerjaan sekaligus, pendelegasian tugas adalah suatu keniscayaan. Tidak semuanya bisa kita kerjakan sendirian.
Kecuali kalau kita bekerja di depan komputer. Sambil mengetik artikel untuk kompasiana, kita bisa mendengarkan musik, menelepon, memeriksa email, mencicipi kue dan meneguk segelas teh hangat di sore hari.
Salam...